Tout ce qui va suivre concerne la création d'un état en partant de rien, mais aussi
la modification d'un état pré-existant. Pour créer ou modifier un état,
vous devez avoir sélectionné un état préformaté et être passé en mode
modification.
L'onglet des états affiche alors les différents onglets
d'édition (voir figure 15.1).
Figure 15.1: Création d'un état : les onglets d'édition
La création d'un état se décompose en trois étapes :
- la sélection des informations que vous souhaitez extraire de votre
fichier de comptes. Par défaut, Grisbi considère que vous désirez utiliser
toutes les opérations de votre fichier. Vous ne devez donc garder que
les opérations qui vous intéressent, en excluant successivement les autres ;
- l'organisation de ces informations. Vous pouvez utiliser jusqu'à
quatre niveaux de regroupement, chacun de ces niveaux étant
imbriqué dans le précédent ;
- l'affichage de ces informations de la façon adéquate (tri, type
d'information affichée, titres de colonnes, etc.).
Une dernière étape, la mise en page, ne concerne pas vraiment la
création de l'état mais simplement son rendu papier.
15.1 Sélection
Vous pouvez filtrer vos opérations selon les critères suivants :
- la date ou l'exercice ;
- le fait que l'opération soit ou non un virement et quel type
de virement ;
- le compte dans lequel l'opération est enregistrée ;
- le tiers (y compris sur une partie du nom) ;
- la zone libre d'information du tiers ;
- la (sous-)catégorie (y compris sur une partie du nom) ;
- la (sous-)imputation budgétaire (y compris sur une partie du nom) ;
- un texte, pouvant se trouver dans :
-
les informations précédentes ;
- les notes ;
- les références bancaires ;
- le numéro de pièce comptable ;
- le numéro de chèque ou de virement ;
- le numéro du rapprochement.
- le montant ;
- le mode de règlement ;
- le fait qu'une opération soit rapprochée ou non ;
L'onglet Sélection des données possède donc logiquement quasiment
autant de sous-onglets
(voir figure 15.2)
que la liste ci-dessus possède d'items.
Figure 15.2: Création d'état : les sous-onglets de l'onglet de sélection
Nous allons maintenant détailler les possibilités de ces options de sélection.
Vous pouvez choisir d'utiliser soit des plages de dates, soit des exercices
si vous en avez défini.
Dates
Figure 15.3: Création d'un état : sélection d'après la date
C'est le choix par défaut. Vous pouvez sélectionner :
- toutes les dates (configuration par défaut) ;
- une plage de dates personnalisée. Dans ce cas, les zones de saisie des
dates initiale et finale situées dans le bas de l'onglet deviennent actives ;
- des plages de dates prédéfinies qui vous permettent d'avoir un état
valable en permanence sans être obliger de ressaisir à chaque fois les dates
initiale et finale. Ces plages sont : Toutes, Personnalisé, Cumul à ce jour, Mois en cours
Année en cours, Cumul mensuel, Cumul annuel, Mois précédent, Année précédente,
30 derniers jours, 3 derniers mois, 6 derniers mois et 12 derniers mois.
Exercices
Figure 15.4: Création d'un état : sélection d'après les exercices
Si vous décidez de sélectionner vos opérations par exercice, vous devrez cocher
la case correspondante (Utiliser les exercices), le choix par défaut étant
de sélectionner les opérations par dates. Pour tout savoir sur les exercices,
lisez le paragraphe 18.8.
Vous pouvez sélectionner :
- tous les exercices. Ce choix est intéressant si vous décidez ensuite de
séparer les opérations par exercices lors de l'affichage de l'état (voir le
paragraphe 15.2 relatif à l'organisation des données
dans l'état) ;
- l'exercice courant ou l'exercice précédent, ce qui vous permet d'avoir des
états qui seront toujours valables malgré les changements d'exercices ;
- vous pouvez enfin sélectionner un ou plusieurs des exercices définis dans
votre fichier de comptes. Pour les (dé)selectionner, il vous suffit de cliquer
sur leur nom dans la liste.
