Ce chapitre regroupe un certain nombre d'astuces pouvant vous permettre d'utiliser Grisbi de façon encore plus efficace.
Les utilisateurs de logiciels de comptabilité personnelle font parfois l'amalgame entre tiers et catégorie.
La distinction de base est simple :
En gros, qui et pourquoi...
Bien sûr si vous changez de fournisseur sans cesse, vous pouvez créer un fournisseur générique (ex: Station-service) mais votre comptabilité sera moins précise.
Outre ces tiers, peuvent aussi exister ceux que l'on pourrait appeler des tiers financiers.
Exemple : vous faites un virement de compte à compte. Dans ce cas il est intéressant de créer un tiers spécifique pour ce genre d'opération, par exemple Alimentation des comptes d'épargne, ou bien Remise de chèques (voir ci-après) ou encore Régularisation d'avances.
Ceci vous permettra ultérieurement une analyse plus fine de vos finances.
De plus l'auto-complètement vous permet de saisir ultérieurement une opération du même type beaucoup plus facilement.
Grisbi, contrairement aux autres logiciels du même type, vous permet de faire la distinction entre les imputations comptables et budgétaires. Mais uniquement si vous le souhaitez.
Pour que vous puissiez décider en connaissance de cause si vous voulez ou non utiliser cette fonctionnalité, définissons ces deux termes.
Une imputation comptable (nommée Catégorie dans Grisbi) définit la nature de l'opération : frais de transport, d'alimentation, ...
Une imputation budgétaire définit la fonction de l'opération : il s'agit du travail, de la vie courante, des vacances, d'un projet d'aménagement...
En gros, quoi et pourquoi...
Cette information complémentaire à celle de l'imputation comptable vous permet de mieux appréhender vos flux financiers, sans pour autant vous surcharger en catégories et sous-catégories. Prenons un exemple : vous voulez savoir combien vous ont coûté vos vacances.
Avec un autre logiciel vous devriez créer une sous catégorie dans Alimentation qui s'appellerait Vacances. Idem dans Transports, dans Logement, etc.
Dans Grisbi vous allez simplement créer une imputation budgétaire Vacances et chacune de vos dépenses sera enregistrée dans sa catégorie normale (Alimentation : Epicerie ou Transport : Péage) avec en plus l'imputation budgétaire Vacances. Vous pouvez même aller plus loin et créer des sous-imputations budgétaires Vacances : d'été et Vacances : d'hiver. Dans l'onglet des Imputations budgétaires vous verrez d'un seul coup d'oeil combien vous ont coûté vos vacances, et éventuellement avec un sous-total par vacances d'été et d'hiver. Et bientôt vous pourrez utiliser ces informations pour votre budget.
Si vous trouvez tout ça trop compliqué et préférez faire comme avant, ne vous affolez pas ! Vous avez juste à désactiver l'affichage des imputations budgétaires dans le menu Edition/Paramètres/Formulaire de saisie d'opération et vous n'entendrez plus parler des imputations budgétaires... Par défaut, les imputations budgétaires ne sont pas affichées.
Et la liste des catégories intégrée par défaut dans Grisbi contient de toutes façons les sous-catégories Vacances ;-).
Le mot virement recouvre deux notions fort différentes et il est sans doute nécessaire de faire une petite mise au point. Nous distinguerons les virements externes et les virements internes.
: Ce sont les virements que votre banque effectue vers ou de votre compte. Ils peuvent être entrants (exemple : votre employeur donne l'ordre à votre banque de vous virer le montant de votre salaire) ou sortants (exemple : vous donnez l'ordre à votre banque de faire un virement Swift pour payer une facture à l'étranger).
Il s'agit d'un type d'opération assimilable à un chèque.
: Ce sont des transferts entre vos différents comptes de Grisbi, et qui n'ont pas forcément d'équivalent en banque. Prenons quelques exemples :
Par contre, si vous n'utilisez aucun de ces comptes et que votre fichier comporte uniquement un compte courant et un compte d'épargne, alors les virements internes et externes ont toutes les chances de correspondre aux mêmes opérations, à savoir un virement de l'un des comptes vers l'autre. Ce sera bien une opération du type Virement, et vous l'enregistrerez dans la catégorie Virement : Compte d'épargne.
