Manuel de l'utilisateur de Grisbi
Copyright © 2001-2003 Daniel Cartron
Copyright © 2004 Alain Portal
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Copyright © 2004 Benjamin Drieu
Version 0.5.1 du 2 août 2004 |
Table des matières
Préambule
Plusieurs utilisateurs de Grisbi m'ont demandé d'insérer dans le Manuel un bref
rappel de la signification de ce mot, qui, à mon grand dam, est retombé en
désuétude.
Mes premières (brèves) recherches ne m'ayant pas ramené de résultats valant la
peine d'être publiés, j'avais laissé tomber jusqu'à ce qu'un jour je prenne le
temps de passer quelques moments dans une bibliothèque bien fournie en
dictionnaires de toutes sortes. Et là la moisson fut abondante. Tellement
abondante que j'ai hésité longuement pour savoir ce que j'allais garder et ce
que j'allais éliminer...
Finalement j'ai décidé de tout garder, même si on passe ainsi d'un paragraphe
à quatre pages. J'ai juste opéré un classement des articles les plus courts vers
les plus longs.
En effet je trouve intéressant d'étudier les divergences entre les différents
dictionnaires, mais plus encore de constater les ressemblances à ce point
frappantes que l'on pourrait intituler ce chapitre non Le jeu des sept
erreurs mais Qui a copié qui ? À vous de trouver...
Et j'ai aussi rajouté un passage sur le film puisque pour ceux qui savent encore
ce que grisbi veut dire cela tient essentiellement à la renommée méritée de
cette oeuvre.
Étymologie
Dictionnaire de la langue française — Hachette
[grizbi] n. m. Arg. Argent — De gris (monnaie grise ; cd. rouchi griset
[1834], « liard »), et suff. pop. -bi ; 1895, répandu en 1953.
Grand Larousse de la langue française
[grizbi] n. m. (de gris[et], pièce de six liards [1834, Esnault] — dér.
de gris, à cause de la couleur [cf. aussi grisette, « monnaie » —
XVIIe s. —, et monnaie blanche et grise, 1784, Esnault] — avec le
suff.arg. -bi ; 1896, Delesalle).
Arg. Argent : Touchez pas au grisbi (titre d'un romand d'Albert
Simonin [1953]).
Dictionnaire historique de la langue française - Robert
n.m. apparu en 1895 (grisbis) et répandu à partir de 1953 par le roman
Touchez pas au grisbi de A. Simonin, serait composé de gris
« monnaie grise » (1784 : cf. le rouchi griset « pièce de six liards »,
1834; et grisette « monnaie », v. 1634) et de l'élément bi
d'origine obscure : grisbi, « argent » en argot, pourrait être un composé
tautologique de gris et bis.
Dictionnaire de l'argot français et de ses origines — Larousse
Origine très controversée : soit de griset, « pièce de monnaie », et d'un
mystérieux suffixe -bi, ou du pain à la fois gris et bis, ou du slang anglais
crispy, argent ; nous proposons d'y voir un emploi métonymique de gripis 1628
[Cheneau], grispin, grisbis 1849 [Halbert], « meunier », c'est-à-dire « celui qui
a chez lui du blé ». 1895 [Delsalle] mais remis en circulation par « Touchez pas
au grisbi », célèbre roman de A. Simonin, paru en 1953.
VARIANTES — grijbi : 1902 [Esnault] — grèzbi : vers 1926 [id.]
DÉRIVÉS — grisbinette n.f. Pièce de cent anciens francs : 1957
[Sandry-Carrère]
Trésors de la langue française
Arg. Argent. Synon. pop. fric, galette, pèze, pognon. Le grisbi je
suis assez grand pour aller le chercher moi-même ! (...) Riton qu'avait même pas
su se tenir en homme (...) dès qu'il s'était senti assez de grisbi
(Simonin, Touchez pas au grisbi, 1953, p. 231).
Prononc. : [grizbi]. Étymol. et Hist. 1896 grisbis
arg. « argent » (Delesalle, Dict. arg.-fr. et fr.-arg.. Mot
composé du rad. de griset, au sens de « pièce de six liards » (1834 ds
Esn.), dér. de gris, à cause de la couleur (cf. aussi
ca 1634 grisette « monnaie », La Muse Normande de D.
Ferrand, éd. A. Héron, II, 91 ; 1784, Brest, monnaie blanche et grise ds
Esn.), et d'une seconde partie d'orig. obsc. qui représente
peut-être le suff. pop. -bi, à rapprocher de nerbi « très noir » (d'apr.
Esn.). Il n'est pas impossible que grisbi (anciennement
grisbis) soit un composé tautologique de gris et de bis.
Bbg. Rigaud (A.). L'arg. litt. Vie lang. 1972, pp.
114-117.
Grand Robert de la langue française
[grizbi] n. m. — 1895 : répandu 1953 par le roman de Simonin Touchez pas
au grisbi ; le mot était rare ou archaïque v. 1950 : de gris « monnaie
grise » (cf. rouchi griset « liard », 1834), et suff. pop.
Argot. Argent. T'as du grisbi?
1 — Cette expression : « Ne touchez pas au grisbi » devient une variante de « Ne
chahutez pas avec les nippes ». C'est le maître mot qui dirige la chronique de
ces chevaliers de fortune mal acquise qui donnèrent de la mobilité aux romans de
cape et de mitraillette de Peter Cheyney.
P. Mac Orlan, in Albert Simonin,
Touchez pas au grisbi, Préface, p. 6.
2 — Te casse pas la tête pour les politesses... D'abord on a pas le temps si
tu veux que je te trouve Ali. Tout dépend de ce qu'il a de grisbi en fouille ;
s'il est armé, on a une chance de le trouver au flambe, à la partie du Carillon.
Albert Simonin, Touchez pas au grisbi, p. 147.
Dictionnaire du français non conventionnel — Hachette
n.m. (grisby)
Argent (intrinsèquement).
Au petit caïd de l'équipe, un mouflet à casquette torpédo, bleu de
chauffe et pompes vernies, la môme venait d'affirmer qu'elle me frimait
seulement pour le bon motif, pour me soulager de mes cent sacs. Il avait
répliqué, le vilain jalmince :
— Le grisbi, je suis assez grand pour aller le chercher moi-même !
Ils disaient vrai tous les deux, l'un et l'autre également prêts à tout pour le
grisbi. Eux et leurs petits potes. Pareil Angelo-la-Tante et
Josy-la-Peau-de-Vache ; pareil Ali-le-Fumier et ses ordures d'espingos ;
pareil Riton qu'avait même pas su se tenir en homme avec sa môme, dès qu'il
s'était senti assez de grisbi ; pareil Marco et sa petite Wanda, si
honnête, mais qu'hésitait pas à se faire enjamber par le bonhomme grisbi !
pareil aussi la môme Lulu sans doute, qu'attendait patiemment chez moi que je
rabatte, avec mon grisbi !
A. Simonin, Touchez pas au grisbi, p. 233
HIST. —1895, mais sans doute peu usité : A. Bruant et L. Blédort, qui
accumulent à l'occasion les synonymes (pèse, os, etc.), n'emploient pas
grisbi, bien que Bruant l'enregistre en 1901 (grisbis). Le succès
mérité du roman d'A. Simonin en 1953 a rendu une jeunesse au mot, qui ne paraît
pas pour autant véritablement intégré à la série des désignants de l'argent,
comme blé, oseille, flouze ou fric.
Du rouchi griset, « pièce de six liards » (1834), ainsi dénommée à cause de
sa couleur. Mais l'explication donnée par Esnault, actuellement seule
disponible, n'est pas satisfaisante ; d'une part, l'élément bi reste
inexpliqué, sinon par un « suffixe » inconnu ; d'autre part, Bruant écrit
grisbis, et il est possible (sinon probable) que le s central ne
soit prononcé que depuis 1953 ; ce qui amènerait à une explication :
gris-bis, dans la série des désignants issus d'un nom du pain,
blé, carme, biscuit, galette, etc.
Enfin, si la métonymie de la couleur est effectivement utilisée pour dénommer
l'argent, il s'agit toujours d'une catégorie d'argent précise : des « espèces ».
Ainsi jaunet, blanc, blanche, cuivre, ne sont pas interchangeables, ni
utilisables pour « de l'argent » abstrait.
On rapellera par ailleurs le sens de gris : « cher » (V. grisol) et
la possibilité du pseudo-suffixe augmentatif bi, « très », même rare. On
aurait alors : gris-bi, « très cher »? Mais l'hypothèse est aventurée.
Bibliographie
Touchez pas au Grisbi ! par Albert Simonin
- Carré Noir n°94, première édition en 1972, (toujours édité) ;
- Folio n°2068, première édition en 1989, (toujours édité) ;
- Folio Policier, première édition en 2000, (toujours édité) ;
- Le Livre de Poche n°1152, première édition en 1964 ;
- Série Noire n°148, première édition en 1953.
Filmographie
Touchez pas au grisbi !
Film italien, français (1953). Policier. Durée : 1h 34mn.
Titre Original : Grisbi.
Distribution :
- Jean Gabin : Max le menteur ;
- René Dary : Riton ;
- Dora Doll : Lola ;
- Vittorio Sanipoli : Ramon ;
- Marilyn Buferd : Betty ;
- Gaby Basset : Marinette ;
- Paul Barge : Eugène.
Réalisateur : Jacques Becker.
Synopsis
Max-le-menteur et Riton viennent de réussir le coup de leur vie : voler 50
millions de francs en lingots d'or à Orly. Avec ce « grisbi », les deux
gangsters comptent bien profiter d'une retraite paisible. Mais Riton ne peut
s'empêcher de parler du magot à sa maîtresse Josy. L'entraîneuse transmet la
précieuse information à Angelo, un trafiquant de drogue avec lequel elle trompe
Riton. Angelo kidnappe le vieux truand et demande le « grisbi » à Max comme
rançon...
Anecdotes
Un tandem bien huilé :
Jean Gabin et René
Dary sont considérés comme deux monstres sacrés du cinéma de
l'avant-guerre.
Becker père et fils :
Le fils de Jacques
Becker, Jean, fait ici ses débuts en cinéma en tant qu'assistant
réalisateur. Il n'a pourtant que quinze ans !
Albert Simonin :
L'écrivain et scénariste Albert
Simonin, qui adapte ici son propre roman, fera quatre autres films
avec Gabin, tous dialogués par Audiard : Le cave
se rebiffe (1961) et Le gentleman d'Epsom (1962) de Gilles
Grangier, Mélodie en sous-sol (1963) d'Henri
Verneuil et Le pacha (1967) de Georges Lautner.
Après avoir adapté son oeuvre Les Tontons flingueurs pour Georges
Lautner (1963), il devient son scénariste pour Les Barbouzes
(1964).
Version DVD
- Interactivité : Menu d'accueil, accès aux scènes, filmographies
déroulantes du réalisateur, de Lino Ventura et Jean
Gabin ;
- Format cinéma : Plein écran ;
- Version sonore : VF en mono ;
- Sous-titres : Aucun ;
- France — 1953 — Noir & blanc — 92' — Film Office — 1 disque —
1 face — 1 couche ;
- Date de parution : 19 septembre 2001 ;
- Éditeur : Studio Canal.
1.1 Généralités
Grisbi est un logiciel libre, développé en C avec le support Gtk2,
originellement sous Linux, qui vous permet de gérer votre comptabilité
personnelle. Il y a maintenant un portage sous windows.
Le principe de base d'un tel logiciel est de vous permettre de classer vos
opérations financières, quelles qu'elles soient, de façon simple et intuitive,
afin de pouvoir les exploiter au mieux en fonction de vos besoins.
Grisbi a pris le parti de la simplicité et de l'efficacité pour un usage de
base, sans toutefois exclure la sophistication nécessaire à un usage plus avancé.
Les fonctionnalités futures tenteront toujours de respecter ces critères.
La dernière version, en date du 1er juin 2004, est la 0.5.1.
Elle peut être téléchargée sur le site de
Grisbi, ainsi que la dernière version de ce
manuel.
1.2 Fonctionnalités
Ce que Grisbi sait faire :
- Logiciel développé par des français donc en totale conformité
avec la logique française de la comptabilité ;
- Interface simple et intuitive ;
- Gestion multi-comptes et multi-utilisateurs ;
- Comptes bancaires, de caisse, d'actif et de passif ;
- Gestion multi-devises, y compris l'Euro, avec prise en charge des taux
de change et d'éventuels frais de changes ;
- Possibilité de virements entre comptes, y compris de devises différentes, avec
contre-écriture automatique ;
- Description des opérations avec : date, date de valeur, exercice, tiers,
montant, devise, catégorie et sous-catégorie, imputation et sous-imputation
budgétaire, notes, numéro d'écriture (attribué par Grisbi), numéro de pièce
comptable, références bancaires ;
item Auto-complètement des tiers, catégories et imputations budgétaires avec
rappel automatique de la dernière opération pour un tiers donné ;
- Opérations planifiées avec validation automatique ou manuelle ;
- Surveillance des échéances ;
- Analyse et rapports financiers grâce au puissant module de génération
d'états ;
- Plusieurs états pré-formatés disponibles et personnalisables ;
- Impression des états (l'installation de LaTex est requise) ;
- Menu contextuel sur le bouton droit de la souris ;
- Déplacement et clonage d'opérations ;
- Modification de l'ordre d'affichage des comptes grâce à une opération
glisser/déposer dans la liste des comptes ;
- Import/export de fichiers au format QIF.
Ce que Grisbi ne sait pas encore faire :
-
La gestion des comptes d'emprunt ;
- Le rapprochement par internet ou minitel ;
- Un certain nombre d'autres choses qui sont décrites dans le chapitre
À faire (voir l'annexe A).
1.3 Quoi de neuf ?
Voici les nouveautés depuis la version 0.4.5 :
- Grisbi supporte maintenant la bibliothèque GTK+2 pour un environnement
plus sympatique et un portage simplifié sous windows ;
- Plus aucune dépendance avec Gnome ;
- Version windows native (Merci à François Terrot) ;
- Support UTF-8 natif ;
- Impression des états par LaTex ;
- Export des états en HTML ;
- Amélioration de l'interface utilisateur :
-
amélioration des messages, les utilisateurs peuvent en ignorer ;
- amélioration de la gestion des erreurs de segmentation ;
- amélioration de la fenêtre des préférences ;
- menu contextuel sur la liste des opérations ;
- amélioration des items ;
- Les listes de comptes et d'états sont complètement clicables ;
- La configuration globale est maintenant en XML (Merci à Axel Rousseau) ;
- Réécriture de l'import de fichiers :
-
support QIF et OFX
- import incrémental
- rapprochement automatique
- Début de la traduction italienne par Giorgio Mandolfo ;
- Les taux de changes sont cachés sur une session pour éviter de les ressaisir ;
- Les états supportent les attributs de texte (gras, italique, grand, petit) ;
- Nouveau logo avec la mascotte Grisbi sur un signe euro ;
- Le logo animé d'attente peut être modifié ;
- Le complément des listes est maintenant sensible ou non à la casse selon que
l'utilisateur a saisi des majuscules ou non ;
- Amélioration de la saisie des détails des banques ;
- Support du clavier dans les arbres des tiers, catégories et imputations budgétaires ;
- Les échéances automatiques à terme sont clicables ;
- Les échéances peuvent être des ventilations ;
- Les opérations peuvent être converties en échéances ;
- Les opérations peuvent être déplacées dans un autre compte ;
1.4 Évolution du code
Grisbi étant un logiciel en plein développement, toute remarque (idée,
bogue, documentation...) est la bienvenue.
Vous pouvez envoyer vos suggestions à Cédric
Auger.
Vous pouvez, si vous avez le goût de l'aventure, télécharger les versions en
cours de développement sur le CVS de Grisbi (voir le paragraphe 2.1.11).
En effet, le code des nouvelles versions de Grisbi est bien souvent figé
plusieurs semaines avant la distribution effective de celles-ci, le temps pour
l'équipe de développement de vérifier et d'éradiquer les ultimes bogues. Pendant
cette période, le format d'enregistrement du fichier de compte ne bouge plus, et
vous pouvez donc, avec un minimum de précautions (sauvegardes fréquentes etc.)
bénéficier des dernières améliorations avec plusieurs semaines d'avance, et
également participer au débogage.
Vous pouvez enfin avoir accès à toutes les évolutions du code postérieures à
la version 0.3.2 (version à partir de laquelle nous avons mis en place un
CVS) sur le site de Grisbi.
1.5 Contacts
Outre les courriers aux auteurs, vous disposez de plusieurs listes de diffusion
pour nous contacter ou obtenir des informations.
Pour être tenu au courant des évolutions de Grisbi, vous pouvez vous inscrire
sur la liste d'information prévue à cet effet.
Vous recevrez juste un mail à la sortie de chaque nouvelle version.
Si vous souhaitez participer au développement de Grisbi, il existe une liste de
développement.
Si vous avez envie de compiler régulièrement les dernières évolutions du code de
Grisbi à partir du CVS, vous trouverez avantage à vous abonner à la liste
d'informations du CVS afin d'être averti des
commit.
Par ailleurs, nous avons décidé d'entreprendre l'internationalisation de Grisbi
et si vous souhaitez nous aider, vous pouvez dans un premier temps nous contacter
sur la liste de développement.
Des listes spécialisées seront créées pour chaque langue selon les besoins.
Pour l'instant, seule la liste de traduction
anglaise est créée.
Pour vous abonner à l'une de ces listes, rendez vous simplement sur la page
http://lists.sourceforge.net/lists/listinfo/liste en remplaçant liste par le nom de la liste qui vous intéresse.
Ou bien allez sur le site de Grisbi dans la rubrique Contacts.
N'hésitez pas de toutes façons à consulter régulièrement le site officiel de
Grisbi.
1.6 Auteurs et contributions
Cédric Auger est à la base du
projet, et il continue à en être développeur.
Daniel Cartron a rédigé la
documentation jusqu'à la version 0.4.0, fourni des conseils en comptabilité
et en ergonomie, et créé le premier site de Grisbi. Sa passion des fichiers de
comptes ultra-compliqués amène un plus indéniable à la découverte de bogues
inédits.
André Pascual, de
Linuxgraphic, est l'auteur de notre logo.
Sébastien Blondeel a écrit
les scripts permettant de produire les différents formats de la documentation et
ceux relatifs à la conversion des images aux formats adéquats. Il est également
l'artisan de l'adoption de LATEX pour la rédaction de la documentation.
En outre, son expérience de l'édition électronique en fait un précieux
conseiller, source de nombreuses suggestions.
Benjamin Drieu, développeur pour Grisbi
et empaqueteur officiel pour Debian.
Alain Portal, qui commençait à
s'ennuyer dans l'empaquetage RedHat, s'essaye au développement. Son amour du
travail bien fait et son opiniatreté font de lui, pour le moment, un correcteur
de bogues. Il participe également à l'élaboration de la doc. Il se prend une
envie de commencer à coder dans la version instable.
Loic Breilloux, a mis à jour la
documentation que vous lisez pour la version 0.5.1 et va tâcher de faire les mises
à jour de la documentation pour les versions futures.
Gérald Niel a remplacé
Daniel Cartron dans le rôle de webmestre et est donc le créateur
de la nouvelle version du site de Grisbi1. Il est
également responsable des paquets Slackware.
Juliette Martin assure la tâche
ingrate de relecture de la documentation. S'il reste des erreurs, c'est
certainement qu'elles étaient bien cachées pour avoir échappé à ses yeux
attentifs.
François Terrot enfin, a
rejoint l'équipe afin d'assurer le portage de Grisbi sous Windows.
1.7 Remerciements
Merci à TuxFamily qui a longtemps mis à notre
disposition tous les outils dont nous avions besoin pour développer Grisbi
(site Internet, ftp, CVS, listes de diffusions, etc.). Hélas, les attaques
de pirates subies fin 2003 début 2004 par TuxFamily nous ont contraint à
chercher un nouvel hébergement. Nous remercions donc aujourd'hui
SourceForge.net, la plateforme sur laquelle
nous avons migré, et souhaitons un prompt et rapide rétablissement à
TuxFamily qui fait cruellement défaut à des centaines de projets libres.
Un grand merci également à tous les contributeurs de la liste de développement
qui participent à l'évolution de Grisbi par leurs suggestions, remarques et
rapports de bogues.
1.8 Licences
Cette documentation est soumise aux termes de la Licence de Documentation Libre
GNU (GNU Free Documentation License).
Permission est accordée de copier, distribuer et/ou modifier ce document
selon les termes de la Licence de Documentation Libre GNU (GNU Free
Documentation License), version 1.1 ou toute version ultérieure publiée
par la Free Software Foundation .
Le programme est soumis aux termes de la Licence Générale Publique GNU
(GNU General Public License). Les corrections de bogues et mises à jour
ne sont pas garanties.