Figure 15.5: Création d'un état : sélection d'après les virements
Vous choisissez ici la façon dont votre état traitera les opérations de virement
entre comptes.
Vous pouvez :
- Ne pas inclure les virements : aucune des opérations de virement
entre vos comptes ne sera incluse dans cet état. Cette option est intéressante
si vous faites un état comportant tous les comptes ;
- Inclure les virements de ou vers les comptes d'actif ou de passif :
ces comptes étant normalement utilisés pour vos créances et dettes (emprunts,
prêts, etc.), il peut être intéressant de conserver ces virements dans votre
état ;
- Inclure les virements de ou vers les comptes ne figurant pas dans
l'état : c'est le choix par défaut, il vous permet d'éliminer les virements
entre comptes figurant dans l'état ;
- Inclure les virements de ou vers les comptes que vous conserver
dans l'état. Il vous suffit alors de sélectionner individuellement les comptes
pour lesquels vous souhaitez conserver les virements en cliquant sur le nom des
comptes pour les (dé)sélectionner, ou en utilisant les boutons situés dans la
partie gauche de la fenêtre qui vous permettent de faire des sélections par
type de compte :
Sélectionner tout ;
- Déselectionner tout ;
- Sélectionner les comptes bancaires ;
- Sélectionner les comptes de caisse ;
- Sélectionner les comptes d'actif ;
- Sélectionner les comptes de passif.
- Exclure les opérations qui ne sont pas des virements. Ceci vous
permet par exemple de vérifier que tous vos virements s'équilibrent (le solde
de l'état devra dans ce cas être égal à zéro).
Figure 15.6: Création d'un état : sélection d'après les comptes
Si vous décidez de sélectionner vos opérations en fonction des comptes où elles
ont été enregistrées, vous devez cocher la case Sélectionner les
opérations uniquement sur certains comptes qui par défaut ne l'est pas.
Ceci rendra active la liste des comptes de votre fichier, ainsi que les boutons
de sélection par type de comptes. Les sélections se font de la même façon que
pour l'onglet des Virements.
Figure 15.7: Création d'un état : sélection d'après les tiers
Dans cet onglet vous pouvez, si vous cochez la case Détailler les tiers
utilisés, sélectionner vos opérations en fonction du tiers avec lequel elles
ont été enregistrées. La liste qui apparaît vous permet de (dé)sélectionner
les tiers individuellement avec un clic gauche, les boutons
Sélectionner tout et Déselectionner tout vous permettant
d'accélérer cette (dé)sélection.
Figure 15.8: Création d'un état : sélection d'après les catégories
L'onglet Catégories fonctionne comme celui des tiers avec une lègère
différence : vous pouvez en plus utiliser les boutons Catégories de
recettes et Catégories de dépenses. Vous pouvez également cocher la case
Exclure les opérations sans catégories. Si vous avez choisi d'avoir des
opérations de ce genre, cela peut vous être utile.
15.1.6 Imputations budgétaires
Figure 15.9: Création d'un état : sélection d'après les imputations budgétaires
Est-il besoin de l'écrire ? C'est exactement le même principe que l'onglet
Catégories...
Figure 15.10: Création d'un état : sélection d'après le texte
Voici un onglet qui va vous permettre des sélections intéressantes. En effet,
il vous autorise à sélectionner des opérations par rapport au texte contenu
dans les champs suivants :
- le tiers ;
- l'information du tiers ;
- la (sous-)catégorie ;
- la (sous-)imputation budgétaire ;
- les notes ;
- la référence bancaire ;
- la pièce comptable ;
- le numéro de chèque ;
- le numéro de rapprochement.
Ne soyez pas surpris si les numéros de chèques, de pièce comptable et de
rapprochement sont aussi considérés comme du texte. Ils sont en effet
enregistrés comme tel dans votre fichier de compte. D'une part leur
signification n'est pas purement numérique (vous ne chercherez jamais à les
additionner ou les multiplier, n'est-ce-pas ?) et d'autre part, il n'est pas
impossible qu'ils puissent contenir des lettres.