Nous avons vu sommairement ces notions dans le paragraphe 7.1 mais nous allons y revenir plus en détail.
Ils servent à enregistrer toutes les opérations que vous pouvez faire avec votre banque et admettent donc tous les types d'opérations. Vous pouvez créer un ou plusieurs comptes bancaires, comptes d'épargne, etc.
Ils sont destinés aux opérations en espèces uniquement, et vous ne pouvez pas y sélectionner de mode de paiement.
Par contre ils acceptent les virements en provenance d'autres comptes.
Quel est leur intérêt ? Tout simplement de pouvoir, si vous le souhaitez, enregistrer dans votre comptabilité une (ou des) opération(s) en espèces dont vous aimeriez conserver la trace.
Dans ce cas lorsque vous faites un retrait en espèces sur votre compte de banque, enregistrez-le en tant que virement vers le compte de caisse. Enregistrez les opérations en espèces sur le compte de caisse, et à la fin du mois (ou de la semaine) enregistrez une opération dans la catégorie Divers (ou une autre que vous créerez pour l'occasion) pour vider ce compte de caisse qui sinon va atteindre des sommets...
Grisbi ne gère pas encore les comptes d'emprunt. Donc, pour l'instant vous devez utiliser les comptes de passif. Ce sont des comptes qui ont un solde initial négatif, puisqu'ils représentent le montant de votre dette, et qui ont vocation à arriver à un solde nul.
En réalité, le solde initial de ces comptes est nul, mais devient (fortement) négatif dès la première opération, à savoir le versement du montant de l'emprunt par votre banque sur votre compte courant. Vous enregistrerez à ce moment-là un virement du compte de passif vers le compte courant, ce qui vous permettra de procéder à votre achat.
À chaque fois que vous remboursez une mensualité de votre emprunt, enregistrez un virement du compte de banque vers le compte de passif du montant du capital remboursé, et une dépense en catégorie Frais financiers : Charges d'emprunts pour les intérêts. Éventuellement rajoutez une dépense pour l'assurance dans la catégorie Assurances.
De cette façon vous saurez en permanence le montant du capital qu'il vous reste à rembourser, mais aussi le coût de l'emprunt.
Ces comptes ne sont pas encore disponibles dans Grisbi mais c'est imminent. Vous pouvez en attendant utiliser le type de compte de passif, en sachant que vous risquez d'avoir des messages erronés (Grisbi s'attend à ce que ces comptes soient négatifs).
Un compte d'actif, vous vous en doutez un peu, est le contraire d'un compte de passif. Pour reprendre l'exemple précédent de l'emprunt, imaginons que vous avez fait cet emprunt pour acheter une voiture.
Le solde initial de ce compte d'actif sera égal au prix d'achat de la voiture (et non au montant de la somme empruntée). De même que pour les comptes de passif, ce solde sera obtenu grâce à un virement du compte courant vers le compte d'actif représentant l'achat du véhicule.
La comparaison entre les comptes d'actif et de passif vous donne le montant que vous possédez réellement. Lors de l'achat, c'est votre apport personnel.
Au bout d'un an votre voiture a perdu une certaine somme à l'argus. Vous passez dans votre compte d'actif une écriture pour dépréciation d'actif.
Pendant ce temps vous avez remboursé des mensualités de votre emprunt. La comparaison des comptes d'actif et de passif aura évolué et vous donnera la valeur que vous possédez réellement sur votre voiture à ce moment-là.
Ces deux types de compte ont un fonctionnement un peu particulier.
Ce sont des comptes de transition et qui par essence doivent avoir un solde nul. Leur fonctionnement n'est cependant pas tout à fait identique.
Ils servent à enregistrer des opérations (normalement des recettes) en attendant de les virer vers un compte de banque ou de caisse. L'exemple type est le compte Chèques à l'encaissement que nous verrons en détail un peu plus loin.
Ils sont normalement créditeurs jusqu'au moment du virement vers le compte de banque ou de caisse, qui les ramène à un solde nul. Vous ferez alors un pseudo-rapprochement de solde final nul. Donnez à ce rapprochement un nom comme REM-01 ce qui vous permettra ultérieurement de retrouver quel chèque faisait partie de quelle remise, par exemple. Ce pseudo-rapprochement est appelé lettrage.