1.9 Conventions typographiques
La liste suivante définit (si nécessaire) et illustre les conventions
typographiques utilisées comme aides visuelles pour l'identification d'éléments
particuliers du texte dans ce document :
- Les composants d'interface sont des titres de fenêtre, des noms d'icône et
de bouton, des noms de menu et d'autres options qui apparaissent sur l'écran du
moniteur. Ils sont présentés comme suit : Cliquez sur OK ;
- Le libellé des touches du clavier représente ce qui est écrit sur les
touches du clavier. Il est présenté comme suit : <Entrée> ;
- Les combinaisons de touches sont une série de touches à enfoncer
simultanément (à moins d'indication contraire) pour réaliser une fonction unique :
<Ctrl><R> ;
- Les commandes qui font partie d'une instruction et doivent être tapées
sont représentées ainsi : «Tapez grisbi pour démarrer le programme» ;
- Les noms de fichiers et de répertoires sont présentés comme suit :
grisbi-n.n.n.rpm et /usr/local/bin ;
- Les lignes de commande consistent en une commande et peuvent inclure un ou
plusieurs paramètres possibles de la commande. Les lignes de commande sont
présentées comme suit : rpm -Uvh grisbi-n.n.n.rpm.
- 1
- http://www.grisbi.org
Seules les versions stables sont proposées sous la forme de paquets binaires
(RPM, DEB, etc.).
Des paquets sont parfois réalisés pour des pré-versions lorsque nous les jugeons
suffisamment stables et pour permettre à un plus grand nombre de les tester.
2.1 Installation sous Linux
2.1.1 Introduction
Vous trouverez ci-dessous plusieurs manières d'installer Grisbi selon votre
distribution et vos préférences.
2.1.2 Pré-requis
Les bibliothèques suivantes doivent être disponibles sur votre machine :
2.1.3 Téléchargement
Toutes les archives et fichiers de Grisbi sont disponibles en
téléchargement sur le site de Grisbi, hébergé par SourceForge à l'URL
http://www.grisbi.org/download.fr.html. En cas de panne du serveur, veuillez
contacter nos webmestres1.
2.1.4 Installation RPM avec GnoRPM (Gnome)
- Ouvrez gnorpm en tant que super-utilisateur (le mieux étant de le faire
dans une console en tapant la commande su, puis votre mot de passe,
et enfin gnorpm) ;
- Cliquez sur le bouton Installer ;
- Cliquez sur Ajouter ;
- Naviguez dans l'arborescence et sélectionnez le paquetage ;
- Cliquez sur le bouton Ajouter ;
- Cliquez sur Installer si vous installez Grisbi pour la première
fois, et impérativement sur Mise à jour si vous faites une mise
à jour.
2.1.5 Installation RPM avec Kpackage (KDE)
- Téléchargez le RPM et copiez-le où vous voulez sur votre disque dur ;
- Ouvrez ensuite le gestionnaire de fichiers en mode super-utilisateur et
allez dans le répertoire où vous avez enregistré le RPM ;
- Cliquez sur le RPM ce qui ouvre Kpackage avec les prérogatives du
super-utilisateur, le seul habilité à installer un logiciel ;
- Choisissez Installer et c'est fini.
2.1.6 Installation RPM avec RPMInst (distribution Mandrake)
À noter que cette installation ne nécéssite pas de téléchargement préalable du
RPM :
- Cliquez sur le lien du RPM qui vous intéresse, une boîte de dialogue vous
demande si vous voulez enregistrer le fichier sur le disque ou l'ouvrir ;
- Choisissez Ouvrir ;
- Une autre boîte vous demande ensuite votre mot de passe super-utilisateur,
pendant que le contenu du RPM se charge dans un répertoire temporaire sur votre
disque ;
- RPMinst démarre à la fin du téléchargement, et l'installation se fait
toute seule.
Si certaines dépendances ne sont pas satisfaites, RPMinst vous demandera
d'insérer l'un ou l'autre de vos CD Mandrake, à moins que vous n'ayez configuré
une source ftp ou http.
2.1.7 Installation RPM avec URPMI (distribution Mandrake)
Depuis la version 9.0 Mandrake utilise un outil très performant appelé
urpmi pour l'installation des logiciels. En effet, celui-ci ne se contente
pas d'installer le logiciel demandé mais gère également parfaitement les
dépendances et installe aussi tous les paquetages additionnels nécessaires.
Cet outil montre toute sa puissance dès lors que vous disposez d'une connexion
internet à haut débit. À noter l'existence d'un excellent site pour l'aide au
paramétrage d'urpmi :
http://plf.zarb.org/ nanardon/urpmiweb.php
Pour pouvoir installer Grisbi avec urpmi, vous devez d'abord le configurer
en tapant la commande suivante dans une console ouverte avec les droits du
super-utilisateur :
urpmi.addmedia grisbi http://grisbi.gegeweb.net/packages/Mandrake/n.n with hdlist.cz
où n.n représente la version de la distribution que vous avez installé.
Il vous suffira ensuite de lancer le centre de contrôle de Mandrake,
de sélectionner l'installation de logiciels, et de taper grisbi. Grisbi sera
alors installé automatiquement, ainsi que les éventuels paquetages nécessaires.
2.1.8 Installation RPM en ligne de commande
Pour vérifier la présence des pré-requis sur votre machine, tapez dans une
console :
- rpm -qa | grep gtk
- rpm -qa | grep libxml
Pour installer Grisbi, ouvrez une console en mode super-utilisateur, et tapez :
rpm -Uvh grisbi-n.n.n.rpm où vous remplacez n.n.n par le numéro de la
version que vous venez de télécharger.
2.1.9 Installation à partir d'un paquetage Debian
Grisbi est désormais disponible dans l'archive officielle de Debian pour les
versions supérieures à Woody.
Installation pour Woody
Téléchargez l'archive Debian (fichier .deb) sur votre disque dur à partir
de la page de téléchargement de Grisbi. Ouvrez une console en mode super
utilisateur, et tapez :
dpkg -i grisbi-0.x.x.deb
Depuis la version 0.5.0, l'installation d'un backport2 de GTK2 est nécessaire car cette
version n'est pas disponible dans woody. Il est possible de trouver
des backports pour GTK2 sur le site http://www.grisbi.org/.
Installation pour testing ou unstable
Les distributions supérieures à woody sont fournies avec un paquet Grisbi
fonctionnel. L'installation de Grisbi s'effectue avec la commande suivante,
à exécuter dans un terminal super utilisateur :
apt-get install grisbi
2.1.10 Installation de Grisbi à partir des sources
Si vous préférez compiler vous-même Grisbi, téléchargez l'archive source
(grisbi-n.n.n.tar.gz ou grisbi-n.n.n.tar.bz2.
Pour installer et compiler les sources, les bibliothèques et suites logicielles
suivantes et leurs dépendances sont requises :
- gcc ;
- make ;
- gtk2 (version de développement);
- libxml2 (version de développement);
Vérification de la signature GPG
Les sites proposant des logiciels libres subissent de plus en plus
d'agressions et de piratages. Certains pirates insèrent du code
malicieux dans les archives sources de logiciels libres afin de les
faire s'exécuter sur les ordinateurs des utilisateurs, à la manière
d'un virus ou d'un cheval de troie. La manière la plus efficace de
contrer cette menace consiste à signer les archives de sources grâce à
GPG. Pour vérifier l'intégrité de l'archive à partir de la signature
GPG (fichier .sig): tapez la commande suivante dans un
termminal :
gpg –verify grisbi-n.n.n.tar.gz.sig grisbi-n.n.n.tar.gz
GPG doit indiquer dans son résultat le message << Bonne signature >>.
En revanche, ignorez les éventuels avertissements sur la certification
par une signature de confiance de la clef.
Installation à partir du mode graphique
Nous donnerons les explications pour KDE dans un premier temps :
- Ouvrez Konqueror et allez dans le répertoire où vous avez téléchargé
grisbi-n.n.n.tar.gz ;
- Faîtes un clic droit dessus et choisissez Extraire ici... ;
- Allez dans le répertoire /grisbi-n.n.n ainsi créé ;
- Ouvrez un terminal (menu Fenêtre/Afficher terminal) ;
- Vérifiez la signature gpg de l'archive téléchargée ;
- Tapez les commandes suivantes :
./configure ;
- make ;
- su ;
- saisissez votre mot de passe root ;
- make install ;
- C'est terminé.
Si vous avez des messages d'erreur, c'est probablement que certaines dépendances
ne sont pas satisfaites, auquel cas il vous appartient d'y remédier.
Vous devriez trouver Grisbi dans le menu Applications/Finances. Vous pouvez
aussi le trouver sous /usr/local/bin selon votre distribution.
Ligne de commande
- Décompressez les sources en tapant tar-zxvf grisbi-n.n.n.tar.gz
où vous remplacez n.n.n par le numéro de la version que vous venez de
télécharger. Pour une archive bz2, la commande est
tar-jxvf grisbi-n.n.n.tar.bz2 ;
- Allez dans le répertoire ainsi créé : cd grisbi-n.n.n ;
- Lancez la compilation en utilisant les mêmes commandes que ci-dessus
(./configure, make, make install).
2.1.11 Installation à partir des sources CVS
Avertissement
Attention : A installer par cette méthode uniquement si vous savez
parfaitement ce que vous faites sous peine de perdre toutes vos données
en cas de gros bogue dans la version cvs.
Connexion au CVS
Comment faire ? C'est plus simple qu'on ne pourrait le croire...
Dans une console tapez (sur une seule ligne) :
export CVSROOT=:pserver:anonymous@cvs.grisbi.org:/cvsroot/grisbi
Vous n'aurez pas besoin de retaper cette commande tant que le terminal reste
ouvert.
Version stable
Abonnez-vous à la liste CVS ou consultez ses archives (l'adresse se trouve sur
le site de Grisbi) pour connaître la version stable à télécharger.
Créez quelque part un répertoire Grisbi-stable ou un autre nom du même genre.
Placez-vous dans ce répertoire et tapez :
cvs -z3 checkout -r upstream_version_n.n.n grisbi
Bien évidemment vous remplacerez les n.n.n par ce que vous trouverez sur la
liste CVS.
Ensuite allez dans le sous-répertoire grisbi qui a été créé, et utilisez la
procédure de compilation habituelle :
- ./configure
- make
- su (puis entrez votre mot de passe root)
- make install
Version instable
C'est une version qui intègre les futures fonctionnalités de Grisbi en cours de
développement. N'étant pas encore stable, il est conseillé de la tester dans un
autre dossier que votre version stable.
La commande de récupération est légèrement différente :
cvs -z3 co grisbi
Vous n'avez alors plus qu'à compiler en prenant garde de ne surtout pas
réaliser la dernière étape relative à l'installation (make install).
Pour tester la version de développement, vous pouvez alors, dans la même
console, tapez la commande grisbi/src/grisbi, ou bien cliquer sur
l'exécutable qui est apparu dans le sous-répertoire grisbi/src.
2.1.12 Installation de la documentation à partir des sources
CVS
De même que le code, la documentation est sur le CVS de Grisbi. Vous pouvez
ainsi récupérer une documentation stable et une instable de la même façon que le
code. En effet, la récupération des sources du code sur le CVS ne récupère pas
celles de la documentation.
La récupération de la documentation est très semblable à celle du code.
Connexion au CVS
Dans une console, tapez (sur une seule ligne) :
export CVSROOT=:pserver:anonymous@cvs.grisbi.org:/cvsroot/grisbi
Vous n'aurez pas besoin de retaper cette commande tant que le terminal reste
ouvert.
Version stable
Abonnez-vous à la liste CVS ou consultez ses archives pour connaître la version
stable à télécharger.
Créez quelque part un répertoire Grisbi/Documentation-stable ou un autre nom du
même genre. Placez-vous dans ce répertoire et tapez :
cvs -z3 checkout -r upstream_version_n.n.n doc
Bien évidemment, vous remplacerez les n.n.n par ce que vous trouverez sur la
liste CVS. C'est normalement le même numéro que pour le code.
Ensuite allez dans le sous-répertoire doc qui est apparu.
Les différentes versions peuvent être compilées soit avec les illustrations,
soit sans (pour des raisons de taille de fichier). Les procédures de compilation
sont les suivantes :
- make html pour une documentation au format HTML. Attention, le
premier fichier (la table des matières) se nomme index.html, et le
fichier grisbi.html est la version mono-fichier ;
- make pdf pour une documentation au format PDF ;
- make ps pour une documentation au format PS ;
- make dvi pour une documentation au format DVI ;
- make all pour tous les formats d'un seul coup.
Ces commandes créent par défaut une version sans illustrations. Pour avoir
la version illustrée il faut rajouter _img à la fin de la commande
(par exemple : make pdf_img crée un pdf illustré).
Copiez la documentation dans le répertoire adéquat et tapez
make distclean pour nettoyer les fichiers générés par la compilation.
Pour tout effacer (pour recommencer une nouvelle compilation), tapez make
mrproper.
Version instable
C'est la version qui documente les fonctionnalités de Grisbi contenues dans le
code instable.
Pour la tester, la procédure est identique sauf que vous choisirez sans doute
de nommer différemment le répertoire où vous récupèrerez la documentation
(Grisbi/Documentation-instable par exemple). Vous taperez ensuite la commande
suivante :
cvs -z3 co doc
puis vous compilerez comme précédemment.
2.1.13 Démarrer Grisbi
Normalement la procédure d'installation a ajouté une entrée dans votre menu
K ou Gnome dans la section Bureautique/Finances.
Selon votre distribution, vous pouvez trouver Grisbi dans
/usr/local/bin
Vous pouvez bien sûr placer un raccourci sur votre bureau. L'icône se
trouve dans le répertoire /usr/share/pixmaps et se nomme
grisbi.png.
Selon votre distribution, vous pouvez le trouver dans :
usr/local/share/pixmaps/grisbi/grisbi.png
Vous pouvez également taper grisbi dans une ligne de commande.
2.2 Installation sous Windows
Depuis la version 0.5.0, il existe une version de windows en natif.
Vous trouverez le site du portage sous windows de Grisbi sur
http://grisbi4win.sourceforge.net/www/
2.2.1 Téléchargement
Vous trouverez le fichier d'installation sur le site de téléchargement
de Grisbi, hébergé par SourceForge à l'URL
http://www.grisbi.org/download.fr.html, dans la rubrique Windows.
En cas de panne du serveur, veuillez
contacter nos webmestres3.
2.2.2 Installation
-
Téléchargez le fichier exécutable sur le site de Grisbi ;
- Double-cliquez sur le fichier que vous venez de télécharger ;
- Une fenêtre de bienvenue apparaît, appuyez sur Suivant ;
- Cliquez à nouveau sur Suivant ;
- Cochez le bouton J'accepte les termes de la licence et
cliquez ensuite sur Suivant ;
- Vous pouvez alors sélectionner le type d'installation :
-
Installation complète : pour installer toutes
les bibliothèques nécessaires à l'installation, le programme Grisbi
proprement dit ainsi que l'intégration totale à Windows.
- Installation personnalisée : pour sélectionner
les bibliothèques souhaitées et les raccourcis de Grisbi.
- Si vous ne savez pas les bibliothèques que vous avez déjà
sur votre système, pensez à toutes les sélectionner.
- Cliquez ensuite sur Suivant.
- Indiquez l'emplacement où vous souhaitez installer Grisbi.
Validez l'opération en cliquant sur Suivant
- Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, indiquez le nom que
vous voulez voir affiché dans le menu Démarrer / Programmes.
Validez l'installation en cliquant sur Installer
- Cliquez sur Suivant puis sur Fermer
- L'installation est alors terminée.
2.2.3 Désinstaller Grisbi
-
Ouvrez le Panneau de configuration Ajout/Suppression de programmes ;
- Choisissez Grisbi dans la liste ;
- Choisissez Désinstaller ;
- Laissez-vous guider.
- 1
- grisbi-website@lists.sourceforge.net
- 2
- Il s'agit d'un paquet récent qui est recompilé pour
pouvoir s'installer avec woody.
- 3
- grisbi-website@lists.sourceforge.net
Chapitre 3 Premier démarrage de Grisbi
3.1 Fichier exemple
Si vous voulez utiliser Grisbi immédiatement sans être obligé de taper tout un
tas d'opérations, vous pouvez télécharger le fichier Exemple.gsb sur le
site de Grisbi dans la rubrique Téléchargement1
. Par exemple pour vous faire une idée des possibilités de ce logiciel.
3.2 Création d'un nouveau fichier de comptes
Si c'est la première fois que vous utilisez un logiciel de comptabilité personnelle,
il va falloir créer autant de comptes que vous avez de comptes bancaires, d'épargne, de
crédit, plus éventuellement un compte d'espèces et quelques comptes de
transition (voir le paragraphe 18.4).
Allez ensuite dans l'onglet Comptes pour créer vos comptes.
Cette procédure est expliquée dans le paragraphe 7.1.
3.3 Enregistrement de votre fichier de comptes
Vos opérations ne sont pas écrites au fur et à mesure de leur saisie comme
elles peuvent l'être dans d'autres logiciels.
Vous devez donc enregistrer vos comptes avant de quitter. N'ayez crainte, Grisbi
vous prévient si vous ne les avait pas sauvegardés.
Pour une sauvegarde automatique en quittant, voir le paragraphe 17.1.
3.4 Import à partir d'un autre logiciel de comptabilité personnelle
Voir la section 4 pour importer des fichiers de comptes dans
Grisbi à partir d'autre applications. Pour le moment, Grisbi supporte
les formats QIF et OFX.
- 1
- http://www.grisbi.org/download.fr.html
Chapitre 4 Importer et exporter des comptes au format QIF ou OFX
Le format QIF est le format du logiciel Quicken et aussi de plusieurs
banques en ligne. Le format OFX est un format ouvert et plus
générique que le QIF pour décrire des opérations bancaires.
Depuis la version 0.5.0, Grisbi utilise un mécanisme générique
d'import de fichiers, ce qui implique que le mécanisme d'import est
identique quel que soit le format d'entrée. Pour l'import de fichiers
OFX, la bibliothèque libofx est cependant une dépendance
nécessaire. Elle est disponible à l'URL
http://libofx.sourceforge.net/.
4.1 Importer
4.1.1 Fichiers au format QIF
La première étape consiste à exporter tous ses comptes au format QIF à
partir du logiciel de comptabilité personnelle initial. La procédure
est bien évidemment différente pour chaque logiciel. Au final, vous
devez avoir autant de fichier *.QIF que vous aviez de comptes.
Dans le menu Fichier de Grisbi, choisissez l'option Importer, ce qui ouvre la
fenêtre d'import
(voir figure 4.1).
Figure 4.1: Sélection des fichiers QIF à importer
Déplacez-vous éventuellement dans le répertoire où se trouvent vos fichiers QIF
et sélectionnez-les tous. La boite de dialogue permet les sélections
multiples avec les touches <Ctrl> et <Shift>.
Attention : il est important de bien importer tous les fichiers
simultanément afin que Grisbi puisse recréer les liens entre les comptes,
particulièrement en ce qui concerne les opérations de virement.
Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez modifier certains paramètres des comptes
importés :
(voir figure 4.2).
Figure 4.2: Actions sur les comptes importés
4.1.2 Choix de la devise
Les fichiers QIF n'enregistrant pas la devise du comptes, vous devrez
la renseigner.
Si vous avez un compte dans une autre devise que celles proposées il vous faudra
la créer en cliquant sur le bouton Ajouter une devise :
(voir figure 4.3).
Figure 4.3: Choix de la devise pour les comptes importés
4.1.3 Sélection du type de compte
Vous pouvez également choisir le type de compte que vous souhaitez
importer :
-
Compte bancaire
- Compte de caisse
- Compte de passif
- Compte d'actif
Pour plus de renseignements sur le type de compte voir le paragraphe
18.4.
Une fois les paramètres saisis, vous pouvez cliquer sur Valider et
continuer votre comptabilité avec Grisbi.
4.2 Exporter
Dans le menu Fichier choisissez l'option Exporter. Une première
boite de dialogue (voir figure 4.4).
Figure 4.4: Avertissement relatif aux devises
vous rappelle que les devises ne sont pas enregistrées dans
le fichier QIF. Toutes les opérations seront donc enregistrées dans la devise
par défaut du compte, avec conversion préalable si nécessaire.
Après avoir valider s'ouvrira la fenêtre
d'export (voir figure 4.5).
Figure 4.5: Export des comptes au format QIF
Vous pouvez alors sélectionner les comptes à exporter et indiquer
le chemin d'exportation.
L'accueil présente l'état des comptes et des
échéances (voir figure 5.1).
C'est la page de démarrage du programme, on peut y
accéder ensuite en cliquant sur l'onglet Accueil.