Selon que vous voudrez utiliser des opérateurs alpha-numériques ou purement
numériques pour comparer le contenu des champs pré-cités à la valeur que vous
entrerez dans la zone prévue à cet effet, vous devrez utiliser l'une ou l'autre
des deux lignes présentes dans la fenêtre. La première concerne les comparaisons
alpha-numériques et propose les opérateurs suivants :
- contient ;
- ne contient pas ;
- commence par ;
- se termine par ;
- est vide ;
- est non vide.
La seconde concerne les comparaisons purement numériques et propose les
opérateurs suivants :
- est égal à ;
- est inférieur à ;
- est inférieur ou égal à ;
- supérieur à ;
- supérieur ou égal à ;
- différent de ;
- le plus grand.
Après avoir sélectionné le champ sur lequel effectuer la comparaison dans la
liste déroulante initiale, vous devez sélectionner la ligne des opérateurs,
puis saisir la valeur ou la chaine de caractères (le texte) à comparer.
Vous remarquerez que dans la ligne des opérateurs numériques, il est possible
de faire une double saisie, de façon à pouvoir par exemple sélectionner une
valeur supérieure ou égale à un nombre donné sauf les valeurs égales à un autre
nombre.
Les opérateurs de concaténation sont :
- et ;
- ou ;
- sauf ;
- stop (qui est le choix par défaut, et qui signifie qu'il n'y a pas d'autre
critère à appliquer).
Notez bien que Grisbi ne fera pas de contrôle de cohérence sur vos critères.
Si vous voulez sélectionner les opérations dont le numéro de relevé est
supérieur ou égal à 20 sauf celles dont le numéro de relevé est supérieur ou
égal à 5, vous obtiendrez un état vide, tout simplement.
Si vous voulez utiliser un critère de sélection supplémentaire, vous devez
alors cliquer sur le bouton Ajouter à la fin de la dernière ligne, et ce
autant de fois que nécessaire. Les opérateurs de concaténation sont les mêmes
que précédemment sauf le stop qui n'a pas de raison d'être ici.
Si vous constatez qu'un critère n'est plus judicieux, vous pouvez le supprimer
tout simplement en cliquant en fin de ligne sur le bouton Retirer.
Figure 15.11: Création d'un état : sélection d'après le montant
L'onglet de sélection d'après les montants reprend une partie de l'onglet
Textes, à savoir qu'une fois que vous avez coché la case idoine, vous
pouvez utiliser de la même façon les opérateurs numériques suivants :
- est égal à ;
- est inférieur à ;
- est inférieur ou égal à ;
- supérieur à ;
- supérieur ou égal à ;
- différent de ;
- nul ;
- non nul ;
- positif ;
- négatif.
La concaténation des critères supplémentaires est en tout point semblable à
l'onglet Textes.
Vous pouvez en outre décider d'exclure de l'état les opérations dont le montant
est nul tout simplement en cochant la case située en bas de la fenêtre sans
devoir écrire une ligne de critères (ce critère étant le plus fréquent, il était
judicieux qu'il bénéficie d'un raccourci).
15.1.9 Mode de réglement
Figure 15.12: Création d'un état : sélection d'après le mode de paiement
Après avoir coché la case Sélectionner les opérations en fonction des
modes de réglèments, la liste des modes de règlements définis pour votre
fichier de comptes devient active et vous pouvez (dé)sélectionner ceux que vous
voulez inclure dans l'état avec un clic gauche.
Figure 15.13: Création d'un état : autres sélections
Vous avez accès ici à des critères sur les opérations rapprochées et ventilées
Opérations rapprochées
En cochant la case adéquate, vous pouvez choisir de sélectionner :
- toutes les opérations ;
- les opérations non rapprochées uniquement ;
- les opérations rapprochées uniquement.
Opérations ventilées
En cliquant sur la case, vous choisirez de ne pas détailler les opérations
ventilées. Elles le sont par défaut.
15.2 Organisation
15.2.1 Niveaux de regroupement
Organiser vos opérations signifie les regrouper selon différents niveaux.
Vous pouvez utiliser jusqu'à quatre niveaux de regroupement imbriqués.
Vos opérations peuvent donc être regroupées selon :
- les catégories ;
- les imputations budgétaires ;
- les tiers ;
- les comptes.