Ils servent à enregistrer à la fois les avances que vous percevez et celles que vous consentez.
Le compte d'avance peut être déroutant pour le novice, puisqu'il fonctionne à l'envers, ainsi que vous le découvrirez plus loin. Pour vous faciliter les choses vous pouvez considérer que le compte d'avance est un tiers qui vous donne ou à qui vous donnez de l'argent.
Si vous recevez une avance vous l'enregistrez par un virement du compte d'avances vers un compte de banque ou de caisse.
Le compte d'avances est donc débiteur quand vous devez de l'argent. Pour régulariser cette dette vous aurez à faire un virement d'un compte de banque ou de caisse vers le compte d'avance.
Si vous consentez une avance vous l'enregistrez par un virement du compte de banque ou de caisse vers un compte d'avances.
Le compte d'avances est donc créditeur quand on vous doit de l'argent. Pour régulariser cette créance vous aurez à faire un virement du compte d'avances vers un compte de banque ou de caisse.
Étant donné que ces comptes peuvent enregistrer des opérations tant en espèces que par chèque ou virement, nous utiliserons le type de compte de banque pour les créer.
Si vous recevez beaucoup de chèques, par exemple parce que vous gérez une association et que vos adhérents payent leur cotisation par chèque, vous les groupez pour les déposer à la banque. Et quand vient le moment du rapprochement, votre relevé bancaire ne contient qu'un montant global, et non le montant de chaque chèque que vous avez saisi dans votre compte de banque. On ne peut pas dire que ce soit simple à pointer.
Et si vous essayez de grouper tous vos chèques dans une même opération, vous ne pourrez plus enregistrer le nom de chaque tiers dans la bonne zone, ce qui aura pour conséquence que cette information n'apparaîtra pas dans l'onglet Tiers. Et ce même si vous essayez de ventiler cette opération.
Dans ce cas de figure la solution consiste à créer un compte d'attente Chèques à encaisser (ou Chèques reçus c'est comme vous voulez).
Au fur et à mesure de la réception des chèques, vous les enregistrez dans ce compte. Vous pouvez donc utiliser le champ Tiers de façon correcte.
Quand vous décidez de remettre les chèques à la banque, vous faites un virement de votre compte Chèques à encaisser vers votre compte de banque, du montant du solde du compte Chèques à encaisser. Créez un tiers Remise de chèques pour l'occasion, et en Notes vous pouvez mettre le numéro de votre bordereau de remise. Lequel bordereau sera prochainement généré directement par Grisbi.
Le solde du compte Chèques à encaisser revient à zéro et le compte de banque est crédité du montant de la remise, exactement comme le sera votre relevé bancaire.
Il vous faudra penser à rapprocher le compte Chèques à encaisser en simulant un relevé de solde nul avant chaque nouvelle remise, l'édition du bordereau de remise comportant toutes les opérations non-rapprochées (non fonctionnel pour l'instant, vous devrez créer ce bordereau à la main ou avec un logiciel de traitement de texte).
Bien entendu, si une partie de vos adhérents vous paye en espèces, vous pouvez utiliser de la même façon un compte Espèces ou tout autre nom qui vous plaira).
Il peut s'agir soit d'une avance que vous percevez sur votre salaire, soit d'un achat que vous faites pour un de vos amis.
Il importe que ces opérations soient transparentes : elles ne doivent pas apparaître sur le récapitulatif de vos opérations.
Et si vous êtes trésorier d'une association vous aurez à gérer un autre type d'avances, celles que certains de vos adhérents auront à faire pour certains achats. Il importe dans ce cas de pouvoir enregistrer les opérations avec le bon tiers d'une part, et d'autre part de pouvoir vérifier que les remboursements sont bien faits.
Il faut donc là aussi créer un compte qui enregistrera ces opérations en-dehors du compte bancaire. Appelons ce compte Compte d'avances.