Figure 5.1: L'onglet Accueil
Dans sa partie gauche, cet onglet présente le (superbe !) logo de Grisbi. Vous
pouvez changer ce logo et enregistrer un logo différent (voir le paragraphe
17.4). Il est également possible d'y mettre un logo animé.
Dans sa partie droite, cet onglet présente plusieurs zones.
5.1 Informations générales
Cette zone affiche sur la première ligne le nom du titulaire du fichier de
comptes, la date et l'heure. La ligne suivante indique le titre éventuel
de votre fichier (par exemple Association Machin).
5.2 Solde des comptes
Cette partie présente succinctement tous les comptes avec leur solde
respectif, classés par devise.
Il suffit de cliquer sur le nom du compte ou sur son solde pour accéder
directement au compte.
5.3 Opérations planifiées manuelles arrivées à échéance
La troisième partie de l'onglet affiche la liste des opérations planifiées
manuelles arrivées à échéances.
Ces opérations doivent être validées manuellement.
Si aucune opération planifiée n'est arrivée à échéance, cette partie n'apparaît
pas.
On peut valider les opérations planifiées directement dans cet onglet en
cliquant sur la date ou le tiers.
5.4 Opérations planifiées automatiques arrivées à échéance
Cette partie de l'onglet affiche la liste des opérations planifiées
automatiques arrivées à échéance.
Ces opérations sont validées automatiquement par Grisbi à la date programmée.
Si aucune opération planifiée n'est arrivée à échéance, cette partie n'apparaît
pas.
5.5 Comptes sous le solde autorisé
Les comptes se trouvant en dessous des seuils minimaux autorisés et souhaités
sont affichés ici.
À noter que les comptes de passif ne seront pas affichés dans cette zone
puisqu'ils sont négatifs par définition.
5.6 Comptes de passif soldés
Lorsqu'un compte de passif est soldé, ce qui signifie que vous avez remboursé la
dette correspondante, Grisbi vous prévient en affichant un message dans la
partie inférieure de la fenêtre.
C'est la fenêtre principale du programme. Elle est divisée en deux parties : la
liste des comptes à gauche et les opérations du compte en cours à droite.
6.1 La liste des comptes
Le nom du compte en cours est affiché en haut à l'intérieur d'un cadre. Pour
changer de compte, il suffit de cliquer sur l'icône en face du compte souhaité
dans la liste située en
dessous (voir figure 6.1).
Figure 6.1: Liste des comptes
6.2 Les opérations
Cette fenêtre affiche la liste des opérations du compte sélectionné dans la
liste des comptes. On peut s'y déplacer avec les flèches <Haut> et
<Bas>.
Juste en dessous de cette liste sont indiqués les soldes. Le solde courant est
le solde réel du compte. Le solde pointé est celui qui correspond à votre
dernier rapprochement, à moins que vous ne pointiez régulièrement vos opérations
auquel cas il correspond au solde tel que le connaît votre banque. Voir le
chapitre 8 concernant le rapprochement bancaire.
Il est possible de modifier l'affichage avec la barre d'icônes située en haut et
à gauche de la fenêtre des opérations.
Les icônes ont les fonctions suivantes :
permettent respectivement d'afficher ou de masquer le formulaire de
saisie/modification d'une opération ;
permettent respectivement d'afficher les opérations sur une, deux, trois
ou quatre lignes ;
permettent respectivement d'afficher toutes les opérations ou seulement les
opérations non rapprochées.
Ces options d'affichage influent par défaut sur l'affichage de tous les comptes.
Vous pouvez modifier ceci et préférer un affichage différent pour chaque compte
(voir le paragraphe 17.4.5).
La touche <Entrée> ou le double clic sur une opération sélectionnée édite
celle-ci ou en crée une nouvelle si la sélection est sur la ligne vide située
en bas de la liste. Si le formulaire de saisie/modification n'est pas affiché,
il s'affichera automatiquement.
La touche <Suppr> supprime l'opération sélectionnée à moins qu'elle ne soit
en mode édition.
La combinaison de touches <Ctrl><P> permet de donner/retirer à une
opération le statut d'opération pointée et <Ctrl><R> celui d'opération
rapprochée (voir le chapitre 8). Vous pouvez également
pointer une opération avec la souris en maintenant la touche <Ctrl>
appuyée et en cliquant dans la colonne P/R sur la ligne de l'opération à pointer.
Figure 6.2: Menu contextuel de la liste d'opérations
Enfin, un menu contextuel
(voir figure 6.3).
est disponible sur la liste des opérations. Il permet les actions
suivantes:
-
éditer l'opération sélectionnée ;
- créer une nouvelle opération ;
- supprimer l'opération sélectionnée ;
- cloner l'opération sélectionnée ;
- convertir l'opération en échéance (ce qui permet de créer facilement des échéances après coup) ;
- déplacer l'opération vers un autre compte.
6.3 Saisie d'une opération
La saisie d'une opération se fait dans le formulaire situé dans le bas de la
fenêtre des
opérations (voir figure 6.3).
Figure 6.3: Formulaire de saisie des opérations
Le déplacement dans le formulaire s'effectue par la touche tabulation. La touche
<Entrée> est configurable : elle permet soit de se déplacer dans le
formulaire soit de valider l'entrée (voir le paragraphe 17.4.4).
Cette configuration affecte à la fois la touche <Entrée> du pavé
alphabétique et celle du pavé numérique.
La touche <Échap> permet d'annuler la saisie en cours.
Les informations disponibles pour une opération sont les suivantes :
- le numéro de l'opération : il s'agit d'un numéro d'ordre attribué par Grisbi ;
- la date de l'opération ;
- le tiers ;
- le montant : les débits et les crédits sont saisis et affichés dans deux colonnes différentes ;
- la devise de l'opération : on la sélectionne dans une liste déroulante qui s'ouvre avec la barre d'espace ;
- la date de valeur : c'est la date à laquelle la banque enregistre l'opération ;
- la catégorie ;
- le mode de règlement :
- le numéro du chèque (si le mode de règlement sélectionné permet cette saisie) ;
- l'exercice ;
- l'imputation budgétaire ;
- la référence de la pièce comptable (votre numéro de facture par exemple) ;
- les notes ;
- les références bancaires (utile uniquement si vous enregistrez un chèque reçu).
Toutes ces informations ne sont pas affichées par défaut. Vous pouvez choisir
de les afficher ou non (voir le paragraphe 17.4.4).
Vous pouvez également modifier l'ordre d'affichage
de ces informations dans la liste des opérations avec le menu
Edition / Paramètres / Cellules de la liste des opérations
(voir le paragraphe 17.4.5).
Outre la souris, il est possible d'utiliser le clavier pour faire des sélections
dans les listes déroulantes.
Les listes déroulantes des tiers, catégories et imputations budgétaires s'ouvrent
avec la touche <PgDn> et on peut s'y déplacer avec les touches <Haut> et
<Bas> puis valider avec la touche <Entrée>. On peut aussi commencer
à saisir les premières lettres et Grisbi complète la saisie dès qu'il connait
assez de lettres.
Les listes déroulantes des devises, exercices et modes de règlement s'ouvrent
avec la touche <Espace>, on s'y déplace avec les touches <Haut> et
<Bas> et on valide avec la touche <Espace>.
La date du jour ou la dernière date entrée s'affiche automatiquement. Un double
clic sur la date, de même que la combinaison des touches <Ctrl><Entrée>,
affiche un calendrier permettant de sélectionner la
date (voir figure 6.4).
Figure 6.4: Calendrier de sélection d'une date
Une fois le calendrier ouvert, vous pouvez sélectionner une nouvelle date aussi
bien à la souris qu'au clavier :
-
un double clic ou l'appui sur la touche <Entrée> valide la date sélectionnée ;
- un clic sur le bouton Annuler ou l'appui sur la touche <Esc> permet de
fermer le calendrier sans modifier la date ;
- les touches <+> et <->, de même que les touches <Droite> et
<Gauche>, permettent respectivement de passer au jour suivant ou précédent ;
- les touches <Bas> et <Haut> permettent respectivement de passer
à la semaine suivante ou précédente ;
- les touches <PgUp> et <PgDn> permettent respectivement de passer
au mois précédent ou suivant ;
- les touches <Début> (<Home>) et <Fin> permettent respectivement
de passer au premier jour ou au dernier jour du mois.
Vous pouvez aussi saisir la date au clavier au format j/m/a. Il n'est pas
nécessaire de taper deux chiffres si le jour, le mois ou l'année n'en comportent
qu'un (exemple : 1/1/1 pour le premier janvier 2001). De plus, il n'est pas
nécessaire de taper l'année si celle-ci est identique à l'année en cours, ni le
mois si celui-ci est le mois en cours. Grisbi les ajoutera automatiquement.
Il est également possible de taper la date au format jjmmaa ou jjmm (sans
délimiteur) et Grisbi traduira. Par contre, dans ce cas, vous devez utiliser
deux chiffres pour les jours, mois et année.
Enfin, vous pouvez incrémenter ou décrémenter cette date jour par jour avec les
touches <+> et <->. C'est très pratique si vous saisissez plusieurs
opérations dont les dates se suivent. Et pour le cas où vous seriez très en
retard dans la saisie de vos opérations, nous avons étendu les possibilités
d'action au clavier :
-
la combinaison des touches <Shift><+> et <Shift><->
permettent respectivement d'incrémenter et de décrémenter la date d'une semaine ;
- les touches <PgUp> et <PgDn> permettent respectivement d'incrémenter
et de décrémenter la date d'un mois ;
- la combinaison des touches <Shift><PgUp> et <Shift><PgDn>
permettent respectivement d'incrémenter et de décrémenter la date d'une année.
Lors de la saisie dans l'une des trois listes déroulantes (tiers, catégorie et
imputation budgétaire), Grisbi vous proposera de compléter automatiquement son
nom dès qu'il aura reconnu suffisamment de lettres pour cela. Pour accepter
l'auto-complètement, il suffit d'appuyer sur la touche tabulation ou la touche
<Entrée> (selon votre choix de configuration).
Lors de la saisie du tiers, dès que vous sortez de la zone de saisie, les autres
champs du formulaire seront automatiquement complétés à l'identique de la
dernière opération saisie pour ce tiers.
On peut réaliser des virements entre comptes en sélectionnant, dans les
catégories, Virement : nom du compte. La contre-opération sera
automatiquement créée dans l'autre compte. Si les deux comptes ne sont pas
dans la même devise Grisbi effectuera automatiquement la conversion.
6.4 Ventilation d'une opération
Ventiler une opération signifie répartir son montant entre plusieurs lignes
(par exemple, vos achats au supermarché peuvent se répartir entre les
catégories
Alimentation et Soins : Habillement). On peut aussi répartir une
somme sur la même catégorie mais avec des informations différentes dans le
champ Notes (si on désire par exemple mémoriser le détail d'une transaction).
Pour ce faire, vous devez choisir la catégorie Opération ventilée puis
cliquer sur le bouton Ventilation qui apparaît lorsque l'on
quitte la zone de saisie de la
Catégorie (voir figure 6.5).
Figure 6.5: Saisie d'une opération à ventiler
Si vous validez votre opération avec la touche <Entrée> sans cliquer sur ce
bouton, Grisbi ouvrira de lui-même la fenêtre de
ventilation à la place de la fenêtre des
opérations.
La saisie ligne par ligne des catégories, notes, montant, imputation budgétaire
et exercice des sommes à répartir se fait dans un formulaire situé dans la
partie inférieure de la
fenêtre (voir figure 6.6).
Figure 6.6: Saisie d'une ligne de ventilation
Les sommes déjà saisies seront affichées dans la partie supérieure de la
fenêtre (voir figure 6.7).
Figure 6.7: Détail d'une opération ventilée
La liste des comptes quant à elle est remplacée par une fenêtre indiquant le
montant déjà ventilé, le montant Non affecté restant à ventiler et en
dessous, le total de l'opération que vous
ventilez (voir figure 6.8).
Figure 6.8: Ventilation : affichage des sommes restant à ventiler
Exemple : vous désirez ventiler votre salaire net entre le brut et les charges.
Lorsque le montant non affecté est égal à zéro, vous pouvez valider en cliquant
sur Valider, vous revenez alors à la fenêtre des opérations. Si ce montant
n'est pas égal à zéro, Grisbi le mémorise comme étant non affecté et ouvre une
boite de
dialogue (voir figure 6.9).
Figure 6.9: Avertissement de ventilation incomplète
vous avertissant que le montant de l'opération n'a pas été entièrement ventilé
et vous demande donc, soit de valider la ventilation auquel cas l'opération sera
validée telle quelle, soit d'annuler auquel cas vous restez sur la fenêtre de
ventilation et vous pouvez poursuivre l'affectation du montant de l'opération.
Une fois la fenêtre de ventilation fermée, l'opération est automatiquement
validée.
6.5 Modifier une opération
Pour modifier une opération, il suffit de la sélectionner (avec un double clic ou
la touche <Entrée>) et elle s'affiche dans le formulaire de
saisie/modification. Il est alors possible de modifier toutes les informations
désirées.
Si l'opération a été rapprochée (voir chapitre 8), il est
par contre impossible de modifier son montant. Les autres champs restent modifiables.
Si vous avez réellement besoin de modifier le montant (mais si vous avez
rapproché l'opération, ce ne devrait pas être le cas) il faut annuler le statut
Rapproché de l'opération en la sélectionnant à la souris ou avec les
flèches <Haut> et <Bas>, puis en appuyant sur la combinaison de touches
<Ctrl><R>.
Modifiez votre opération puis appuyez à nouveau sur les touches
<Ctrl><R>, sinon votre rapprochement deviendrait faux du montant
de cette opération.
Il va sans dire que cette opération est hautement déconseillée (elle sera
d'ailleurs probablement automatiquement désactivée dans une future version de
Grisbi si vous choisissez de faire une comptabilité de type association).
6.6 Supprimer une opération
C'est très simple : sélectionnez l'opération à la souris ou avec les
flèches <Haut> et <Bas>, puis appuyez sur la touche
<Suppr>. Le menu contextuel permet cette opération également.
La suppression ne fonctionnera pas si :
- l'opération est rapprochée (il faut préalablement lui retirer le statut
Rapproché comme décrit dans le paragraphe 6.5
ci-dessus) ;
- l'opération est ouverte en modification. Il faut sortir du mode
modification au préalable. Utilisez la touche <Esc> pour ce faire.
Il vous est aussi possible de supprimer une ligne de ventilation de la même
façon et avec les mêmes restrictions.
6.7 Gestion des devises
Grisbi est capable de gérer des opérations dans une devise différente
de celle du compte, avec ou sans frais de change.
Vous devez tout d'abord avoir créé la devise (voir le paragraphe
17.5.1).
Lors de la saisie de l'opération vous choisissez la devise dans laquelle
l'opération doit être enregistrée. Il y a deux cas de figure possibles.
Si la devise a été déclarée comme faisant partie de la zone Euro, Grisbi fait
automatiquement la conversion et ne vous demande pas s'il y a des frais de
change.
Si la devise n'est pas dans la zone Euro, son taux de change n'a pas été
enregistré et Grisbi vous le demande à ce
moment (voir figure 6.10),
ainsi que les frais de change éventuels. Ils n'apparaîtront pas dans le montant
converti mais seront débités de votre compte. Vous pouvez aussi bien sûr les
saisir en tant qu'opération indépendante dans la catégorie
Frais financiers : Frais bancaires.
Figure 6.10: Saisie du taux de change
Si vous désirez entrer des frais de change pour une devise de la zone Euro, il
vous faut revenir sur cette opération en modification, cliquer sur le bouton
Change et saisir dans la fenêtre le montant des frais.
À noter que vous pouvez inverser le sens de la conversion (un euro vaut X
devises, ou bien une devise vaut X euros) en cliquant sur les flèches à droite
du nom de la devise. Vous pouvez ainsi entrer exactement le taux tel qu'il vous
est communiqué. Notez que le taux de change peut être ajusté à tout
moment après la création de l'opération.
Si vous faites un virement entre comptes de devises différentes, Grisbi créera
la contre-opération dans la devise du compte de destination de façon automatique
si le taux de la devise est fixe, et sinon il vous demandera le taux avant de
passer l'écriture.
6.8 Nouveau tiers, nouvelle catégorie ou nouvelle imputation budgétaire
Pour créer un nouveau tiers, une nouvelle catégorie ou une nouvelle imputation
budgétaire pendant la saisie de l'opération, c'est très simple : il vous suffit
de saisir son nom dans la zone de liste déroulante, et Grisbi l'ajoutera
automatiquement à la liste. Vous pourrez ultérieurement faire toutes les
modifications nécessaires dans les onglets Tiers
(chapitre 10), Catégories (chapitre 11) et
Imputations budgétaires (chapitre 12).
Attention : pour saisir une catégorie (ou une imputation budgétaire)
avec une sous-catégorie (ou sous-imputation), il faut respecter la syntaxe
catégorie : sous-catégorie (avec les deux points comme séparateur) sinon
Grisbi ne comprendra pas. De même si vous ajoutez une nouvelle sous-catégorie
(ou sous-imputation budgétaire) à une catégorie (ou imputation) existante.
Vous pouvez également créer un tiers, une catégorie ou une imputation budgétaire
directement dans leurs onglets respectifs.
Cet onglet se présente de la même façon que l'onglet Opérations,
avec la liste des comptes à gauche, et les propriétés du compte sélectionné
à droite.
7.1 Créer un compte
Pour créer un nouveau compte dans votre fichier, vous pouvez :
- cliquer sur le menu Comptes, puis Nouveau ;
- cliquer sur le bouton Nouveau compte en bas de la partie gauche
de l'onglet.
Une boîte de dialogue s'ouvrira dans laquelle vous devrez indiquer le type du
compte (voir figure 7.1).
Figure 7.1: Création d'un nouveau compte
Grisbi sait gérer les comptes suivants :
- Compte bancaire : on peut y faire tout type d'opération ;
- Compte de caisse : ne permet de gérer que des espèces ;
- Compte d'actif : c'est un compte qui représente un avoir que vous possédez
(un matériel acheté qui se déprécie dans le temps : votre voiture par exemple).
Son solde initial est zéro, il augmente brutalement lors de l'achat, puis
diminue régulièrement au fur et à mesure de l'usure de votre bien ;
- Compte de passif : c'est un compte qui représente une dette que vous avez
(un emprunt à votre banque par exemple). Son solde initial est négatif et tend à
devenir nul. On ne peut y faire que des virements.
Nous reviendrons en détail sur ces notions de comptes dans le chapitre
18.4 et sur les notions de type d'opérations dans le
paragraphe 17.6.
Validez et vous ferez alors apparaître dans la partie gauche de la
fenêtre (voir figure 7.2) un compte nommé Sans nom, et dans la partie droite la fenêtre les
propriétés du compte
Sans nom (voir figure 7.3).
Figure 7.2: Création d'un nouveau compte
Figure 7.3: Propriétés d'un compte
Vous devez enregistrer un certain nombre d'informations pour le compte que vous
venez de créer :
- Nom du compte : ce sera Compte courant ou Compte livret, ou
bien Compte banque 1 et Compte banque 2, etc. l'important est que
vous vous y retrouviez, et de toutes façons, vous pourrez modifier ce nom
ultérieurement sans aucun problème dans les propriétés du compte ;
- Type du compte : cette zone est initialisée en fonction de votre choix
dans la boîte de dialogue précédente, mais vous pouvez encore changer ;
- Devise du compte : par défaut en euro, mais vous pouvez choisir de le
tenir en francs français, ou bien toute autre devise que vous devrez
préalablement créer (voir le paragraphe 17.5.1) ;
- Compte clos : cette case à cocher vous permet de masquer un compte dans
la partie gauche de la fenêtre sans pour autant le supprimer. Il pourra être
affiché ultérieurement avec le menu Comptes/Comptes clos ;
- Titulaire du compte : Grisbi vous permet d'enregistrer un titulaire
différent pour chaque compte. Si vous ouvrez un livret d'épargne pour vos
enfants, cela peut être utile ;
- Adresse : le titulaire peut avoir la même adresse que le titulaire
principal (voir le paragraphe 17.4.3), ou bien une adresse
différente qu'il faudra préciser ici ;
- Établissement financier : par défaut sur aucun mais il est
conseillé d'en créer un (voir le paragraphe 17.5.2) ;
- Code de la banque : il est enregistré dans les paramètres de la banque
(voir le paragraphe 17.5.2). C'est le code banque que vous trouverez
sur votre RIB ;
- Guichet/Agence : à relever également sur votre RIB ;
- Numéro du compte/Clé : également sur votre RIB ;
- Solde initial : prenez le solde de votre dernier relevé ;
- Solde minimal autorisé : c'est le solde que vous autorise votre
établissement financier, plus communément appelé autorisation de découvert ;
- Solde minimal voulu : c'est le solde que vous aimeriez respecter. Si vous
êtes sérieux, il est supérieur au précédent ;-) Plaisanterie mise à part, pour
un bon fonctionnement de la mise en couleur des soldes sur l'onglet
Accueil, celui-ci doit être supérieur ou égal au solde minimal autorisé ;
- Commentaires : Grisbi vous permet d'enregistrer ici des commentaires
informels sur le compte (date d'ouverture, etc.).