La première chose à faire est de déterminer quels sont les niveaux que vous
souhaitez utiliser parmi les quatre disponibles. Il est rare qu'ils soient tous
les quatre nécessaires. Il se peut tout-à-fait que vous désirez n'en utiliser
aucun. Pour utiliser un niveau, il suffit tout simplement de cocher la case
correspondante.
Figure 15.14: Création d'un état : organisation des données
Par défaut, aucun niveau n'est sélectionné, et l'ordre est celui indiqué
ci-dessus. Ce qui veut dire que si vous sélectionnez les quatre niveaux et que
vous gardiez l'ordre par défaut, vos opérations seraient regroupées, au plus
haut niveau, par catégories. À l'intérieur de chaque catégorie, les opérations
seraient regroupées par imputation budgétaire, à l'intérieur de chaque
imputation budgétaire, par tiers, et enfin à l'intérieur de chaque tiers,
par compte.
Pour modifier l'ordre par défaut, il suffit de sélectionner le niveau à déplacer
avec la souris et de cliquer sur les flèches Haut ou Bas. Répétez
l'opération autant de fois que nécessaire.
Il est bien évident que seuls les niveaux sélectionnés doivent être correctement
positionnés, les autres n'ont aucune importance.
15.2.2 Séparation des opérations
Vous pouvez aussi choisir de séparer ou regrouper vos opérations de la façon
suivante :
- Séparer ou non les opérations par recettes ou dépenses. Par défaut,
les opérations de recettes et de dépenses sont séparées.
- Séparer ou non les opérations par exercice. Cette option n'est disponible
que si vous avez choisi de sélectionner les opérations selon les exercices dans
l'onglet Sélection/Dates ;
- Séparer les résultats par période. Vous avez le choix entre les périodes
suivantes :
Là aussi, il vous suffira de cocher les cases qui vous intéressent.
Enfin, vous pouvez définir le premier jour de la semaine si vous souhaitez
séparer vos opérations par semaine. Ne lésinons pas sur les moyens, vous pouvez
choisir n'importe quel jour pour débuter votre semaine !
15.3 Affichage
Cet onglet vous permet de définir la façon dont les données sélectionnées et
organisées seront affichées.
Il comprend les quatre sous-onglets
suivants (voir figure 15.15) :
- Généralités ;
- Titres ;
- Opérations ;
- Devise.
Figure 15.15: Création d'état : les sous-onglets de l'onglet d'affichage
Figure 15.16: Création d'un état : sous onglet général de l'affichage
Vous définissez dans cet onglet :
- le nom de l'état : il est à votre entière convenance ;
- l'affichage du nombre d'opérations avec les totaux. Cela signifie que si
vous cochez cette case, à chaque fois que l'état affichera un total ou
sous-total, il affichera à gauche de celui-ci et entre parenthèses le nombre
d'opérations correspondantes ;
- l'inclusion de cet état dans la liste des tiers du formulaire des
opérations : cette case est la case magique pour les trésoriers
d'associations, mais elle peut certainement rendre service aux autres
utilisateurs. Si la case est cochée, Grisbi affiche le nom de l'état à
la fin de la liste déroulante des tiers du formulaire de saisie des opérations.
Si vous passez une opération avec ce nom d'état comme tiers, Grisbi
enregistrera l'opération pour tous les tiers sélectionnés dans
l'état. Quel intérêt ? Pouvoir notamment saisir en une seule fois
un appel à cotisation pour 200 adhérents, et plus généralement toute
opération devant être répétée pour une liste plus ou moins longue de
tiers avec exactement le même montant, la même catégorie, etc.
Dans ce cas, il vous suffit de créer l'état qui listera tous les tiers qui vous
intéressent, et le tour est joué.
Figure 15.17: Création d'un état : affichage des titres
Ce sous-onglet dépend étroitement des choix de regroupement que vous avez fait
dans l'onglet Organisation. En effet, seuls les niveaux sélectionnés
seront actifs, les autres sont grisés.