Lorsque vous faites une avance pour quelqu'un, que ce soit une opération à part entière ou la partie ventilée d'une opération, le tiers sera le commerçant (ou autre) concerné, mais la catégorie sera Virement : Compte d'avances. En Notes vous indiquez le motif de l'achat, et/ou la personne à qui vous faites l'avance. Ceci débitera bien votre compte bancaire de la somme dépensée, et créditera le compte d'avances d'autant.
Nous l'avons déjà vu, un compte d'avance créditeur signifie qu'on vous doit de l'argent.
Lorsque vous serez remboursé (imaginons que ce soit par chèque) vous enregistrerez ce chèque sur le compte d'avances. Le tiers sera Régularisation d'avances ou bien si vous le préférez la personne qui vous a remis ce chèque (ça marche aussi avec des espèces, il suffit d'adapter les comptes). La catégorie sera Virement : compte bancaire et en Notes vous indiquerez Remboursement de ........ ainsi qu'éventuellement le nom du tiers. Votre Compte d'avances revient à zéro, votre compte bancaire enregistre bien l'opération, et lors de l'édition de l'état des recettes et dépenses (non encore opérationnel) qui ne tient pas compte des virements entre comptes, cette opération sera totalement invisible. Bien sûr si vous avez créé un compte Chèques à encaisser vous devrez faire le virement vers ce compte d'abord puis ensuite l'intégrer dans votre remise de chèques (voir paragraphe précédent).
Il vous suffira ensuite de créer un rapprochement dans le compte d'avances pour faire disparaître ces opérations.
De plus ceci vous permet de vérifier facilement si vos créances ou vos dettes sont éteintes. Sans cette astuce la vérification est impossible.
Période d'une durée d'un an pour laquelle sont établies des prévisions financières ou sont dégagés des résultats financiers, dans une unité de gestion, une entreprise ou un organisme public.
Cette période ne correspond pas toujours à l'année civile. Le découpage du temps en exercices financiers implique, en matière de calcul des résultats, un certain nombre de régularisations avant de procéder à la clôture des comptes. Il arrive en effet que certains produits et charges enregistrés au cours de l'exercice concernent effectivement les exercices suivants et, réciproquement, que des produits et des charges relatifs à l'exercice en cours n'aient pas encore été enregistrés.
Comme vous n'êtes pas expert comptable, il est bien évident que vous n'allez pas utiliser les exercices de cette façon. Il n'en demeure pas moins que certaines notions sont à retenir :
Prenons l'exemple de votre facture téléphonique (bimestrielle comme chacun sait) couvrant la période du 11 décembre au 10 février. Si vous enregistrez cette facture telle quelle, la totalité de son montant sera affectée à l'année en cours. Vous pouvez considérer que cela compense le déséquilibre induit par la facture de l'année précédente à la même époque, et que bon an mal an vos comptes sont bons.
On pourrait aussi prendre l'exemple d'un remboursement de Sécurité Sociale (qui a toujours trois mois de retard sur la dépense…). Si vous voulez faire un bilan objectif de vos dépenses de santé il vous faudra le prendre en compte pendant la même année que la dépense, même s'il intervient l'année suivante.
La seule façon de procéder est d'utiliser les exercices. La période courante d'un exercice est l'année civile, mais l'année scolaire peut être plus intéressante si vous êtes le trésorier d'une association. Vous pouvez même faire des exercices mensuels, si ça vous amuse, bien que comptablement ce soit une bizarrerie.
Vous enregistrerez alors votre remboursement de Sécurité Sociale avec l'exercice adéquat, et votre budget prendra en compte cette recette comme il le faut.
Pour la facture téléphonique, c'est un peu plus compliqué, puisqu'il va falloir ventiler celle-ci prorata temporis (même si vous n'êtes pas latiniste vous aurez compris que cela signifie : au prorata du temps). Pour simplifier il est communément admis qu'une année se compose de 12 mois de 30 jours chacun.
Votre facture sera donc ventilée en 20 soixantièmes sur l'exercice courant, et 40 soixantièmes sur l'exercice suivant.
Nous considérerons pour cet exemple que les exercices et imputations budgétaires ne sont pas renseignés. Des exemples plus complets seront donnés dans Le guide de la comptabilité des associations (à paraître aux éditions Grisbi).