Cliquez ensuite sur le bouton Valider et le compte sera créé. Il
apparaîtra dorénavant sous ce nom dans la liste des comptes.
7.2 Modifier un compte
Vous pourrez revenir à tout moment sur toutes ces informations, sauf sur
la devise si vous avez choisi l'euro (ou si vous avez basculé en euro un compte
existant comme indiqué au paragraphe 7.4).
Il vous suffit de sélectionner le compte que vous souhaitez modifier dans la
liste de gauche, et d'effectuer vos modifications dans la partie droite.
N'oubliez pas de valider en cliquant sur Appliquer.
7.3 Supprimer un compte
Comme pour la création vous pouvez :
- cliquer sur le menu Comptes, puis Supprimer ;
- cliquer sur le bouton Supprimer un compte en bas de la partie gauche.
Une boîte de dialogue de confirmation s'ouvrira vous proposant par défaut de
supprimer le compte sur lequel vous êtes positionné, mais vous pouvez
sélectionner n'importe quel autre compte. Attention, il n'y aura pas d'autre
avertissement et les informations effacées sont irrécupérables.
7.4 Basculer la tenue d'un compte en euro
Cette section devient de plus en plus obsolète au fur et à mesure que le
temps passe, mais nous la maintenons encore pour vous permettre l'éventuel
import de vieux fichiers de compte.
Si votre compte a été ouvert dans une devise autre que l'euro, mais qui a été
déclarée comme devant passer à l'euro (voir le paragraphe
17.5.1), il vous est alors possible à tout moment de basculer
la tenue de ce compte en euro. Il vous suffit de cliquer sur le bouton
Passer ce compte à l'euro (voir figure 7.4).
Figure 7.4: Basculer la tenue d'un compte en euros
Grisbi affiche alors une boîte de dialogue
(voir figure 7.5) pour vous prévenir que cette opération est irréversible.
Figure 7.5: Confirmation du basculement vers l'euro
Répondez Oui et c'est fini.
La totalité de ce compte est maintenant affichée en euros, avec la contre-valeur
en francs entre parenthèses. Par contre, les soldes seront affichés uniquement en
euros.
Si vous créez un nouveau compte directement en euros il n'y aura bien sûr pas
d'affichage entre parenthèses.
Si vous souhaitez conserver l'affichage des soldes dans l'ancienne devise, il va
vous falloir faire un certain nombre de manipulations :
- Tout d'abord, essayez d'avoir le moins possible d'opérations non
rapprochées ;
- Renommez votre compte existant (Compte bancaire - ancienne
devise par exemple) ;
- Créez un nouveau compte (appelez-le Compte bancaire
puisque le nom est maintenant libre) ;
- Supprimez toutes les opérations non rapprochées de votre compte (en
prenant soin de bien les noter, puisqu'il vous faudra les ressaisir dans le
nouveau compte). Vous devez avoir un solde du compte égal à celui du dernier
relevé ;
- Faites un virement de ce montant du compte en devises vers le compte en
euros ;
- Saisissez les opérations supprimées précédemment dans ce compte, avec la
devise d'origine. Grisbi fera la conversion.
Vous avez maintenant un compte en euros, ainsi que l'ancien en devise.
Chapitre 8 Rapprochement bancaire
Les informations et le bouton dédiés au rapprochement bancaire se trouvent
dans la partie inférieure gauche de l'onglet
Opérations (voir figure 8.1).
Figure 8.1: Rapprochement : date du dernier relevé et bouton
La première ligne indique la date du dernier relevé bancaire enregistré.
Bien entendu, tant qu'aucun rapprochement n'a été fait, cette ligne a pour
valeur Aucun. Sur la ligne suivante se trouve le bouton permettant
d'accéder à la fonction Rapprochement. Un clic sur le bouton
Rapprocher affiche dans la partie gauche de la fenêtre les indications
relatives au rapprochement (voir figure 8.2)
et dans la partie droite la liste des opérations à
rapprocher. Les opérations sont automatiquement affichées en mode simplifié et
les opérations déjà rapprochées sont masquées. Il est possible de modifier cet
affichage avec les icônes appropriées.
Figure 8.2: Fenêtre de rapprochement
Grisbi vous permet de personnaliser la numérotation de vos rapprochements. De
cette façon vous pouvez avoir des rapprochements qui portent le même numéro que
vos relevés bancaires. Vous pouvez aussi vous inventer la numérotation qui vous
convient, et ce, compte par compte.
Attention cependant : s'il vous est possible d'avoir la même numérotation (par
exemple de 1 à n) pour plusieurs comptes, il est impossible de l'avoir plusieurs
fois dans un même compte. Il vous faudra donc éventuellement prévoir une
numérotation du type année-numéro (exemple : 2003-01 pour votre premier
relevé mensuel de 2003, et ensuite Grisbi numérotera les autres tout seul
jusqu'à 2003-12. L'année suivante vous numéroterez le premier 2004-01, etc.).
Vous pouvez également utiliser des lettres dans cette zone. Il suffit que la fin
de votre codification soit numérique (exemple : AV-001 ou REM-001) pour que
Grisbi sache l'incrémenter.
Vous devez ensuite saisir :
- la date du relevé de compte (un calendrier est disponible comme dans tout
champ de date dans Grisbi. Voir par exemple le paragraphe 6.3) ;
- le solde final de ce relevé.
Le solde initial est automatiquement repris du dernier relevé. Ce ne sera bien
évidemment pas le cas lors du premier rapprochement où le solde initial est
celui que vous avez entré lors de la création du compte (voir le paragraphe
7.1).
Une fois ces valeurs rentrées, l'écart entre les opérations pointées et le solde
du relevé est affiché.
Afin de faciliter le rapprochement, Grisbi vous
permet de définir l'ordre d'affichage des opérations pendant cette opération
dans le menu Edition/Paramètres/Rapprochement (voir le paragraphe
17.4.7).
Les opérations passent automatiquement en mode simplifié. Il est possible de se
déplacer dans la liste des opérations avec les flèches <Haut> et <Bas>.
Pour pointer une opération, il suffit de cliquer dans la colonne P/R de
l'opération ou d'appuyer sur la combinaison de touches <Ctrl><P> après
avoir sélectionné l'opération.
Une fois que l'écart entre les opérations pointées et le solde final du
relevé est nul, le bouton Valider devient opérationnel.
Les opérations pointées (P) deviennent rapprochées (R), et il
est alors possible de les masquer en cliquant sur l'icône
.
Chapitre 9 Échéancier des opérations planifiées
L'onglet Échéancier affiche la liste des
opérations planifiées, qu'elles soient automatiques ou
manuelles (voir figure 9.1).
Figure 9.1: Liste des opérations planifiées
9.1 Calendrier et affichage
Le calendrier situé dans la partie gauche
indique en gras les dates où des opérations planifiées arrivent à échéance, et
en surbrillance la date du jour.
La liste déroulante vous permet d'afficher sélectivement toutes les occurences
des opérations planifiées à venir pour une période donnée. Vous pouvez
sélectionner les opérations
planifiées (voir figure 9.2) :
-
du mois ;
- des deux prochains mois ;
- de l'année ;
- une fois ;
- personnalisées ;
Figure 9.2: Choix de la période
Si vous faîtes le choix d'un affichage personnalisé, apparaissent alors une zone
d'édition, une liste déroulante et un nouveau
bouton (voir figure 9.3) :
Figure 9.3: Choix de la période
Enfin, dans la barre d'outils, l'icône
vous permet d'afficher les notes dans la liste des opérations au lieu de la
périodicité et du mode de
saisie (voir figure 9.4).
Figure 9.4: Choix de la période
9.2 Nouvelle opération planifiée
Pour saisir une nouvelle opération planifiée, il suffit, comme pour la saisie
d'une opération, de double-cliquer sur la ligne vide en bas de la liste des
opérations, ou bien de la sélectionner et d'appuyer sur la touche <Entrée>.
Vous pouvez aussi utiliser l'icône d'affichage/masquage du formulaire de saisie
des opérations.
Le formulaire de saisie (voir figure
9.5) s'affiche dans la partie inférieure de la
fenêtre.
Figure 9.5: Formulaire de saisie des opérations planifiées
Ce formulaire est très proche de celui de la saisie d'une opération, il
contient juste quelques champs supplémentaires :
- le compte concerné. S'il s'agit d'un virement entre deux comptes, la
contre-opération sera automatiquement créée. Il est donc possible de
sélectionner l'un des deux comptes pour la saisie de l'opération, mais il faut
que la somme soit indiquée dans le bon champ (débit ou crédit) ;
- le mode de validation :
manuel : il sera nécessaire de valider la saisie manuellement dans
l'onglet accueil en cliquant dessus (voir le paragraphe
5.3) ;
- automatique : l'opération sera automatiquement saisie à la date
programmée.
- la périodicité ;
une fois ;
- hebdomadaire ;
- mensuelle ;
- annuelle ;
- personnalisée ;
- la date limite de l'échéance. Le choix par défaut est Aucune.
Un double clic (ou la combinaison des touches <Ctrl><Entrée>) dans cette
zone ouvre un calendrier, mais il est aussi possible de saisir la date
manuellement et de l'incrémenter/décrémenter en utilsant les multiples
combinaisons de touches telles quelles sont décrites dans le paragraphe
6.3 ;
- dans le cas d'une périodicité personnalisée, vous devez ensuite préciser le
nombre de jours, mois ou années entre chaque saisie ou demande de validation de
l'opération (voir figure 9.6).
Figure 9.6: Périodicité des opérations planifiées
À noter que le choix des types d'opérations est celui du compte sélectionné.
9.3 Modification ou suppression d'une opération planifiée
La modification ou la suppression (voir figure
9.7) d'une opération planifiée obéit aux
mêmes règles que celle des autres opérations (voir les paragraphes
6.5 ou 6.6). La suppression peut
se faire soit uniquement sur l'échéance en cours, soit sur celle-ci et toutes ses
occurrences futures.
Figure 9.7: Suppression d'une opération planifiée
L'onglet Tiers comporte deux parties, à gauche une zone permettant
l'édition d'un tiers et à droite la liste des tiers.
10.1 La liste des tiers
Cette liste (voir figure 10.1) reprend tous les tiers de votre fichier par ordre alphabétique, et
affiche également le montant total des opérations affectées à ce tiers, le total
par compte lorsque plusieurs comptes sont concernés, et la date de la dernière
opération.
De plus, le nombre d'écritures (ou d'opérations) imputées à un tiers est
affiché entre parenthèses à la suite de son nom.
Figure 10.1: Tiers : liste
Vous pouvez vous déplacer dans la liste avec les flèches <Haut> et
<Bas>, puis sélectionner un tiers avec la barre d'espace. Ou bien vous
pouvez cliquer sur le tiers.
Les informations le concernant apparaissent alors dans la zone
d'édition (voir figure 10.2).
Figure 10.2: Tiers : zone d'édition/modification
10.2 Création d'un tiers
Bien que la façon la plus simple de créer un tiers soit de le saisir dans la
zone de saisie d'une opération (voir le paragraphe
6.8), vous pouvez aussi créer un tiers directement
dans l'onglet Tiers en cliquant sur le bouton Ajouter un tiers.
Une boîte de dialogue s'ouvre vous demandant le nom du tiers. Les autres
informations devront être saisies en modification comme ci-après.
10.3 Modification d'un tiers
Vous pouvez, dans cette zone de la fenêtre, modifier le nom du tiers mais
également saisir un certain nombre d'informations utiles dans une zone de texte
libre (voir figure 10.2).
Cliquez ensuite sur Appliquer ou Annuler selon que vous voulez
enregistrer les modifications ou non.
Nous n'avons volontairement pas prévu plus d'informations pour les tiers, par
exemple plusieurs champs pour l'adresse, le téléphone, etc. En effet, il nous
semble plus intéressant de prévoir dans le futur une liaison avec un
gestionnaire de carnet d'adresse de Gnome ou de KDE, ce qui permettra une
gestion beaucoup plus poussée des tiers.
10.4 Suppression d'un tiers
Vous pouvez supprimer un tiers sélectionné dans la liste en cliquant sur le
bouton Enlever. Un message d'alerte vous proposera soit de ré-affecter
les opérations de ce tiers à un autre tiers, soit de le supprimer purement et
simplement (voir figure 10.3).
Figure 10.3: Suppression d'un tiers
Attention : si le tiers que vous voulez supprimer ne contient aucune
opération, Grisbi ne vous avertira pas et supprimera directement ce tiers.
10.5 Les opérations d'un tiers
Vous remarquerez, situé complètement à gauche du nom de chaque tiers, un signe (+)
Si vous cliquez dessus (ou bien si vous double-cliquez sur le nom du tiers) :
- la liste de tous les comptes où sont enregistrées des opérations avec ce
tiers apparaît, chaque nom de compte étant précédé de ce même signe (+) ;
- sur cette même ligne et à droite figure la date de la dernière opération
enregistrée avec ce tiers ;
- l'icône représentant un livre fermé se transforme en livre ouvert ;
- le signe (+) se transforme en signe (-). Si vous cliquez sur ce signe (-)
vous revenez à l'état précédent.
Si vous cliquez sur le signe (+) situé devant le nom d'un compte, vous ferez
apparaître la liste de toutes les opérations concernant ce tiers dans le compte.
Ces opérations sont classées par ordre chronologique croissant. Si vous
double-cliquez sur une des opérations, vous vous retrouverez automatiquement
positionné dans l'onglet Opérations sur cette opération.
Si vous désirez afficher ou masquer les informations de tous les tiers (cela
peut être utile pour faire des recherches par exemple), cliquez sur tous les
signes (+) et (-) deviendra vite fastidieux. Grisbi vous permet de le faire de
manière globale avec la barre d'outils située en haut de la liste.
Les icônes de cette barre agissent comme suit :
- si aucun tiers n'est sélectionné, l'icône agit sur la liste complète ;
- si un tiers est sélectionné (on le fait en cliquant dessus dans la liste),
l'icône agit uniquement sur ce tiers. Il est possible de désélectionner ce tiers
en cliquant une nouvelle fois dessus ;
- l'icône
ferme l'arbre
(seule la liste des tiers est affichée) ;
- l'icône
affiche le premier niveau
d'informations, donc les comptes du tiers sélectionné ou de la liste complète ;
- l'icône
affiche le
deuxième niveau d'informations, donc les opérations de chaque compte, pour le
tiers sélectionné ou pour la liste complète.
L'onglet Catégories comporte lui aussi deux parties, à gauche une fenêtre
permettant l'édition d'une catégorie et à droite la liste des catégories.
11.1 La liste des catégories
Cette liste (voir figure 11.1)
reprend toutes les catégories de votre fichier par ordre alphabétique, et
affiche également le montant total des opérations affectées à cette catégorie,
le total par compte lorsque plusieurs comptes sont concernés, et la date de la
dernière opération.
De plus, le nombre d'écritures (ou d'opérations) imputées à une (sous-)catégorie
est affiché entre parenthèses à la suite de son nom.
Figure 11.1: Catégories : liste
Vous pouvez vous déplacer dans cette liste avec les flèches <Haut> et
<Bas>, puis sélectionner une catégorie avec la barre d'espace. Ou bien vous
pouvez double-cliquer sur la catégorie.
Les informations la concernant apparaissent alors dans la zone
d'édition (voir figure 11.2).
Figure 11.2: Catégories : zone d'édition/modification
11.2 Création d'une catégorie ou d'une sous-catégorie
Outre la possibilité de créer une catégorie dans le formulaire de saisie d'une
opération, vous pouvez aussi en créer directement dans cet onglet en cliquant
sur le bouton Ajouter une catégorie. Une boîte de dialogue s'ouvre
(voir figure 11.3)
vous demandant le nom de la catégorie. Les autres informations devront être
saisies en modification comme expliqué ci-après.
Attention à bien enregistrer la catégorie avec le bon classement (débit ou
crédit).
Figure 11.3: Catégories : création d'une nouvelle catégorie
Le bouton Ajouter une sous-catégorie de la zone
d'édition ne devient actif que lorsqu'une catégorie est sélectionnée dans la
liste.
En cliquant sur ce bouton vous ferez apparaître une boîte de
dialogue vous demandant le nom de la sous-catégorie.
La sous-catégorie créée sera alors rattachée à la catégorie sélectionnée.
La suite de la configuration de la
catégorie se fait en modification comme expliqué ci-après.
11.3 Information d'une catégorie
Vous pouvez, dans cette zone, modifier le nom de la catégorie, mais aussi
indiquer si celle-ci est une catégorie de débit ou de crédit.
Cliquez ensuite sur Appliquer ou Annuler selon que vous voulez
enregistrer les modifications ou non.
11.4 Suppression d'une catégorie ou d'une
sous-catégorie
Vous pouvez décider de supprimer une catégorie ou une sous-catégorie en la
sélectionnant dans la liste de droite et en cliquant sur le bouton
Enlever. Un message d'alerte (voir figure
11.4) vous proposera soit de réaffecter les
opérations de cette (sous-)catégorie à une autre catégorie ou sous-catégorie,
soit de les supprimer purement et simplement.
Attention : tout comme pour les tiers, si vous supprimer une catégorie
qui ne contient pas d'opération, Grisbi la supprimera sans vous demander confirmation.
Figure 11.4: Suppression d'une catégorie
11.5 Les opérations d'une catégorie
Le principe est le même que les opérations sur les tiers (voir 10.5).
11.6 Import et export
Grisbi vous permet d'importer ou d'exporter les catégories d'un fichier de
comptes. Ceci peut être particulièrement utile si vous faites une comptabilité
d'association, puisque Grisbi vous propose par défaut une liste de catégories
de type domestique.
11.6.1 Exporter vos catégories
Pour exporter la liste de vos catégories, il vous suffit de cliquer sur le
bouton Exporter à gauche et une boîte de dialogue vous propose de saisir
le nom et l'emplacement de ce fichier dont l'extension sera .cgsb.
11.6.2 Importer une liste de catégories
Il vous suffit de cliquer sur le bouton Importer et une boite de dialogue
vous demande de saisir le nom du fichier que vous souhaitez importer.
Attention, les nouvelles catégories seront fusionnées avec les anciennes,
il vous appartiendra ensuite de supprimer une à une toutes les catégories que
vous ne voulez pas garder comme expliqué ci-dessus. Grisbi enregistrera alors
les opérations de cette catégorie avec une des nouvelles catégories importées.
Si vous commencez un fichier neuf, vous aurez avantage à supprimer les
catégories existantes avant d'importer la liste.
Chapitre 12 Imputations budgétaires
Grisbi vous permet de répartir vos opérations selon des axes
budgétaires définis dans l'onglet imputations budgétaires. Pour plus
d'informations sur ce qu'est une
imputation budgétaire et comment en tirer le meilleur parti, lisez le paragraphe
18.2.
12.1 La liste des imputations budgétaires
Cette liste (voir figure 12.1) reprend toutes les imputations et sous-imputations de votre fichier par ordre
alphabétique, et affiche également le montant total des opérations affectées à
chaque imputation, à chaque sous-imputation et à chaque compte lorsque plusieurs
comptes sont concernés, et la date de la dernière opération.
De plus, le nombre d'écritures (ou d'opérations) imputées à une (sous-)imputation
est affichée entre parenthèses à la suite de son nom. La suite de la configuration
de l'imputation budgétaire se fait en modification comme expliqué ci-après.
Figure 12.1: Liste des imputations budgétaires
Vous pouvez vous déplacer dans cette liste avec les flèches <Haut> et
<Bas>, puis sélectionner une (sous-)imputation budgétaire avec la barre
d'espace. Ou bien vous pouvez double-cliquer sur la ligne.
Les informations la concernant apparaissent alors dans la zone
d'édition (voir figure 12.2).
Figure 12.2: Imputations budgétaires : zone d'édition/modification
12.2 Création d'une imputation ou sous-imputation
budgétaire
Outre la possibilité de créer une imputation budgétaire dans le formulaire de
saisie d'une opération, vous pouvez aussi en créer directement dans cet onglet
en cliquant sur le bouton Ajouter une imputation. Une boîte de
dialogue (voir figure 12.3)
s'ouvre vous demandant le nom de l'imputation budgétaire. Les autres
informations devront être saisies en modification comme expliqué ci-après.
Attention à bien enregistrer l'imputation avec le bon classement (débit ou
crédit).
Figure 12.3: Imputations budgétaires : création d'une nouvelle imputation
Le bouton Ajouter une sous-imputation
ne devient actif que lorsqu'une imputation
budgétaire est sélectionnée dans la liste des imputations budgétaires.