Cocher une des cases actives a pour effet d'afficher l'information
correspondante dans le titre ou dans le pied du niveau de regroupement. Les noms
sont bien évidemment dans le titre et les sous-totaux dans le pied.
Vous pouvez choisir d'afficher :
- pour les comptes :
le nom du compte ;
- un sous-total à chaque changement de compte.
- pour les tiers :
le nom du tiers ;
- un sous total à chaque changement de tiers.
- pour les catégories :
un sous-total à chaque changement de catégorie ;
- les sous-catégories ;
- le nom de la sous-catégorie ;
- un sous-total à chaque changement de sous-catégorie ;
- Pas de sous-catégorie si elle est absente
(par défaut cette mention n'est pas affichée).
- pour les imputations budgétaires :
un sous-total à chaque changement d'imputation ;
- les sous-imputations ;
- le nom de la sous-imputation ;
- un sous-total à chaque changement de sous-imputation ;
- Pas de sous-imputation si elle est absente
(par défaut cette mention n'est pas affichée).
Figure 15.18: Création d'un état : affichage des opérations
Dans cet onglet, vous pouvez déterminer la façon dont les opérations
sélectionnées seront affichées.
Informations
Vous pouvez choisir quelles informations seront affichées en cochant la case
correspondante. Cette case a une action globale et (dés)active simultanément
toutes les informations. C'est bien utile pour passer d'un état affichant les
informations à un état ne les affichant pas.
Si vous vous interrogez sur l'utilité d'un état sans opérations, pensez
que cela ne veut pas dire qu'il n'affichera rien. Vous pouvez avoir un
état affichant uniquement les imputations et sous-imputations
budgétaires. Cet état s'appelle Budget.
Si vous décidez d'afficher les opérations, vous pouvez alors sélectionner
individuellement chaque information devant être affichée.
Nous ne détaillerons pas ces informations de nouveau, ce sont celles qui sont
listées dans le paragraphe 6.3.
Titres de colonnes
Ensuite, vous pouvez décider d'afficher un titre de colonne pour chaque
information affichée, en cochant la case correspondante. Si vous affichez
les titres de colonnes, vous pouvez encore choisir si ces titres seront indiqués
une seule fois en haut de l'état, ou bien répétés à chaque changement de section
(ou niveau de regroupement).
Classement
Vous pouvez aussi déterminer de quelle façon les opérations seront classées à
l'intérieur de chaque section. Par défaut, c'est la date de l'opération qui est
utilisée mais vous pouvez utiliser toutes les autres informations comme critère
de tri, de façon à obtenir un état trié par tiers, ou par numéro de chèque
par exemple.
Interactivité
Enfin, vous disposez d'une case à cocher (non cochée par défaut) qui vous permet
de rendre les opérations de l'état interactives.
Lorsque vous passerez le curseur de votre souris au-dessus, elles changeront de
couleur (toutes les informations sont devenues interactives), et si vous cliquez
sur l'une de ces informations, vous vous retrouverez dans l'onglet
Opérations positionné sur cette opération.
Ceci peut vous permettre de faire des recherches très poussées, vu la
multiplicité des options de création des états. Ceci peut aussi tout simplement
vous permettre de corriger facilement une opération si vous constatez en lisant
votre état qu'une information est erronée.
Par contre, cette option ralenti le temps de création de l'état, n'en abusez
donc pas, à moins que votre machine soit suffisamment puissante pour vous le
permettre.
Figure 15.19: Création d'un état : choix des devises
Les montants des opérations sont affichés dans la devise où elles ont été
enregistrées, mais le total est fait dans une seule devise que vous pouvez
choisir ici. Il faut bien sûr que vous ayez au préalable créé cette devise (voir
17.5.1). Donc méfiez-vous, il n'est parfois pas possible de
vérifier le total d'une addition car ses différentes composantes ne sont pas
forcément dans la même devise...
Vous pouvez choisir la devise pour les totaux suivants :
- Totaux généraux ;
- Tiers ;
- Catégories ;
- Imputations budgétaires ;
- Comparaisons de montant.
Il est plus que probable que vous ne choisirez qu'une seule et même devise pour
tous ces totaux, mais qui peut le plus peut le moins.