L'onglet Catégories comporte lui aussi deux parties, à gauche une fenêtre permettant l'édition d'une catégorie et à droite la liste des catégories.
Cette liste (voir figure 11.1) reprend toutes les catégories de votre fichier par ordre alphabétique, et affiche également le montant total des opérations affectées à cette catégorie, le total par compte lorsque plusieurs comptes sont concernés, et la date de la dernière opération.
De plus, le nombre d'écritures (ou d'opérations) imputées à une (sous-)catégorie est affiché entre parenthèses à la suite de son nom.
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Figure 11.1: Catégories : liste
Vous pouvez vous déplacer dans cette liste avec les flèches <Haut> et <Bas>, puis sélectionner une catégorie avec la barre d'espace. Ou bien vous pouvez double-cliquer sur la catégorie.
Les informations la concernant apparaissent alors dans la zone d'édition (voir figure 11.2).
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Figure 11.2: Catégories : zone d'édition/modification
Outre la possibilité de créer une catégorie dans le formulaire de saisie d'une opération, vous pouvez aussi en créer directement dans cet onglet en cliquant sur le bouton Ajouter une catégorie. Une boîte de dialogue s'ouvre (voir figure 11.3) vous demandant le nom de la catégorie. Les autres informations devront être saisies en modification comme expliqué ci-après.
Attention à bien enregistrer la catégorie avec le bon classement (débit ou crédit).
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Figure 11.3: Catégories : création d'une nouvelle catégorie
Le bouton Ajouter une sous-catégorie de la zone d'édition ne devient actif que lorsqu'une catégorie est sélectionnée dans la liste.
En cliquant sur ce bouton vous ferez apparaître une boîte de dialogue vous demandant le nom de la sous-catégorie. La sous-catégorie créée sera alors rattachée à la catégorie sélectionnée. La suite de la configuration de la catégorie se fait en modification comme expliqué ci-après.
Vous pouvez, dans cette zone, modifier le nom de la catégorie, mais aussi indiquer si celle-ci est une catégorie de débit ou de crédit.
Cliquez ensuite sur Appliquer ou Annuler selon que vous voulez enregistrer les modifications ou non.
Vous pouvez décider de supprimer une catégorie ou une sous-catégorie en la sélectionnant dans la liste de droite et en cliquant sur le bouton Enlever. Un message d'alerte (voir figure 11.4) vous proposera soit de réaffecter les opérations de cette (sous-)catégorie à une autre catégorie ou sous-catégorie, soit de les supprimer purement et simplement. Attention : tout comme pour les tiers, si vous supprimer une catégorie qui ne contient pas d'opération, Grisbi la supprimera sans vous demander confirmation.
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Figure 11.4: Suppression d'une catégorie
Le principe est le même que les opérations sur les tiers (voir 10.5).
Grisbi vous permet d'importer ou d'exporter les catégories d'un fichier de comptes. Ceci peut être particulièrement utile si vous faites une comptabilité d'association, puisque Grisbi vous propose par défaut une liste de catégories de type domestique.
Pour exporter la liste de vos catégories, il vous suffit de cliquer sur le bouton Exporter à gauche et une boîte de dialogue vous propose de saisir le nom et l'emplacement de ce fichier dont l'extension sera .cgsb.
Il vous suffit de cliquer sur le bouton Importer et une boite de dialogue vous demande de saisir le nom du fichier que vous souhaitez importer.
Attention, les nouvelles catégories seront fusionnées avec les anciennes, il vous appartiendra ensuite de supprimer une à une toutes les catégories que vous ne voulez pas garder comme expliqué ci-dessus. Grisbi enregistrera alors les opérations de cette catégorie avec une des nouvelles catégories importées.
Si vous commencez un fichier neuf, vous aurez avantage à supprimer les catégories existantes avant d'importer la liste.