L'ajout d'une sous-imputation se fait de la même manière que pour
une imputation.
La sous-imputation créée sera alors rattachée à l'imputation sélectionnée.
12.3 Modification d'une imputation ou sous-imputation budgétaire
Vous pouvez, dans la fenêtre Informations, modifier le nom de l'imputation ou la
sous-imputation budgétaire, mais aussi indiquer si c'est une imputation de
type débit ou crédit.
Cliquez ensuite sur Appliquer ou Annuler selon que vous voulez
enregistrer les modifications ou non.
12.4 Suppression d'une imputation ou sous-imputation budgétaire
Vous pouvez décider de supprimer une imputation ou une sous-imputation
budgétaire en la sélectionnant dans la liste de droite et en cliquant sur le
bouton Enlever. Un message d'alerte (voir figure
12.4) vous proposera soit de ré-affecter les
opérations de cette (sous-)imputation à une autre (sous-)imputation budgétaire,
soit de la supprimer purement et simplement.
Figure 12.4: Suppression d'une imputation budgétaire
12.5 Les opérations d'une imputation
budgétaire
Le principe est le même que pour les opérations sur les tiers
(voir 10.5).
12.6 Import et export
Grisbi vous permet d'importer ou d'exporter les imputations budgétaires d'un
fichier de comptes.
12.6.1 Exporter vos imputations budgétaires
Pour exporter la liste de vos imputations budgétaires, il vous suffit de cliquer
sur le bouton Exporter et une boîte de dialogue vous propose de saisir le
nom de ce fichier dont l'extension sera .igsb.
12.6.2 Importer une liste d'imputations budgétaires
Il vous suffit de cliquer sur le bouton Importer et une boîte de dialogue
vous demande de saisir le nom du fichier que vous souhaitez importer.
Attention, les nouvelles imputations seront fusionnées avec les anciennes,
il vous appartiendra ensuite de supprimer une à une toutes les imputations que
vous ne voulez pas garder comme expliqué ci-dessus. Grisbi enregistrera alors
les opérations de cette imputation avec une des nouvelles imputations importées.
Si vous commencez un fichier neuf, vous aurez avantage à supprimer les
catégories existantes avant d'importer la liste.
12.6.3 Fusionner les catégories
Si vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez fusionner les catégories qui se
trouvent dans l'onglet Catégories avec les imputations budgétaires.
Attention : Cette opération est irréversible, vous ne pourrez pas l'annuler.
Grisbi vous alerte pour être sûr que vous ne faites pas une mauvaise manipulation.
La plupart des fonctionnalités de grisbi sont accessibles par le biais
des menus de l'application. Nous détaillons dans ce chapitre leur
fonctionnement.
13.1 Menu Fichier
C'est le menu le plus classique et celui de Grisbi ne déroge pas à la règle.
Vous y trouverez les choix suivants :
- Nouveau fichier de compte : crée un nouveau fichier de compte. Le fichier
courant est donc fermé et un nouveau fichier vide est créé avec un
compte vide. Ne pas confondre avec la création d'un nouveau compte ;
- Ouvrir : raccourci clavier <Ctrl><O> ;
- Enregistrer : raccourci clavier <Ctrl><S> ;
- Enregistrer sous : Grisbi vous propose par défaut le
répertoire courant avec l'extension .gsb ;
- Derniers fichiers : affiche une liste des n derniers fichiers
ouverts avec Grisbi, n étant configurable par le menu
Edition/Paramètres/Fichiers (voir le paragraphe 17.1) ;
- Importer : affiche une liste des différents formats importables.
Le format QIF est supporté en natif par Grisbi. Pour le format OFX, il faut installer
la bibliothèque libofx ;
- Exporter : mêmes remarques que pour l'option Importer ;
- Fermer : raccourci clavier <Ctrl><W> ;
- Quitter : raccourci clavier <Ctrl><Q>.
13.2 Menu Édition
Ce menu comportent les fonctions suivantes :
-
Nouvelle opération
- Supprimer une opération
- Cloner l'opération
- Editer l'opération
Pour Supprimer, Cloner et Editer une opéation, n'oubliez pas de
sélectionner auparavant l'opération sur laquelle vous voulez
appliquer la fonction.
- Convertir l'opération en échéance :
- Déplacer l'opération vers un autre compte :
- Paramètres : vous permez de personnaliser Grisbi
(voir 17).
13.3 Menu Compte
Toutes les fonctions relatives aux comptes :
- Nouveau compte : ouvre une boîte de dialogue de choix du
type de compte à créer, bascule dans l'onglet Comptes, et
affiche les propriétés du compte Sans nom. Il ne vous reste plus qu'à
compléter ;
- Supprimer un compte : ouvre une boîte de dialogue de choix du
compte à supprimer (par défaut celui qui est utilisé dans l'onglet
Opérations). Attention, cette opération est irréversible !
- Comptes clos : affiche la liste des comptes clos et permet de les
ouvrir de nouveau
Si aucun compte n'est clos, ce sous-menu n'est pas actif.
13.4 Menu Etats
Toutes les opérations relatives aux états :
-
Nouvel état (raccourci clavier : <Ctrl><N>) : vous permez de
créer un nouvel état.
- Cloner l'état (raccourci clavier : <Ctrl><C>) : vous permez de
créer un nouvel état identique à l'état sélectionné. Ceci vous permez de créer un
état qui est quasiment le même qu'un état déjà créé en modifiant quelques informations
seulement.
- Imprimer l'état : Vous pourrez choisir d'imprimer vers une imprimante ou
vers un fichier (en Postscript ou en Latex). Vous pouvez également définir la taille
du papier utilisé ainsi que l'orientation de la page (portrait ou paysage).
- Exporter l'état en HTML : Vous pourrez exporter l'état
courant en HTML pour l'afficher dans un navigateur ou l'imprimer si
vous ne souhaitez pas installer LATEX.
- Importer un état : vous permez d'importer un état. Vous devrez alors
renseigner Grisbi sur la localisation de l'état.
- Exporter un état : idem que pour l'importation mais pour l'exportation.
- Effacer l'état : vous permez de supprimer un état après avoir
validé l'avertissement de Grisbi.
- Editer l'état : vous permez de modifier un état.
13.5 Menu Aide
Pour que l'aide fonctionne, il faut avoir renseigné Grisbi sur le
navigateur internet que vous souhaitez utilisé (voir 17.3).
La première partie du menu est standard et la deuxième plus spécifique à Grisbi.
Ce menu comprend les options suivantes :
- Manuel : Vous indique comment récuperer et installer la documentation.
mais si vous lisez ce manuel, c'est vraissemblablement que vous avez réussi à le
télécharger.
- Démarrage rapide : affiche un texte d'aide très succinct pour les impatients ;
- Traduction : affiche un texte succinct vous invitant à nous
aider à l'élargissement de l'internationalisation de Grisbi ;
- A propos... : affiche la classique boîte de dialogue du même nom. Vous
pourez y trouver une présentation de Grisbi, des auteurs, des contributeurs au projet,
ainsi que des liens vers Grisbi et la licence de Grisbi.
- Site web Grisbi : ouvre le navigateur renseigner dans les parmètres de Grisbi
et se connecte au site officiel de Grisbi.
- Signaler un bogue : se connecte au traqueur de bogues du site officiel de Grisbi
pour vous permettre de signaler un bogue que vous auriez découvert. Vous pouvez
également suivre sur cette page l'évolution des corrections apportées aux bogues signalés ;
- Documentation en ligne : se connecte au site de Grisbi1 et affiche la
documentation illustrée. Si vous bénéficiez d'une connexion rapide, vous serez
certains d'avoir la version la plus récente du manuel de l'utilisateur.
- 1
- http://www.grisbi.org
Cet onglet se présente de la façon usuelle, avec une liste à gauche et une
zone d'affichage à droite
(voir figure 14.1).
Bien sûr la liste est vide tant que vous n'avez pas créé d'état.
Une fois que vous aurez créé ou importé des états, il vous suffira de cliquer
sur l'icône de l'état qui vous intéresse pour faire apparaître celui-ci dans
la partie droite.
Figure 14.1: L'onglet des états
14.1 Introduction
Un état représente le statut actuel de vos comptes, formaté selon certains critères.
Vous pouvez par exemple afficher la liste de toutes les dépenses d'un mois
tous comptes confondus ou toutes les opérations d'une catégorie sur une année,
etc. Vous pouvez ajouter et enchaîner pratiquement autant de critères
qu'il y a d'informations décrivant une opération, de façon à obtenir tous
types de représentations imaginables.
Bien entendu, Grisbi intègre déjà un certain nombre d'états pré-formatés que
vous pouvez utiliser tels quels ou bien comme base pour faire les vôtres.
Dans les deux cas, l'opération commence de la même façon. Cliquez sur
le bouton Nouvel état situé dans la partie inférieure de la zone de liste
Ceci a pour effet d'ouvrir une boîte de dialogue
(voir figure 14.2)
vous proposant :
Figure 14.2: Création d'un nouvel état : sélection d'après un modèle
- une liste déroulante des états pré-formatés disponibles. En fin de liste,
le choix État vierge vous permet de créer un état où vous devrez tout
paramétrer vous-même ;
- un court texte expliquant le contenu de l'état.
Sélectionnez le modèle d'état qui vous intéresse, le ou les comptes
concernés et validez. Votre nouvel état est créé, ajouté dans la liste
de gauche et affiché dans la partie droite.
Vous pouvez éventuellement le personnaliser, ne serait-ce que pour lui
donner un nom qui vous convienne mieux.
La création d'états et la personnalisation sont expliquées au chapitre
15.
14.2 Les états pré-formatés
Il y a plusieurs état qui sont pré-formatés :
-
Revenus et dépenses mensuelles du mois précédent (par défaut) ou
du mois en cours.
- Budget annuel.
- Remise de chèque : vous permez de faire un état sur tous les chèques que vous
avez encaissés.
- Recherche : vous permez de faire des recherches pour retrouver une
opération.
- Etat vierge : vous permez de créer un état à partir de rien.
14.3 Cloner l'état
Imaginons que vous ayez créé un état qui vous convienne bien et que vous
souhaitiez maintenant faire le même pour un autre compte. Plutôt que de tout
recommencer, cliquez sur le bouton Cloner l'état et Grisbi dupliquera
votre état (y compris le nom de celui-ci) et ouvrira celui-ci en modification.
La première chose que vous devrez faire sera de lui donner un nouveau nom
(voir le paragraphe 15.3.1).
14.4 Import et export
Outre les états pré-formatés et ceux que vous pouvez créer vous-même, Grisbi
vous permet d'exporter ou d'importer des états créés dans un autre fichier
de comptes.
14.4.1 Exporter vos états
Pour exporter un état, il vous suffit de le sélectionner, puis de cliquer sur
le bouton Exporter (en bas de la partie droite).
et une boîte de dialogue vous propose de saisir le nom du fichier ainsi créé et
dont l'extension sera .egsb. Par défaut, le nom du fichier est celui de
l'état mais vous pouvez modifier ceci.
14.4.2 Importer un état
Même principe que pour l'exportation d'un état.
Vous pouvez ensuite personnalisé le nouvel état importé.
Il est probable que vous ayez au moins à vérifier
si le nom des comptes sélectionnés est correct.
14.5 Modification d'un état
Pour modifier un état ouvert, il suffit de cliquer sur le bouton
Personnaliser l'état (en bas de la partie gauche)
ce qui remplace son affichage par les onglets de paramètrages.
La modification peut se ramener à changer le compte pour lequel vous voulez
établir cet état, mais il peut aussi représenter quelque chose de beaucoup plus
complexe. Pour plus de précisions il est conseillé de lire le chapitre
15.
14.6 Suppression d'un état
Si un état ne vous convient plus, cliquez simplement sur le bouton
Effacer l'état
Grisbi vous demandera confirmation et si vous persistez, l'état disparaîtra.
14.7 Impression d'un état
Attention : pour pouvoir imprimer votre état, LATEXest
requis, ainsi que le support de l'unicode pour LATEX. Voir le site
http://www.unruh.de/DniQ/latex/unicode/ pour télécharger le
support unicode. Certaines distributions incluent ce support de base
dans leurs paquets LATEX, d'autres nécessitent l'installation d'un
paquet supplémentaire comme tetex-unicode pour Fedora ou latex-ucs
pour Debian.
Pour imprimer votre état, cliquez sur le bouton Imprimer situé
sous l'état affiché.
Vous pourrez alors choisir :
-
d'imprimer vers une imprimante. En fait, le document Postscript
produit par Grisbi via LATEXsera envoyé au programme renseigné dans
le champ de texte << Imprimante >>. Il est alors par exemple possible
de modifier ce champ pour envoyer le document à un serveur de fax ou
alors pour passer des paramètres particuliers à la commande
d'impression ;
- d'imprimer dans un fichier (en Postscript ou en LATEX) ;
- la taille de la feuille d'impression parmi une liste de choix possibles ;
- le mode d'orientation (portrait ou paysage) ;
14.8 Export d'un état en HTML
Il est possible d'exporter un état en HTML en sélectionnant
<< Exporter en HTML >> dans le menu << États >> lorsqu'un état est
actif. Grisbi ouvre ensuite une boîte de dialogue permettant de
saisir le nom du fichier HTML qui sera produit. Le fichier HTML est
conforme à la norme XHTML 1.0, ce qui devrait garantir son bon
affichage par les navigateurs modernes. Il est également encodé en
unicode, ce qui peut causer des problèmes auprès des navigateurs web
qui ne sont pas configurés correctement pour auto-détecter le contenu
d'une page web.
Tout ce qui va suivre concerne la création d'un état en partant de rien, mais aussi
la modification d'un état pré-existant. Pour créer ou modifier un état,
vous devez avoir sélectionné un état préformaté et être passé en mode
modification.
L'onglet des états affiche alors les différents onglets
d'édition (voir figure 15.1).
Figure 15.1: Création d'un état : les onglets d'édition
La création d'un état se décompose en trois étapes :
- la sélection des informations que vous souhaitez extraire de votre
fichier de comptes. Par défaut, Grisbi considère que vous désirez utiliser
toutes les opérations de votre fichier. Vous ne devez donc garder que
les opérations qui vous intéressent, en excluant successivement les autres ;
- l'organisation de ces informations. Vous pouvez utiliser jusqu'à
quatre niveaux de regroupement, chacun de ces niveaux étant
imbriqué dans le précédent ;
- l'affichage de ces informations de la façon adéquate (tri, type
d'information affichée, titres de colonnes, etc.).
Une dernière étape, la mise en page, ne concerne pas vraiment la
création de l'état mais simplement son rendu papier.
15.1 Sélection
Vous pouvez filtrer vos opérations selon les critères suivants :
- la date ou l'exercice ;
- le fait que l'opération soit ou non un virement et quel type
de virement ;
- le compte dans lequel l'opération est enregistrée ;
- le tiers (y compris sur une partie du nom) ;
- la zone libre d'information du tiers ;
- la (sous-)catégorie (y compris sur une partie du nom) ;
- la (sous-)imputation budgétaire (y compris sur une partie du nom) ;
- un texte, pouvant se trouver dans :
-
les informations précédentes ;
- les notes ;
- les références bancaires ;
- le numéro de pièce comptable ;
- le numéro de chèque ou de virement ;
- le numéro du rapprochement.
- le montant ;
- le mode de règlement ;
- le fait qu'une opération soit rapprochée ou non ;
L'onglet Sélection des données possède donc logiquement quasiment
autant de sous-onglets
(voir figure 15.2)
que la liste ci-dessus possède d'items.
Figure 15.2: Création d'état : les sous-onglets de l'onglet de sélection
Nous allons maintenant détailler les possibilités de ces options de sélection.
Vous pouvez choisir d'utiliser soit des plages de dates, soit des exercices
si vous en avez défini.
Dates
Figure 15.3: Création d'un état : sélection d'après la date
C'est le choix par défaut. Vous pouvez sélectionner :
- toutes les dates (configuration par défaut) ;
- une plage de dates personnalisée. Dans ce cas, les zones de saisie des
dates initiale et finale situées dans le bas de l'onglet deviennent actives ;
- des plages de dates prédéfinies qui vous permettent d'avoir un état
valable en permanence sans être obliger de ressaisir à chaque fois les dates
initiale et finale. Ces plages sont : Toutes, Personnalisé, Cumul à ce jour, Mois en cours
Année en cours, Cumul mensuel, Cumul annuel, Mois précédent, Année précédente,
30 derniers jours, 3 derniers mois, 6 derniers mois et 12 derniers mois.
Exercices
Figure 15.4: Création d'un état : sélection d'après les exercices
Si vous décidez de sélectionner vos opérations par exercice, vous devrez cocher
la case correspondante (Utiliser les exercices), le choix par défaut étant
de sélectionner les opérations par dates. Pour tout savoir sur les exercices,
lisez le paragraphe 18.8.
Vous pouvez sélectionner :
- tous les exercices. Ce choix est intéressant si vous décidez ensuite de
séparer les opérations par exercices lors de l'affichage de l'état (voir le
paragraphe 15.2 relatif à l'organisation des données
dans l'état) ;
- l'exercice courant ou l'exercice précédent, ce qui vous permet d'avoir des
états qui seront toujours valables malgré les changements d'exercices ;
- vous pouvez enfin sélectionner un ou plusieurs des exercices définis dans
votre fichier de comptes. Pour les (dé)selectionner, il vous suffit de cliquer
sur leur nom dans la liste.
Figure 15.5: Création d'un état : sélection d'après les virements
Vous choisissez ici la façon dont votre état traitera les opérations de virement
entre comptes.
Vous pouvez :
- Ne pas inclure les virements : aucune des opérations de virement
entre vos comptes ne sera incluse dans cet état. Cette option est intéressante
si vous faites un état comportant tous les comptes ;
- Inclure les virements de ou vers les comptes d'actif ou de passif :
ces comptes étant normalement utilisés pour vos créances et dettes (emprunts,
prêts, etc.), il peut être intéressant de conserver ces virements dans votre
état ;
- Inclure les virements de ou vers les comptes ne figurant pas dans
l'état : c'est le choix par défaut, il vous permet d'éliminer les virements
entre comptes figurant dans l'état ;
- Inclure les virements de ou vers les comptes que vous conserver
dans l'état. Il vous suffit alors de sélectionner individuellement les comptes
pour lesquels vous souhaitez conserver les virements en cliquant sur le nom des
comptes pour les (dé)sélectionner, ou en utilisant les boutons situés dans la
partie gauche de la fenêtre qui vous permettent de faire des sélections par
type de compte :
Sélectionner tout ;
- Déselectionner tout ;
- Sélectionner les comptes bancaires ;
- Sélectionner les comptes de caisse ;
- Sélectionner les comptes d'actif ;
- Sélectionner les comptes de passif.
- Exclure les opérations qui ne sont pas des virements. Ceci vous
permet par exemple de vérifier que tous vos virements s'équilibrent (le solde
de l'état devra dans ce cas être égal à zéro).
Figure 15.6: Création d'un état : sélection d'après les comptes
Si vous décidez de sélectionner vos opérations en fonction des comptes où elles
ont été enregistrées, vous devez cocher la case Sélectionner les
opérations uniquement sur certains comptes qui par défaut ne l'est pas.
Ceci rendra active la liste des comptes de votre fichier, ainsi que les boutons
de sélection par type de comptes. Les sélections se font de la même façon que
pour l'onglet des Virements.
Figure 15.7: Création d'un état : sélection d'après les tiers
Dans cet onglet vous pouvez, si vous cochez la case Détailler les tiers
utilisés, sélectionner vos opérations en fonction du tiers avec lequel elles
ont été enregistrées. La liste qui apparaît vous permet de (dé)sélectionner
les tiers individuellement avec un clic gauche, les boutons
Sélectionner tout et Déselectionner tout vous permettant
d'accélérer cette (dé)sélection.
Figure 15.8: Création d'un état : sélection d'après les catégories
L'onglet Catégories fonctionne comme celui des tiers avec une lègère
différence : vous pouvez en plus utiliser les boutons Catégories de
recettes et Catégories de dépenses. Vous pouvez également cocher la case
Exclure les opérations sans catégories. Si vous avez choisi d'avoir des
opérations de ce genre, cela peut vous être utile.
15.1.6 Imputations budgétaires
Figure 15.9: Création d'un état : sélection d'après les imputations budgétaires
Est-il besoin de l'écrire ? C'est exactement le même principe que l'onglet
Catégories...
Figure 15.10: Création d'un état : sélection d'après le texte
Voici un onglet qui va vous permettre des sélections intéressantes. En effet,
il vous autorise à sélectionner des opérations par rapport au texte contenu
dans les champs suivants :
- le tiers ;
- l'information du tiers ;
- la (sous-)catégorie ;
- la (sous-)imputation budgétaire ;
- les notes ;
- la référence bancaire ;
- la pièce comptable ;
- le numéro de chèque ;
- le numéro de rapprochement.