Si vous gérez les comptes d'une association, vous avez déjà constaté que les opérations enregistrées sur votre compte bancaire ne reflètent aucunement la réalité de vos mouvements financiers. En effet la majorité de vos opérations consiste souvent en remises de chèques ou d'espèces, et vos dépenses en remboursement de frais engagés par vos adhérents.
Grisbi vous offre la possibilité d'avoir une comptabilité claire et précise. Utilisez les comptes de Chèques à l'encaissement, d'Espèces et d'Avances tel qu'expliqué plus haut et vous verrez que tout sera lumineux...
Vous pouvez même aller plus loin dans la précision. L'exemple qui suit va sans doute vous paraître compliqué mais c'est la bonne façon d'avoir une comptabilité d'association rigoureuse. Et avec un peu d'habitude vous verrez qu'on s'y fait très bien...
Imaginons que vous soyez le trésorier de l'A.P.P.P.P., l'Amicale des Pauvres Poivrots Privés de Pinard.
Votre adhérent Hector Boyau achète un tire-bouchon atomique pour le compte de l'association. Cette dépense est réellement à imputer dans la comptabilité de l'association. Il importe donc de l'enregistrer avec les tiers et catégories réels.
Enregistrez les opérations suivantes :
Le compte d'avances est débiteur donc vous devez de l'argent à quelqu'un.
Le tiers Hector Boyau n'a fait que servir d'intermédiaire et aucune opération ne doit lui être affectée dans cette transaction.
Le compte d'avance revient à zéro donc vous n'avez plus de dette.
Créez un rapprochement dans le compte d'avances, dont le solde sera égal au solde du compte (le total des sorties étant égal à celui des entrées, le solde reste identique).
Vous achetez pour vos adhérents du pinard en bouteilles et en cubi que vous leur revendez à prix coûtant. Ces achats ne concernent pas l'association mais constituent plutôt un service rendu aux membres. Vous allez les enregistrer avec le tiers réel mais surtout pas avec la catégorie.
Vous pouvez bien entendu utiliser le compte d'avances pour enregistrer ces achats et ventes. Mais ça va se mélanger avec les autres avances et vous aurez de la peine à distinguer où en sont vos stocks. Surtout si vous êtes un membre très actif de l'association :-)8.
Créez donc deux comptes d'avances spécialisés, un compte Pinard en bouteilles et un autre Pinard en cubi et procédez de la façon suivante.
Soixante bouteilles ont été achetés 180 Euros par votre adhérent Hector Boyau à la Coopérative du Père Jutard.
Le compte d'avances est débiteur donc vous devez de l'argent à quelqu'un.
Le compte Pinard en bouteilles est créditeur de 60 bouteilles.
Le tiers Hector Boyau n'a fait que servir d'intermédiaire et aucune opération ne doit lui être affectée dans cette transaction.
Le compte d'avance revient à zéro donc vous n'avez plus de dette.
Le compte bancaire a bien enregistré la dépense des 180 Euros.
L'achat est passé avec le tiers réel mais avec une catégorie virement.
Le compte Chèques à encaisser est créditeur, le chèque fera partie de la prochaine remise de chèques.
Le compte Pinard en bouteilles est débité de 15 Euros, il ne reste plus que 165 Euros soit 55 bouteilles.
Vous n'aurez plus qu'à rapprocher les opérations de cette vente pour les faire disparaître.
Vous n'aurez plus qu'à rapprocher les opérations de cette remise pour les faire disparaître.
Si Yves Remord vous avait payé en espèces la démarche aurait été la même mais avec le compte d'espèces et une remise en espèces.
Si Hector Boyau avait acheté 60 bouteilles et 10 cubis pour 280 Euros, l'opération d'achat aurait été passée ainsi :
puis
Les comptes Pinard en bouteilles et Pinard en cubi ont chacun été crédités du montant des achats leur revenant.
Le reste des opérations est identique à la première version.
Maintenant nous vous proposons un petit exercice, pour vous permettre de voir si vous avez compris le principe.
Hector Boyau a pris 10 bouteilles pour lui et demande donc qu'on ne lui rembourse que 150 Euros. Comment enregistrez-vous cela?