Ne soyez pas surpris si les numéros de chèques, de pièce comptable et de
rapprochement sont aussi considérés comme du texte. Ils sont en effet
enregistrés comme tel dans votre fichier de compte. D'une part leur
signification n'est pas purement numérique (vous ne chercherez jamais à les
additionner ou les multiplier, n'est-ce-pas ?) et d'autre part, il n'est pas
impossible qu'ils puissent contenir des lettres.
Selon que vous voudrez utiliser des opérateurs alpha-numériques ou purement
numériques pour comparer le contenu des champs pré-cités à la valeur que vous
entrerez dans la zone prévue à cet effet, vous devrez utiliser l'une ou l'autre
des deux lignes présentes dans la fenêtre. La première concerne les comparaisons
alpha-numériques et propose les opérateurs suivants :
- contient ;
- ne contient pas ;
- commence par ;
- se termine par ;
- est vide ;
- est non vide.
La seconde concerne les comparaisons purement numériques et propose les
opérateurs suivants :
- est égal à ;
- est inférieur à ;
- est inférieur ou égal à ;
- supérieur à ;
- supérieur ou égal à ;
- différent de ;
- le plus grand.
Après avoir sélectionné le champ sur lequel effectuer la comparaison dans la
liste déroulante initiale, vous devez sélectionner la ligne des opérateurs,
puis saisir la valeur ou la chaine de caractères (le texte) à comparer.
Vous remarquerez que dans la ligne des opérateurs numériques, il est possible
de faire une double saisie, de façon à pouvoir par exemple sélectionner une
valeur supérieure ou égale à un nombre donné sauf les valeurs égales à un autre
nombre.
Les opérateurs de concaténation sont :
- et ;
- ou ;
- sauf ;
- stop (qui est le choix par défaut, et qui signifie qu'il n'y a pas d'autre
critère à appliquer).
Notez bien que Grisbi ne fera pas de contrôle de cohérence sur vos critères.
Si vous voulez sélectionner les opérations dont le numéro de relevé est
supérieur ou égal à 20 sauf celles dont le numéro de relevé est supérieur ou
égal à 5, vous obtiendrez un état vide, tout simplement.
Si vous voulez utiliser un critère de sélection supplémentaire, vous devez
alors cliquer sur le bouton Ajouter à la fin de la dernière ligne, et ce
autant de fois que nécessaire. Les opérateurs de concaténation sont les mêmes
que précédemment sauf le stop qui n'a pas de raison d'être ici.
Si vous constatez qu'un critère n'est plus judicieux, vous pouvez le supprimer
tout simplement en cliquant en fin de ligne sur le bouton Retirer.
Figure 15.11: Création d'un état : sélection d'après le montant
L'onglet de sélection d'après les montants reprend une partie de l'onglet
Textes, à savoir qu'une fois que vous avez coché la case idoine, vous
pouvez utiliser de la même façon les opérateurs numériques suivants :
- est égal à ;
- est inférieur à ;
- est inférieur ou égal à ;
- supérieur à ;
- supérieur ou égal à ;
- différent de ;
- nul ;
- non nul ;
- positif ;
- négatif.
La concaténation des critères supplémentaires est en tout point semblable à
l'onglet Textes.
Vous pouvez en outre décider d'exclure de l'état les opérations dont le montant
est nul tout simplement en cochant la case située en bas de la fenêtre sans
devoir écrire une ligne de critères (ce critère étant le plus fréquent, il était
judicieux qu'il bénéficie d'un raccourci).
15.1.9 Mode de réglement
Figure 15.12: Création d'un état : sélection d'après le mode de paiement
Après avoir coché la case Sélectionner les opérations en fonction des
modes de réglèments, la liste des modes de règlements définis pour votre
fichier de comptes devient active et vous pouvez (dé)sélectionner ceux que vous
voulez inclure dans l'état avec un clic gauche.
Figure 15.13: Création d'un état : autres sélections
Vous avez accès ici à des critères sur les opérations rapprochées et ventilées
Opérations rapprochées
En cochant la case adéquate, vous pouvez choisir de sélectionner :
- toutes les opérations ;
- les opérations non rapprochées uniquement ;
- les opérations rapprochées uniquement.
Opérations ventilées
En cliquant sur la case, vous choisirez de ne pas détailler les opérations
ventilées. Elles le sont par défaut.
15.2 Organisation
15.2.1 Niveaux de regroupement
Organiser vos opérations signifie les regrouper selon différents niveaux.
Vous pouvez utiliser jusqu'à quatre niveaux de regroupement imbriqués.
Vos opérations peuvent donc être regroupées selon :
- les catégories ;
- les imputations budgétaires ;
- les tiers ;
- les comptes.
La première chose à faire est de déterminer quels sont les niveaux que vous
souhaitez utiliser parmi les quatre disponibles. Il est rare qu'ils soient tous
les quatre nécessaires. Il se peut tout-à-fait que vous désirez n'en utiliser
aucun. Pour utiliser un niveau, il suffit tout simplement de cocher la case
correspondante.
Figure 15.14: Création d'un état : organisation des données
Par défaut, aucun niveau n'est sélectionné, et l'ordre est celui indiqué
ci-dessus. Ce qui veut dire que si vous sélectionnez les quatre niveaux et que
vous gardiez l'ordre par défaut, vos opérations seraient regroupées, au plus
haut niveau, par catégories. À l'intérieur de chaque catégorie, les opérations
seraient regroupées par imputation budgétaire, à l'intérieur de chaque
imputation budgétaire, par tiers, et enfin à l'intérieur de chaque tiers,
par compte.
Pour modifier l'ordre par défaut, il suffit de sélectionner le niveau à déplacer
avec la souris et de cliquer sur les flèches Haut ou Bas. Répétez
l'opération autant de fois que nécessaire.
Il est bien évident que seuls les niveaux sélectionnés doivent être correctement
positionnés, les autres n'ont aucune importance.
15.2.2 Séparation des opérations
Vous pouvez aussi choisir de séparer ou regrouper vos opérations de la façon
suivante :
- Séparer ou non les opérations par recettes ou dépenses. Par défaut,
les opérations de recettes et de dépenses sont séparées.
- Séparer ou non les opérations par exercice. Cette option n'est disponible
que si vous avez choisi de sélectionner les opérations selon les exercices dans
l'onglet Sélection/Dates ;
- Séparer les résultats par période. Vous avez le choix entre les périodes
suivantes :
Là aussi, il vous suffira de cocher les cases qui vous intéressent.
Enfin, vous pouvez définir le premier jour de la semaine si vous souhaitez
séparer vos opérations par semaine. Ne lésinons pas sur les moyens, vous pouvez
choisir n'importe quel jour pour débuter votre semaine !
15.3 Affichage
Cet onglet vous permet de définir la façon dont les données sélectionnées et
organisées seront affichées.
Il comprend les quatre sous-onglets
suivants (voir figure 15.15) :
- Généralités ;
- Titres ;
- Opérations ;
- Devise.
Figure 15.15: Création d'état : les sous-onglets de l'onglet d'affichage
Figure 15.16: Création d'un état : sous onglet général de l'affichage
Vous définissez dans cet onglet :
- le nom de l'état : il est à votre entière convenance ;
- l'affichage du nombre d'opérations avec les totaux. Cela signifie que si
vous cochez cette case, à chaque fois que l'état affichera un total ou
sous-total, il affichera à gauche de celui-ci et entre parenthèses le nombre
d'opérations correspondantes ;
- l'inclusion de cet état dans la liste des tiers du formulaire des
opérations : cette case est la case magique pour les trésoriers
d'associations, mais elle peut certainement rendre service aux autres
utilisateurs. Si la case est cochée, Grisbi affiche le nom de l'état à
la fin de la liste déroulante des tiers du formulaire de saisie des opérations.
Si vous passez une opération avec ce nom d'état comme tiers, Grisbi
enregistrera l'opération pour tous les tiers sélectionnés dans
l'état. Quel intérêt ? Pouvoir notamment saisir en une seule fois
un appel à cotisation pour 200 adhérents, et plus généralement toute
opération devant être répétée pour une liste plus ou moins longue de
tiers avec exactement le même montant, la même catégorie, etc.
Dans ce cas, il vous suffit de créer l'état qui listera tous les tiers qui vous
intéressent, et le tour est joué.
Figure 15.17: Création d'un état : affichage des titres
Ce sous-onglet dépend étroitement des choix de regroupement que vous avez fait
dans l'onglet Organisation. En effet, seuls les niveaux sélectionnés
seront actifs, les autres sont grisés.
Cocher une des cases actives a pour effet d'afficher l'information
correspondante dans le titre ou dans le pied du niveau de regroupement. Les noms
sont bien évidemment dans le titre et les sous-totaux dans le pied.
Vous pouvez choisir d'afficher :
- pour les comptes :
le nom du compte ;
- un sous-total à chaque changement de compte.
- pour les tiers :
le nom du tiers ;
- un sous total à chaque changement de tiers.
- pour les catégories :
un sous-total à chaque changement de catégorie ;
- les sous-catégories ;
- le nom de la sous-catégorie ;
- un sous-total à chaque changement de sous-catégorie ;
- Pas de sous-catégorie si elle est absente
(par défaut cette mention n'est pas affichée).
- pour les imputations budgétaires :
un sous-total à chaque changement d'imputation ;
- les sous-imputations ;
- le nom de la sous-imputation ;
- un sous-total à chaque changement de sous-imputation ;
- Pas de sous-imputation si elle est absente
(par défaut cette mention n'est pas affichée).
Figure 15.18: Création d'un état : affichage des opérations
Dans cet onglet, vous pouvez déterminer la façon dont les opérations
sélectionnées seront affichées.
Informations
Vous pouvez choisir quelles informations seront affichées en cochant la case
correspondante. Cette case a une action globale et (dés)active simultanément
toutes les informations. C'est bien utile pour passer d'un état affichant les
informations à un état ne les affichant pas.
Si vous vous interrogez sur l'utilité d'un état sans opérations, pensez
que cela ne veut pas dire qu'il n'affichera rien. Vous pouvez avoir un
état affichant uniquement les imputations et sous-imputations
budgétaires. Cet état s'appelle Budget.
Si vous décidez d'afficher les opérations, vous pouvez alors sélectionner
individuellement chaque information devant être affichée.
Nous ne détaillerons pas ces informations de nouveau, ce sont celles qui sont
listées dans le paragraphe 6.3.
Titres de colonnes
Ensuite, vous pouvez décider d'afficher un titre de colonne pour chaque
information affichée, en cochant la case correspondante. Si vous affichez
les titres de colonnes, vous pouvez encore choisir si ces titres seront indiqués
une seule fois en haut de l'état, ou bien répétés à chaque changement de section
(ou niveau de regroupement).
Classement
Vous pouvez aussi déterminer de quelle façon les opérations seront classées à
l'intérieur de chaque section. Par défaut, c'est la date de l'opération qui est
utilisée mais vous pouvez utiliser toutes les autres informations comme critère
de tri, de façon à obtenir un état trié par tiers, ou par numéro de chèque
par exemple.
Interactivité
Enfin, vous disposez d'une case à cocher (non cochée par défaut) qui vous permet
de rendre les opérations de l'état interactives.
Lorsque vous passerez le curseur de votre souris au-dessus, elles changeront de
couleur (toutes les informations sont devenues interactives), et si vous cliquez
sur l'une de ces informations, vous vous retrouverez dans l'onglet
Opérations positionné sur cette opération.
Ceci peut vous permettre de faire des recherches très poussées, vu la
multiplicité des options de création des états. Ceci peut aussi tout simplement
vous permettre de corriger facilement une opération si vous constatez en lisant
votre état qu'une information est erronée.
Par contre, cette option ralenti le temps de création de l'état, n'en abusez
donc pas, à moins que votre machine soit suffisamment puissante pour vous le
permettre.
Figure 15.19: Création d'un état : choix des devises
Les montants des opérations sont affichés dans la devise où elles ont été
enregistrées, mais le total est fait dans une seule devise que vous pouvez
choisir ici. Il faut bien sûr que vous ayez au préalable créé cette devise (voir
17.5.1). Donc méfiez-vous, il n'est parfois pas possible de
vérifier le total d'une addition car ses différentes composantes ne sont pas
forcément dans la même devise...
Vous pouvez choisir la devise pour les totaux suivants :
- Totaux généraux ;
- Tiers ;
- Catégories ;
- Imputations budgétaires ;
- Comparaisons de montant.
Il est plus que probable que vous ne choisirez qu'une seule et même devise pour
tous ces totaux, mais qui peut le plus peut le moins.
Grisbi fourni deux méthodes de recherche d'opérations.
16.1 Recherche simple par tiers, catégorie ou imputation budgétaire
Si vous recherchez une opération pour un tiers, une catégorie ou une imputation budgétaire donné,
vous pouvez déjà commencer par aller dans l'onglet correspondant et afficher les opérations de
celui ou celle qui vous intéresse. Un double-clic vous emmenera directement dans l'opération
recherchée. Pour plus de précisions reportez-vous respectivement aux
paragraphes 10.5, 11.5
ou 12.5.
16.2 Recherche élaborée
Si la méthode ci-dessus ne convient pas, il vous reste à créer un état spécifique à cette
recherche. Vous pouvez utiliser l'état pré-formaté Recherche pour ceci. Il vous
affichera toutes les informations pour toutes les opérations de tous les comptes pour
l'année en cours. Les opérations sont interactives par défaut.
Il vous faudra probablement modifier le choix de la date, et préciser d'autres critères,
tels le montant ou une chaine de caractères à rechercher. Attention, si vous
sélectionnez "Toutes les dates" la génération de l'état risque d'être assez longue.
Pour savoir comment utiliser les critères de sélection des opérations, lisez le
paragraphe 15.1.
Toutes les options qui suivent sont accessibles par le menu
Edition rubrique Paramètres.
Vous avez accès à de nombreux paramètres pour configurer Grisbi que
nous allons énumérés ci-dessous.
17.1 Fichiers
Cet onglet permet de définir la façon dont Grisbi utilise vos fichiers de
comptes (voir figure 17.1).
Figure 17.1: Configuration des fichiers
Gestion des fichiers de comptes
On peut y configurer :
- le chargement automatique ou non du dernier fichier utilisé (par défaut,
Grisbi charge automatiquement le dernier modifié) ;
- l'enregistrement automatique ou non lors de la fermeture du fichier ou du
programme (par défaut, Grisbi n'enregistre pas automatiquement le fichier s'il a
été modifié et vous demandera donc de le faire) ;
- Grisbi permettant à plusieurs utilisateurs d'avoir accès au même fichier
(non pas simultanément mais successivement), il vous est possible de décider si
vous voulez forcer l'enregistrement ou si vous voulez ne pouvoir enregistrer que
si le fichier n'est pas utilisé par un autre utilisateur ;
- le taux de compression de votre fichier de comptes ainsi que celui de la
sauvegarde. La compression vous permet d'avoir un fichier moins volumineux mais
dans ce cas, celui-ci ne sera plus lisible avec un éditeur de texte.
- le nombre des derniers fichiers ouverts accessibles par le menu
Fichier/Derniers fichiers ;
Sauvegardes
Vous pouvez :
-
choisir la sauvegarde à l'ouverture du fichier, avec
extention automatique du nom de fichier, mais cette sauvegarde s'effectuera
à la racine de votre répertoire personnel ;
- faire une sauvegarde automatique. Dans ce cas, il vous
faudra indiquer un nom de fichier de sauvegarde ainsi que son chemin d'accès.
- régler le niveau de compression de la sauvegarde.
17.2 Importer
Dans cette onglet, vous pouvez chercher des opérations
n jours autour de votre date de l'opération importée.
Figure 17.2: Configuration des opérations planifiées
17.3 Programmes
Vous devez renseigner Grisbi pour pouvoir imprimer les états
via Latex.
Figure 17.3: Configuration des opérations planifiées
Imprimer l'état
Vous devez entrer :
-
la commande souhaitée pour Latex (latex par défaut)
- la commande souhaitée pour dvips (dvips par défaut)
- le nom de votre navigateur internet. Vous devrez certainement
indiquer le chemin complet vers le fichier exécutable si vous rencontrez
des problèmes.
17.4 Affichage
Cet onglet est très important puisqu'il permet de définir toutes les préférences
d'affichage dans Grisbi. Il se répartit en plusieurs sous-onglets.
17.4.1 Polices et logo
Figure 17.4: Modification Polices et Logo
Vous pouvez modifier la police et le logo utilisé (voir figure
17.4) .
Logo de Grisbi
Figure 17.5: Changer le logo
-
Vous pouvez utiliser ou non le logo de Grisbi (ou un autre) en (dé)cochant
le bouton radio Utiliser le logo
- Vous pouvez modifier le logo qui apparaît dans la page d'accueil de Grisbi.
Cette option est surtout intéressante pour les trésoriers d'associations
(ou assimilés) qui pourront ainsi imprimer des états avec le logo
de leur association au lieu de celui de Grisbi. Vous pouvez changer le logo en
cliquant dessus et en choisissant un nouveau logo
(voir figure 17.5).
- Vous pouvez modifier l'animation d'accueil en cliquant sur le logo et
en choisissant une nouvelle animation de la même manière que pour changer
de logo.
Polices
Figure 17.6: Modifier la police
Pour changer la police dans Grisbi ;
-
Cliquez sur le nom de la police actuelle. Une nouvelle fenêtre
apparaît (voir figure 17.6)
- Sélectionnez la police que vous voulez et validez.
17.4.2 Messages et alertes
Figure 17.7: Modifier les Messages et alertes
Dans cette section vous pouvez modifier les messages et les alertes
que vous renvoie Grisbi (voir figure
17.7) .
Messages d'alertes
Vous pouvez :
-
Vous faire avertir ou non si les seuils minimums des comptes sont atteints
- Vous faire avertir ou non lorsque le fichier de compte est
ouvert par quelqu'un d'autre que vous
- Vous faire avertir ou non lorsque le fichier est déjà ouvert
- Vous faire avertir ou non que le format QIF ne contient
pas de devises
Alertes de l'échéancier
Renseignez ici le nombre de jours précédant le rappel d'une échéance.
17.4.3 Adresses et titres
Figure 17.8: Modifier les Messages et alertes
-
Vous pouvez modifier le nom du fichier de compte que vous
utilisez (voir figure 17.8).
- Vous pouvez indiquer deux adresses différentes pour le nom
du compte.
17.4.4 Formulaire de saisie d'opérations
Cet onglet vous permet de modifier les actions sur dans les
opérations (voir figure 17.9).
Figure 17.9: Modifier les paramètres de saisie
Presser ENTREE dans le formulaire de sasie d'opérations
Affecte la touche <Entrée> :
-
soit à la sélection du prochain champ
- soit à la validation de l'opération (par défaut)
Champs affichés
Vous permez d'indiquer les champs que vous voulez voir ou pas parmi :
-
N° opération : le numéro de l'opération est un numéro d'ordre généré par Grisbi.
Pour vous permettre de retrouver afficher cette information et la reporter
sur votre pièce comptable (et bien
évidemment la classer ensuite selon ce numéro) ;
- Date de valeur : la date de valeur est la date à laquelle la banque
comptabilise effectivement l'opération. C'est à dire que c'est cette date
qui fait foi pour le calcul des intérêts et des agios.
- Exercices : si vous voulez distinguer vos opérations
dans vos états, non par rapport à la date sous laquelle vous les enregistrez mais
par rapport à la période comptable à laquelle elles appartiennent réellement,
utilisez les exercices (voir le paragraphe 17.5.3 pour la
configuration et le paragraphe 18.8 pour l'intérêt
d'utiliser les exercices) ;
- Imputations budgétaires : si vous voulez faire une
comptabilité précise, vous avez tout intérêt à utiliser les imputations
budgétaires. Si ce que vous faisiez jusqu'à maintenant vous convient, et si vous
n'avez pas envie de vous casser la tête, ne cochez pas cette case. En tout état
de cause, prenez tout de même la peine de lire le paragraphe consacré à ce sujet
(voir le chapitre 12) ;
- Pièces comptables : vous permet de saisir
un numéro de pièce comptable (numéro de votre facture de téléphone, ou
autre). Il s'agit d'enregistrer dans Grisbi le numéro qui est sur votre facture,
et non l'inverse comme dans le premier cas ;
- Informations Banque/Guichet : si vous recevez
beaucoup de chèques, Grisbi vous permet, moyennant la création d'un compte
Chèques à l'encaissement (voir le paragraphe 18.6), de
pouvoir imprimer directement votre bordereau de remise de chèques (prévu
pour la prochaine version). Il vous faudra indiquer dans cette zone du
formulaire de saisie le nom de la banque et du guichet du chèque que vous
encaissez afin que le bordereau soit correctement créé. Vous pouvez aussi
utiliser ces informations même si vous ne comptez pas imprimer de bordereau de
remise ;
Par défaut, utiliser l'exercice
Vous permez de sélectionner par défaut l'exercice que vous voulez :
-
Soit le dernier exercice sélectionné devient l'exercice par défaut dans Grisbi ;
- Soit l'exercice par défaut est l'exercice correspondant à la date entrée ;
17.4.5 Cellules de la liste des opérations
Cet onglet
(voir figure 17.10)
vous permet de personnaliser totalement l'affichage des
opérations dans leur onglet.
Figure 17.10: Configuration de l'affichage des opérations
Vous pouvez définir :
- les informations qui seront affichées ou non dans la fenêtre (et
non dans le formulaire comme pour
l'onglet Formulaire de saisie d'opération) ;
- l'emplacement (ligne et colonne) où elles seront affichées ;
- la largeur des colonnes ;
- la portée (locale ou globale) des icônes d'affichage ;
- les lignes qui s'affichent quand vous cliquez sur
les icônes situées en haut de l'onglet Opérations.
Prévisualisation de la liste des opérations
-
Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en cliquant entre deux
colonnes sans relacher et en déplaçant le séparateur avec la souris.
- Dans le tableau, vous pouvez réorganiser les items en fonction de
vos préférences de manière très simple : cliquez (sans relacher) sur un
item est faites-le glisser vers l'endroit désiré.
- Vous aurez remarqué qu'il y a plusieurs lignes dans ce tableau :
chaque ligne représente la position (en ligne) que l'item aura dans
l'affichage des opérations. Selon votre choix (à l'aide des icônes
dans l'onglet Opérations), vous pouvez afficher une, deux, trois lignes.
À noter que le titre d'une colonne reprend le libellé de l'information
située sur la première ligne, bien que cela n'apparaisse pas dans le
tableau.
Contenu de la liste des opérations
-
Vous pouvez choisir ici les informations que vous souhaitez voir affichées.
Cliquez sur un item pour le (dé)sélectionner dans le tableau. L'item
apparaît dans le tableau à la première case vide en commençant par la première
ligne. Vous pourrez ensuite le changer de place comme nous l'avons vu dans
la section précédente.
- Vous pouvez indiquer à Grisbi d'ajuster la taille des colonnes dans les
mêmes proportions que dans le tableau de prévisualisation en cochant
la case adéquate. Je vous conseille plus de définir la taille des colonnes
directement dans l'onglet Opérations de la même manière qu'ici.
- Vous pouvez demander à Grisbi de retenir ou non la taille des colonnes
pour chaque compte. En cochant cette case, vous demandez également à Grisbi de
retenir pour chaque compte le nombre de lignes affichées dans l'onglet Opération
(voir 6.2).
- Le dernier bouton permet, comme son nom l'indique, de rétablir
les réglages par défaut.
17.4.6 Liste des opérations
Modes d'affichage
Vous pouvez indiquer ici de manière simple l'ordre d'affichage
des items sélectionnés selon que vous désirez un affichage à
une, deux ou trois lignes (à l'aide des icônes présents en haut
dans l'onglet Opérations). Les lignes sont indiquées en
fonction de ce que vous avez saisi dans l'onglet "Cellules de la
liste des opérations" dans les paramètres de Grisbi.
Trier la liste d'opérations
Vous avez le choix entre :
-
un tri en fonction de la date de valeur
- un tri en fonction de la date d'opération
Vous pouvez indiqué également à Grisbi de regrouper ou pas
les opérations marquées.
17.4.7 Rapprochement
Vous pouvez définir l'ordre d'affichage des opérations des comptes
dans la liste des comptes. Sélectionnez un type d'opération et
cliqez sur les bouton Monter ou Descendre à droite.
17.4.8 Configuration de l'affichage des informations d'une opération
Dans la partie centrale vous trouverez, sous forme de cases à cocher, la liste
des comptes que vous voulez trier par dates.
17.5 Ressources
Figure 17.11: Configuration des devises
Vous pouvez dans cet onglet (voir figure
17.11) ajouter ou supprimer des devises, et leur
attribuer le symbole que vous souhaitez. Par exemple, si votre système le permet,
vous pouvez saisir <AltGr><e> pour l'euro. Vous pouvez aussi indiquer si
les devises passeront à l'Euro lorsque vous choisirez de basculer la tenue d'un
compte dans cette monnaie.
Vous pouvez également enregistrer le taux de change de cette devise.
Si vous essayez de supprimer une devise utilisée dans un compte, Grisbi
refusera.
Si la devise que vous créez n'est pas dans la zone Euro, il vous suffit de
décocher l'option, et Grisbi ne vous permettra pas de saisir un taux de change
fixe. Ce taux vous sera demandé à chaque opération enregistrée dans cette
devise.
Pour information, le tableau ci-dessous reprend les taux de conversion en Euro
des monnaies participantes. Depuis le 1er janvier 1999, ces taux sont fixés de
manière définitive et irrévocable. Le tableau exprime la valeur de 1 Euro dans
chaque monnaie. Cette valeur se compose d'une séquence de six chiffres
significatifs (par exemple : 1 EUR = xx,xxxx BEF).
Devise |
Abréviation |
Taux |
Franc belge |
BEF |
40,3400 |
Schilling autrichien |
ATS |
13,7603 |
Mark allemand |
DEM |
1,95583 |
Peseta espagnole |
ESP |
166,386 |
Mark finlandais |
FIM |
5,94573 |
Franc français |
FRF |
6,55957 |
Livre irlandaise |
IEP |
0,78756 |
Lire italienne |
ITL |
1936,27 |
Franc luxembourgeois |
LUF |
40,3399 |
Florin néerlandais |
NLG |
2,20371 |
Escudo portugais |
PTE |
200,482 |
Drachme grecque |
GRD |
340,750 |
Vous pouvez ici (voir figure 17.12) ajouter ou supprimer des établissements bancaires et saisir un certain nombre
d'informations (nom, adresse, etc.) et également le code banque (c'est celui qui
sera affiché dans les propriétés du compte).
Figure 17.12: Configuration des établissements financiers
Figure 17.13: Configuration des exercices
Cet onglet (voir figure 17.13) se
divise en deux parties :
Exercices définis
- à gauche : la liste des exercices ;
- à droite un bouton pour ajouter un exercice,
un bouton pour supprimer l'exercice sélectionné dans la liste et
un bouton pour attribuer automatiquement un exercice à toutes les
opérations qui en sont dépourvues en fonction de la date de l'opération. C'est
le bouton magique pour un fichier importé d'une ancienne version (ou au
format QIF) ;
Détails sur l'exercice
Vous pouvez modifier :
- le nom de l'exercice (aucune contrainte, vous pouvez inventer ce que
vous voulez : par exemple 2002, 2003, mais aussi 2002-2003 ou encore 2002-07) ;
- les dates de début et de fin de l'exercice. Attention à ne pas faire
chevaucher les exercices ;
- une case à cocher pour afficher l'exercice dans la liste du formulaire de
saisie des opérations. Vous pouvez ainsi désactiver l'affichage des anciens
exercices. Si vous rappelez, dans le formulaire de saisie des opérations, une
opération dont l'exercice n'est plus affiché, la mention Non affiché
apparaîtra à la place du libellé de l'exercice ;
17.6 Modes de réglement
Cet onglet (voir figure 17.14) vous permet
de configurer les différents modes de paiement disponibles dans Grisbi, compte
par compte, et donc apparaissant dans la liste déroulante du formulaire de
saisie des opérations.
Figure 17.14: Configuration des modes de paiement
Modes de réglement définis
C'est la partie haute de l'onglet. Vous voyez ici la liste de tous vos comptes
(dans l'ordre où ils ont été créés et non celui où ils sont affichés) précédés
d'une petite flèche. Un clic sur cette flèche ouvre ou
referme la liste des catégories d'opérations disponibles :
- débit : précédé de (-) ;
- crédit : précédé de (+) ;
- virement : un virement bancaire peut être entrant ou sortant. Ce mode doit
donc être proposé tant au débit qu'au crédit. Grisbi considère qu'il est neutre.
Par ailleurs, le bouton Ajouter est devenu actif (en fait, il le devient
dès qu'un compte est sélectionné) ce qui vous permet d'ajouter un
nouveau mode de paiement.
Pour créer un nouveau mode de paiement :
-
Sélectionnez le compte pour lequel vous voulez créer un nouveau mode
de paiement. Le bouton Ajouter devient actif. Cliquez dessus.
- Un nouveau mode (appelé Nouveau mode de réglement) apparaît
à la fin de la liste des modes. Cliquez sur ce mode et la partie centrale devient
active. Il vous suffit de paramétrer ce nouveau mode.
Si vous cliquez sur la flèche placée devant débit ou crédit,
vous déroulerez la liste des modes
de paiement disponibles pour ces comptes. Vous constaterez que l'un d'eux
est suivi d'un rond dans la colonne Défaut, ce qui veut logiquement
dire qu'à chaque nouvelle opération dans ce compte, la liste des modes
de paiement sera positionnée par défaut sur ce mode.
Si vous cliquez maintenant sur un des modes de paiement, vous constatez que
la partie basse de l'onglet affiche un certain nombre de renseignements sur
ce mode :
Détails sur le mode de réglement
- Nom : C'est le nom du mode de paiement, que vous pouvez modifier à
volonté. Attention cependant à la longueur ;
- Une case à cocher Activer précédée d'une zone de
saisie. Si vous cochez cette case, Grisbi incrémentera automatiquement la
numérotation du contenu de la zone de saisie nommée n° chèque/virement
du formulaire de saisie des opérations. L'application évidente de cette
fonctionnalité est la numérotation automatique des chèques, mais tous les modes
de paiement peuvent bénéficier de cette option. À vous d'imaginer ce que vous
pouvez en faire (vous pouvez numéroter automatiquement vos remises de chèques,
par exemple) ;
- Une liste déroulante vous permettant de définir le classement de ce mode
de paiement : débit, crédit ou neutre (en général les virements sont neutres
mais vous pouvez en inventer d'autres) ;
Ce chapitre regroupe un certain nombre d'astuces pouvant vous permettre
d'utiliser Grisbi de façon encore plus efficace.
18.1 Les tiers et les catégories
Les utilisateurs de logiciels de comptabilité personnelle font parfois
l'amalgame entre tiers et catégorie.
La distinction de base est simple :
- le tiers est celui avec qui on a la relation financière (un fournisseur ou un client) ;
- la catégorie définit les raisons de cette relation.
En gros, qui et pourquoi...
Bien sûr si vous changez de fournisseur sans cesse, vous pouvez créer un
fournisseur générique (ex: Station-service) mais votre comptabilité sera
moins précise.
Outre ces tiers, peuvent aussi exister ceux que l'on pourrait appeler des
tiers financiers.
Exemple : vous faites un virement de compte à compte. Dans ce cas il est
intéressant de créer un tiers spécifique pour ce genre d'opération, par exemple
Alimentation des comptes d'épargne, ou bien Remise de chèques
(voir ci-après) ou encore Régularisation d'avances.
Ceci vous permettra ultérieurement une analyse plus fine de vos finances.
De plus l'auto-complètement vous permet de saisir ultérieurement une opération
du même type beaucoup plus facilement.
18.2 Imputations comptables et budgétaires
Grisbi, contrairement aux autres logiciels du même type, vous permet de faire la
distinction entre les imputations comptables et budgétaires. Mais uniquement si
vous le souhaitez.
Pour que vous puissiez décider en connaissance de cause si vous voulez ou non
utiliser cette fonctionnalité, définissons ces deux termes.
Une imputation comptable (nommée Catégorie dans Grisbi) définit la nature
de l'opération : frais de transport, d'alimentation, ...
Une imputation budgétaire définit la fonction de l'opération : il s'agit du
travail, de la vie courante, des vacances, d'un projet d'aménagement...
En gros, quoi et pourquoi...
Cette information complémentaire à celle de l'imputation comptable vous permet
de mieux appréhender vos flux financiers, sans pour autant vous surcharger en
catégories et sous-catégories. Prenons un exemple : vous voulez savoir combien
vous ont coûté vos vacances.
Avec un autre logiciel vous devriez créer une sous catégorie dans
Alimentation qui s'appellerait Vacances. Idem dans
Transports, dans Logement, etc.
Dans Grisbi vous allez simplement créer une imputation budgétaire
Vacances et chacune de vos dépenses sera enregistrée dans sa catégorie
normale (Alimentation : Epicerie ou Transport : Péage) avec en
plus l'imputation budgétaire Vacances. Vous pouvez même aller plus loin
et créer des sous-imputations budgétaires Vacances : d'été et
Vacances : d'hiver. Dans l'onglet des Imputations budgétaires vous
verrez d'un seul coup d'oeil combien vous ont coûté vos vacances, et
éventuellement avec un sous-total par vacances d'été et d'hiver. Et bientôt
vous pourrez utiliser ces informations pour votre budget.
Si vous trouvez tout ça trop compliqué et préférez faire comme avant, ne vous
affolez pas ! Vous avez juste à désactiver l'affichage des imputations
budgétaires dans le menu Edition/Paramètres/Formulaire de saisie d'opération
et vous n'entendrez plus parler des imputations budgétaires...
Par défaut, les imputations budgétaires ne sont pas affichées.
Et la liste des catégories intégrée par défaut dans Grisbi contient de toutes
façons les sous-catégories Vacances ;-).
18.3 Virements internes et externes
Le mot virement recouvre deux notions fort différentes et il est sans
doute nécessaire de faire une petite mise au point. Nous distinguerons les
virements externes et les virements internes.
Les virements externes
: Ce sont les virements que votre banque
effectue vers ou de votre compte. Ils peuvent être entrants (exemple : votre
employeur donne l'ordre à votre banque de vous virer le montant de votre
salaire) ou sortants (exemple : vous donnez l'ordre à votre banque de faire un
virement Swift pour payer une facture à l'étranger).
Il s'agit d'un type d'opération assimilable à un chèque.
Les virements internes
: Ce sont des transferts entre vos différents
comptes de Grisbi, et qui n'ont pas forcément d'équivalent en banque. Prenons
quelques exemples :
- si vous avez décidé d'utiliser un compte de caisse, lorsque vous faites un
retrait d'espèces à la banque, vous saisissez dans Grisbi un virement vers le
compte de caisse, mais le type d'opération est Retrait ;
- si vous utilisez un compte d'avances, lorsque vous établissez ou recevez
un chèque de remboursement vous enregistrez un virement interne bien que le type
d'opération soit Chèque ;
- si vous utilisez un compte de passif pour gérer un emprunt, le prélèvement
mensuel effectué par votre banque est enregistré en tant que virement interne de
votre compte bancaire vers votre compte de passif, mais en tant que type
Prélèvement.
Par contre, si vous n'utilisez aucun de ces comptes et que votre fichier
comporte uniquement un compte courant et un compte d'épargne, alors les
virements internes et externes ont toutes les chances de correspondre aux mêmes
opérations, à savoir un virement de l'un des comptes vers l'autre. Ce sera bien
une opération du type Virement, et vous l'enregistrerez dans la catégorie
Virement : Compte d'épargne.
18.4 Les types de comptes de Grisbi
Nous avons vu sommairement ces notions dans le paragraphe
7.1 mais nous allons y revenir plus en détail.
18.4.1 Les comptes de banque
Ils servent à enregistrer toutes les opérations que vous pouvez faire avec votre
banque et admettent donc tous les types d'opérations. Vous pouvez créer un ou
plusieurs comptes bancaires, comptes d'épargne, etc.
18.4.2 Les comptes de caisse
Ils sont destinés aux opérations en espèces uniquement, et vous ne pouvez pas y
sélectionner de mode de paiement.
Par contre ils acceptent les virements en provenance d'autres comptes.
Quel est leur intérêt ? Tout simplement de pouvoir, si vous le souhaitez,
enregistrer dans votre comptabilité une (ou des) opération(s) en espèces dont
vous aimeriez conserver la trace.
Dans ce cas lorsque vous faites un retrait en espèces sur votre compte de
banque, enregistrez-le en tant que virement vers le compte de caisse.
Enregistrez les opérations en espèces sur le compte de caisse, et à la fin du
mois (ou de la semaine) enregistrez une opération dans la catégorie
Divers (ou une autre que vous créerez pour l'occasion) pour vider ce
compte de caisse qui sinon va atteindre des sommets...
18.4.3 Les comptes de passif
Grisbi ne gère pas encore les comptes d'emprunt. Donc, pour l'instant vous devez
utiliser les comptes de passif. Ce sont des comptes qui ont un solde initial
négatif, puisqu'ils représentent le montant de votre dette, et qui ont vocation
à arriver à un solde nul.
En réalité, le solde initial de ces comptes est nul, mais devient (fortement)
négatif dès la première opération, à savoir le versement du montant de l'emprunt
par votre banque sur votre compte courant. Vous enregistrerez à ce moment-là un
virement du compte de passif vers le compte courant, ce qui vous permettra de
procéder à votre achat.
À chaque fois que vous remboursez une mensualité de votre emprunt, enregistrez
un virement du compte de banque vers le compte de passif du montant du capital
remboursé, et une dépense en catégorie Frais financiers : Charges
d'emprunts pour les intérêts. Éventuellement rajoutez une dépense pour
l'assurance dans la catégorie Assurances.
De cette façon vous saurez en permanence le montant du capital qu'il vous reste
à rembourser, mais aussi le coût de l'emprunt.
18.4.4 Les comptes d'actif
Ces comptes ne sont pas encore disponibles dans Grisbi mais c'est imminent. Vous
pouvez en attendant utiliser le type de compte de passif, en sachant que vous
risquez d'avoir des messages erronés (Grisbi s'attend à ce que ces comptes
soient négatifs).
Un compte d'actif, vous vous en doutez un peu, est le contraire d'un compte de
passif. Pour reprendre l'exemple précédent de l'emprunt, imaginons que vous avez
fait cet emprunt pour acheter une voiture.
Le solde initial de ce compte d'actif sera égal au prix d'achat de la voiture
(et non au montant de la somme empruntée). De même que pour les comptes de
passif, ce solde sera obtenu grâce à un virement du compte courant vers le
compte d'actif représentant l'achat du véhicule.
La comparaison entre les comptes d'actif et de passif vous donne le montant
que vous possédez réellement. Lors de l'achat, c'est votre apport personnel.
Au bout d'un an votre voiture a perdu une certaine somme à l'argus. Vous
passez dans votre compte d'actif une écriture pour dépréciation d'actif.
Pendant ce temps vous avez remboursé des mensualités de votre emprunt. La
comparaison des comptes d'actif et de passif aura évolué et vous donnera la
valeur que vous possédez réellement sur votre voiture à ce moment-là.
18.5 Les comptes d'attente ou d'avances
Ces deux types de compte ont un fonctionnement un peu particulier.
Ce sont des comptes de transition et qui par essence doivent avoir un solde nul.
Leur fonctionnement n'est cependant pas tout à fait identique.
18.5.1 Les comptes d'attente
Ils servent à enregistrer des opérations (normalement des recettes) en attendant
de les virer vers un compte de banque ou de caisse. L'exemple type est le compte
Chèques à l'encaissement que nous verrons en détail un peu plus loin.
Ils sont normalement créditeurs jusqu'au moment du virement vers le compte de
banque ou de caisse, qui les ramène à un solde nul. Vous ferez alors un
pseudo-rapprochement de solde final nul. Donnez à ce rapprochement un nom comme REM-01
ce qui vous permettra ultérieurement de retrouver quel chèque faisait partie de
quelle remise, par exemple. Ce pseudo-rapprochement est appelé lettrage.
18.5.2 Les comptes d'avances
Ils servent à enregistrer à la fois les avances que vous percevez et celles que
vous consentez.
Le compte d'avance peut être déroutant pour le novice, puisqu'il fonctionne à
l'envers, ainsi que vous le découvrirez plus loin. Pour vous faciliter les
choses vous pouvez considérer que le compte d'avance est un tiers qui vous donne
ou à qui vous donnez de l'argent.
Si vous recevez une avance vous l'enregistrez par un virement du compte
d'avances vers un compte de banque ou de caisse.
Le compte d'avances est donc débiteur quand vous devez de l'argent. Pour
régulariser cette dette vous aurez à faire un virement d'un compte de banque ou
de caisse vers le compte d'avance.
Si vous consentez une avance vous l'enregistrez par un virement du compte de
banque ou de caisse vers un compte d'avances.
Le compte d'avances est donc créditeur quand on vous doit de l'argent. Pour
régulariser cette créance vous aurez à faire un virement du compte d'avances
vers un compte de banque ou de caisse.
18.5.3 Création d'un compte d'attente ou d'avances
Étant donné que ces comptes peuvent enregistrer des opérations tant en espèces
que par chèque ou virement, nous utiliserons le type de compte de banque pour
les créer.
18.6 Remises de chèques ou d'espèces
Si vous recevez beaucoup de chèques, par exemple parce que vous gérez une
association et que vos adhérents payent leur cotisation par chèque, vous les
groupez pour les déposer à la banque. Et quand vient le moment du rapprochement,
votre relevé bancaire ne contient qu'un montant global, et non le montant de
chaque chèque que vous avez saisi dans votre compte de banque. On ne peut pas
dire que ce soit simple à pointer.
Et si vous essayez de grouper tous vos chèques dans une même opération, vous ne
pourrez plus enregistrer le nom de chaque tiers dans la bonne zone, ce qui aura
pour conséquence que cette information n'apparaîtra pas dans l'onglet Tiers. Et
ce même si vous essayez de ventiler cette opération.
Dans ce cas de figure la solution consiste à créer un compte d'attente
Chèques à encaisser (ou Chèques reçus c'est comme vous voulez).
Au fur et à mesure de la réception des chèques, vous les enregistrez dans ce
compte. Vous pouvez donc utiliser le champ Tiers de façon correcte.
Quand vous décidez de remettre les chèques à la banque, vous faites un virement
de votre compte Chèques à encaisser vers votre compte de banque, du
montant du solde du compte Chèques à encaisser. Créez un tiers
Remise de chèques pour l'occasion, et en Notes vous pouvez mettre
le numéro de votre bordereau de remise. Lequel bordereau sera prochainement
généré directement par Grisbi.
Le solde du compte Chèques à encaisser revient à zéro et le compte de
banque est crédité du montant de la remise, exactement comme le sera votre
relevé bancaire.
Il vous faudra penser à rapprocher le compte Chèques à encaisser
en simulant un relevé de solde nul avant chaque nouvelle remise, l'édition du
bordereau de remise comportant toutes les opérations non-rapprochées
(non fonctionnel pour l'instant, vous devrez créer ce bordereau à la main
ou avec un logiciel de traitement de texte).
Bien entendu, si une partie de vos adhérents vous paye en espèces, vous pouvez
utiliser de la même façon un compte Espèces ou tout autre nom qui vous plaira).
18.7 Compte d'avance
Il peut s'agir soit d'une avance que vous percevez sur votre salaire, soit d'un
achat que vous faites pour un de vos amis.
Il importe que ces opérations soient transparentes : elles ne doivent pas
apparaître sur le récapitulatif de vos opérations.
Et si vous êtes trésorier d'une association vous aurez à gérer un autre type
d'avances, celles que certains de vos adhérents auront à faire pour certains
achats. Il importe dans ce cas de pouvoir enregistrer les opérations avec le bon
tiers d'une part, et d'autre part de pouvoir vérifier que les remboursements
sont bien faits.
Il faut donc là aussi créer un compte qui enregistrera ces opérations en-dehors
du compte bancaire. Appelons ce compte Compte d'avances.
Lorsque vous faites une avance pour quelqu'un, que ce soit une opération à part
entière ou la partie ventilée d'une opération, le tiers sera le commerçant (ou
autre) concerné, mais la catégorie sera Virement : Compte d'avances. En
Notes vous indiquez le motif de l'achat, et/ou la personne à qui
vous faites l'avance. Ceci débitera bien votre compte bancaire de la somme
dépensée, et créditera le compte d'avances d'autant.
Nous l'avons déjà vu, un compte d'avance créditeur signifie qu'on vous doit de
l'argent.
Lorsque vous serez remboursé (imaginons que ce soit par chèque) vous
enregistrerez ce chèque sur le compte d'avances. Le tiers sera
Régularisation d'avances ou bien si vous le préférez la personne qui vous
a remis ce chèque (ça marche aussi avec des espèces, il suffit d'adapter les
comptes). La catégorie sera Virement : compte bancaire et en Notes
vous indiquerez Remboursement de ........ ainsi qu'éventuellement le nom
du tiers. Votre Compte d'avances revient à zéro, votre compte bancaire
enregistre bien l'opération, et lors de l'édition de l'état des recettes et
dépenses (non encore opérationnel) qui ne tient pas compte des virements
entre comptes, cette opération sera totalement invisible. Bien sûr si vous avez
créé un compte Chèques à encaisser vous devrez faire le virement vers ce
compte d'abord puis ensuite l'intégrer dans votre remise de chèques (voir
paragraphe précédent).
Il vous suffira ensuite de créer un rapprochement dans le compte d'avances pour
faire disparaître ces opérations.
De plus ceci vous permet de vérifier facilement si vos créances ou vos dettes
sont éteintes. Sans cette astuce la vérification est impossible.
18.8 Les exercices
18.8.1 Définition comptable
Période d'une durée d'un an pour laquelle sont établies des prévisions financières
ou sont dégagés des résultats financiers, dans une unité de gestion, une entreprise ou
un organisme public.
Cette période ne correspond pas toujours à l'année civile. Le découpage du temps
en exercices financiers implique, en matière de calcul des résultats, un certain
nombre de régularisations avant de procéder à la clôture des comptes. Il arrive en
effet que certains produits et charges enregistrés au cours de l'exercice concernent
effectivement les exercices suivants et, réciproquement, que des produits et des
charges relatifs à l'exercice en cours n'aient pas encore été enregistrés.
18.8.2 Utilisation dans Grisbi
Comme vous n'êtes pas expert comptable, il est bien évident que vous n'allez
pas utiliser les exercices de cette façon. Il n'en demeure pas moins que
certaines notions sont à retenir :
- un exercice est une période d'un an ;
- on établit des prévisions et on dégage des résultats pour cette période ;
- certaines dépenses et recettes doivent être régularisées pour être
affectées à l'exercice adéquat.
Prenons l'exemple de votre facture téléphonique (bimestrielle comme chacun sait)
couvrant la période du 11 décembre au 10 février. Si vous enregistrez cette
facture telle quelle, la totalité de son montant sera affectée à l'année en
cours. Vous pouvez considérer que cela compense le déséquilibre induit par la
facture de l'année précédente à la même époque, et que bon an mal an vos
comptes sont bons.
On pourrait aussi prendre l'exemple d'un remboursement de Sécurité Sociale (qui
a toujours trois mois de retard sur la dépense...). Si vous voulez faire un
bilan objectif de vos dépenses de santé il vous faudra le prendre en compte
pendant la même année que la dépense, même s'il intervient l'année suivante.
La seule façon de procéder est d'utiliser les exercices. La période courante
d'un exercice est l'année civile, mais l'année scolaire peut être plus
intéressante si vous êtes le trésorier d'une association. Vous pouvez même
faire des exercices mensuels, si ça vous amuse, bien que comptablement ce soit
une bizarrerie.
Vous enregistrerez alors votre remboursement de Sécurité Sociale avec l'exercice
adéquat, et votre budget prendra en compte cette recette comme il le faut.
Pour la facture téléphonique, c'est un peu plus compliqué, puisqu'il va falloir
ventiler celle-ci prorata temporis (même si vous n'êtes pas latiniste
vous aurez compris que cela signifie : au prorata du temps). Pour simplifier il
est communément admis qu'une année se compose de 12 mois de 30 jours chacun.
Votre facture sera donc ventilée en 20 soixantièmes sur l'exercice courant, et
40 soixantièmes sur l'exercice suivant.
18.9 Comptabilité d'association
Nous considérerons pour cet exemple que les exercices et imputations budgétaires
ne sont pas renseignés. Des exemples plus complets seront donnés dans Le
guide de la comptabilité des associations (à paraître aux éditions Grisbi).
Si vous gérez les comptes d'une association, vous avez déjà constaté que les
opérations enregistrées sur votre compte bancaire ne reflètent aucunement la
réalité de vos mouvements financiers. En effet la majorité de vos opérations
consiste souvent en remises de chèques ou d'espèces, et vos dépenses en
remboursement de frais engagés par vos adhérents.
Grisbi vous offre la possibilité d'avoir une comptabilité claire et précise.
Utilisez les comptes de Chèques à l'encaissement, d'Espèces et
d'Avances tel qu'expliqué plus haut et vous verrez que tout sera
lumineux...
Vous pouvez même aller plus loin dans la précision. L'exemple qui suit va sans
doute vous paraître compliqué mais c'est la bonne façon d'avoir une comptabilité
d'association rigoureuse. Et avec un peu d'habitude vous verrez qu'on s'y fait
très bien...
Imaginons que vous soyez le trésorier de l'A.P.P.P.P., l'Amicale
des Pauvres Poivrots Privés de Pinard.
Premier cas de figure:
Votre adhérent Hector Boyau achète un tire-bouchon atomique pour le compte de
l'association. Cette dépense est réellement à imputer dans la comptabilité de
l'association. Il importe donc de l'enregistrer avec les tiers et
catégories réels.
Enregistrez les opérations suivantes :
Achat du tire-bouchon atomique
- Sur le compte d'avances
- 20 Euros en débit
- Tiers Les cavistes du Commerce et de la Gare réunis
- Catégorie : Investissement : matériel
- Notes : Achat d'un tire-bouchon atomique par Hector
Boyau.
L'achat est passé avec le tiers réel et la catégorie réelle.
Le compte d'avances est débiteur donc vous devez de l'argent à quelqu'un.
Remboursement à Hector Boyau par chèque
-
Sur le compte bancaire
- 20 Euros en débit
- Tiers : Régularisation d'avance
- Catégorie : Virement : Compte d'avances
- Notes : Remboursement du tire-bouchon atomique à Hector
Boyau.
Le tiers Hector Boyau n'a fait que servir d'intermédiaire et aucune opération ne
doit lui être affectée dans cette transaction.
Le compte d'avance revient à zéro donc vous n'avez plus de dette.
Créez un rapprochement dans le compte d'avances, dont le solde sera égal au
solde du compte (le total des sorties étant égal à celui des entrées, le solde
reste identique).
Deuxième cas de figure:
Vous achetez pour vos adhérents du pinard en bouteilles et en cubi que vous leur
revendez à prix coûtant. Ces achats ne concernent pas l'association mais
constituent plutôt un service rendu aux membres. Vous allez les enregistrer avec
le tiers réel mais surtout pas avec la catégorie.
Vous pouvez bien entendu utiliser le compte d'avances pour enregistrer ces
achats et ventes. Mais ça va se mélanger avec les autres avances et vous aurez
de la peine à distinguer où en sont vos stocks. Surtout si vous êtes un membre
très actif de l'association :-)8.
Créez donc deux comptes d'avances spécialisés, un compte Pinard en
bouteilles et un autre Pinard en cubi et procédez de la façon suivante.
Soixante bouteilles ont été achetés 180 Euros par votre adhérent Hector Boyau à
la Coopérative du Père Jutard.
Achat des bouteilles
-
Sur le compte d'avances
- 180 Euros en débit
- Tiers Coopérative du Père Jutard
- Catégorie : Virement : Pinard en bouteilles
- Notes : Achat de 60 bouteilles par Hector Boyau
L'achat est passé avec le tiers réel mais avec une catégorie
virement.
Le compte d'avances est débiteur donc vous devez de l'argent à quelqu'un.
Le compte Pinard en bouteilles est créditeur de 60 bouteilles.
Remboursement à Hector Boyau
-
Sur le compte bancaire
- 180 Euros en débit
- Tiers : Régularisation d'avance
- Catégorie : Virement : Compte d'avances
- Notes : Remboursement des 60 bouteilles à Hector Boyau
Le tiers Hector Boyau n'a fait que servir d'intermédiaire et aucune opération ne
doit lui être affectée dans cette transaction.
Le compte d'avance revient à zéro donc vous n'avez plus de dette.
Le compte bancaire a bien enregistré la dépense des 180 Euros.
Vente de 5 Bouteilles à Yves Remord réglées en chèques
-
Sur le compte Chèques à encaisser
- 15 Euros en crédit
- Tiers : Yves Remord
- Catégorie : Virement : Pinard en bouteilles
- Chèque, no de chèque = 123456
- Notes : 5 bouteilles
L'achat est passé avec le tiers réel mais avec une catégorie virement.
Le compte Chèques à encaisser est créditeur, le chèque fera partie de la
prochaine remise de chèques.
Le compte Pinard en bouteilles est débité de 15 Euros, il ne reste plus
que 165 Euros soit 55 bouteilles.
Vous n'aurez plus qu'à rapprocher les opérations de cette vente pour les faire
disparaître.
Remise de chèques à la banque
-
Sur le compte Chèques à encaisser
- 15 Euros en débit (en réalité plus, à savoir la totalité
des chèques à remettre)
- Tiers : Remise de chèques
- Catégorie : Virement : Compte bancaire
- Notes : Bordereau de remise no 17
Vous n'aurez plus qu'à rapprocher les opérations de cette remise pour les faire
disparaître.
Si Yves Remord vous avait payé en espèces la démarche aurait été la même mais
avec le compte d'espèces et une remise en espèces.
Si Hector Boyau avait acheté 60 bouteilles et 10 cubis pour 280 Euros,
l'opération d'achat aurait été passée ainsi :
Achat des bouteilles
-
Sur le compte d'avances
- 180 Euros en débit
- Tiers Coopérative du Père Jutard
- Catégorie : Opération ventilée
- Notes : Achat de 60 bouteilles et 10 cubis par Hector
Boyau
Détail de la ventilation
-
Catégorie : Virement : Pinard en bouteilles
- Notes : Achat de 60 bouteilles par Hector Boyau
- Montant 180 Euros
puis
-
Catégorie : Virement : Pinard en cubis
- Notes : Achat de 10 cubis par Hector Boyau
- Montant 100 Euros
Les comptes Pinard en bouteilles et Pinard en cubi ont chacun été
crédités du montant des achats leur revenant.
Le reste des opérations est identique à la première version.
Maintenant nous vous proposons un petit exercice, pour vous permettre de voir si
vous avez compris le principe.
Hector Boyau a pris 10 bouteilles pour lui et demande donc qu'on ne lui
rembourse que 150 Euros. Comment enregistrez-vous cela?
Annexe A Feuille de route
Grisbi est un logiciel en évolution. Nous ajoutons des
fonctionnalités en permanence. Les fonctionnalités que nous désirons
ajouter dans le futur sont détaillées dans la feuille de route qui
suit.
Bien évidemment cette liste est autant une indication de ce
que nous voulons faire qu'un appel à contribution. N'hésitez pas à
apporter votre coopération si Grisbi vous convient et encore plus
s'il ne vous convient pas.
A.1 Version 0.6
- Gestion des budgets : possibilité de créer autant de budgets prévisionnels
que d'exercices, basés soit sur les catégories soit sur les imputations
budgétaires ;
- Amélioration des listes d'opérations et du formulaire ;
- Aide contextuelle ;
- Astuces du jour
- Amélioration de l'interface
- Import CSV et Gnucash ;
A.2 Version 0.7
- Gestion des prêts : simulation de tous les prêts bancaires existants,
impression de tableaux d'amortissement, automatisation des opérations de
remboursement.
- Augmentation des critères d'affichage et de tri : par numéro de chèque,
par numéro de rapprochement, par date croissante ou décroissante, etc. et ce
dans tous les onglets.
A.3 Version 0.8
- Ajout de graphiques basés sur les états, et possibilité de les imprimer
et les exporter ;
- Feuilles de style pour les états et graphiques : possibilité de
personnaliser la mise en page (polices, couleurs, logos, etc.). Possibilité
d'exporter et d'importer ces feuilles de style. Création d'une banque de styles
sur le site internet ;
- Barres d'outils : modification des barres en fonction du contexte,
possibilité de les personnaliser.
- Développement d'un langage de macros (python).
A.4 Version 1.0
Stabilisation des fonctions développées.
A.5 Version 2.0
- Gestion des placements : portefeuille boursier ;
- Accès aux sites boursiers par internet et mise à jour automatique des
informations.
A.6 Hors planning
Traduction dans d'autres langues que l'anglais
Opération non planifiable puisque dépendant de l'implication de nouveaux
traducteurs.
Annexe B Problèmes, alertes et erreurs
Un certain nombre de problèmes et erreurs prévisibles sont gérés directement par
Grisbi qui vous indique alors la nature du problème ou de l'erreur et vous
demande éventuellement d'intervenir. Certains messages sont aussi tout
simplement informatifs et ne seront pas traités ici.
B.1 Problèmes connus
B.1.1 Permissions
Si vous êtes seul à utiiliser votre fichier de comptes, l'idéal est que les permissions de votre fichier de compte soient à 6001,
c'est-à-dire que vous êtes le seul à pouvoir le lire et y écrire. Si vous êtes plusieurs à utiliser le fichier, l'idéal est alors de créer un groupe grisbi, de mettre les permissions du fichier de comptes à 6602, et d'ajouter tous les utilisateurs autorisés dans ce groupe. Le fichier de comptes doit bien évidemment appartenir au groupe grisbi.
Grisbi vérifie à l'ouverture du fichier quelles sont les permissions et si elles ne sont pas égales à 600 il vous en avertit en affichant le message suivant :
Attention les permissions du fichier ne sont pas à 600.
(Ce message peut être désactivé dans le menu Configuration/Général.)
Cependant, dans le cadre d'une utilisation multi-utilisateurs, les permissions du
ficher doivent être à 660.
Si vous souhaitez avoir un fichier accessible par plusieurs utilisateurs, vous
aurez avantage à désactiver l'affichage de ce mesage avec le menu
Edition/Paramètre/Message et Alertes (voir le paragraphe 17.4.2).
B.1.2 Fichier de compte invalide
Si Grisbi affiche le message suivant :
Fichier de compte invalide
c'est que le fichier que vous essayez d'ouvrir n'a pas été créé par Grisbi.
B.1.3 Version inconnue
Si Grisbi affiche le message suivant :
Version inconnue
c'est que le fichier que vous essayez d'ouvrir est bien un fichier Grisbi, mais d'une
version non compatible avec la version de Grisbi que vous utilisez. En général,
la version du fichier est supérieure à celle de Grisbi, sinon vous aurez plutôt
le message ci-après.
B.1.4 Fichier inférieur à la version 0.n.n
Si la version de votre fichier de compte est trop ancienne, Grisbi affiche
le message suivant :
Problème dans la récupération des opérations !
En effet, Grisbi ne peut importer que les fichiers de la version précédente. Ce message
signifie que le fichier est trop vieux et qu'il vous faut passer par toutes les
versions intermédiaires pour le transformer.
B.1.5 Forcer l'enregistrement
Le mode multi-utilisateurs de Grisbi permet uniquement une utilisation
successive et non simultanée du fichier de comptes. Pour indiquer que le fichier
est déjà ouvert par un utilisateur Grisbi positionne un drapeau à 1 dans
le fichier.
Si vous voulez ouvrir un fichier dans ce cas, Grisbi affiche le message suivant :
Attention le fichier semble déjà ouvert par un autre utilisateur ou n'a
pas été fermé correctement (plantage ?).
Vous ne pourrez enregistrer vos modifications qu'en activant l'option "Forcer
l'enregistrement" dans le menu Edition/Paramètres/Fichiers.
Vous pourrez ouvrir le fichier en consultation mais il est très fortement
déconseillé d'y faire quelque modification que ce soit.
Si vous avez activé l'option Forcer l'enregistrement, à chaque fois que
vous ouvrirez le fichier Grisbi affichera le message suivant :
Attention le fichier semble déjà ouvert par un autre utilisateur ou n'a
pas été fermé correctement (plantage ?).
Cependant Grisbi va forcer l'enregistrement ; cette option est déconseillée
sauf si vous êtes sûr que personne d'autre n'utilise le fichier pour le
moment.
La désactivation de cette option s'effectue dans le menu Edition/Paramètres/Fichiers.
Si l'option n'est pas activée, le menu Fichier/Enregistrer ne sera pas
actif et vous ne pourrez pas enregistrer.
Il peut aussi se produire que Grisbi se plante et dans ce cas le drapeau n'a pas
pu se repositionner à 0. Dans ce cas, même si vous êtes le seul utilisateur,
vous pouvez forcer l'enregistrement sans crainte. C'est la seule façon de
rétablir le drapeau dans un état correct. N'oubliez pas de revenir désactiver
l'option ensuite si vous n'utilisez pas Grisbi en mode multi-utilisateurs.
B.2 Problèmes non connus
Soit ces problèmes sont déjà connus et vous consulterez avec profit la F.A.Q.
sur le site de Grisbi, soit ils ne le sont pas encore et dans ce cas nous vous
remercions de nous transmettre un rapport de bug sur la liste de
développement ou mieux sur le gestionnaire de
bogues du site de Grisbi.
- 1
- ou encore -rw- — —
- 2
- ou encore -rw- rw- —
Ce document a été traduit de LATEX par HEVEA